Comme une fragrance de transformation pour le Reporting Financier d’Interparfums

Créé en 1982, le groupe familial Interparfums a traversé les décennies et les fragrances avec élégance et avec de nombreuses innovations. Une créativité permise par son modèle économique. Interparfums pilote dans son intégralité le cycle d’un parfum, de sa création jusqu’à sa distribution en France et à l’International. Elle coordonne les différentes étapes depuis le marketing, l’olfaction, le flacon et le packaging jusqu’au choix des outils promotionnels et des supports de communication.

En termes de charges, la grande majorité est variable et fonction du chiffre d’affaires. Un modèle économique qui lui a permis de résister à la crise de 2020. S’agissant du reporting, en France, celui d’Interparfums était conçu de façon minutieuse mais très classique (voire artisanale), et avec encore beaucoup de support papier : travail dans Word®, passation de corrections disparates entre les équipes, difficultés pour synthétiser l’information… Il était temps d’insuffler un parfum de renouveau pour une meilleure organisation !

Solange Rolland est en charge de la consolidation et du contrôle interne au sein d’une équipe de 2 personnes Lorsqu’il a fallu choisir un logiciel, l’expertise XBRL de Workiva a fait pencher la balance et le groupe s’est rapidement décidé : « Il fallait que l’éditeur ait une vraie expérience du XBRL. Le fait que Workiva travaille sur la question aux USA depuis de nombreuses années a été déterminant. C’est un grand confort. Cela a donc été le premier critère de choix, sans équivoque ! ».

Des enjeux réglementaires stricts et récurrents

Interparfums a une double cotation en Bourse : la société française est cotée à la Bourse de Paris et la société mère aux USA est cotée au NASDAQ. La France représentant 80% de l’activité du groupe.

« Nous sommes en lien direct avec l’AMF, nous nous occupons des dépôts des comptes auprès d’eux », explique Solange Rolland « Nos enjeux sont plutôt réglementaires, les normes évoluent sans arrêt aussi bien en IFRS Qu’en US GAAP. Nous reportons en double norme. Nous faisons du normatif pour la pure partie comptable et un suivi réglementaire pour tout ce qui est présent dans l’URD en termes juridiques, RSE. »

Au moment du choix, les nombreux tests de conformité et les nombreux contrôles permis par Workiva dans son outil ont été déterminants.

Des fonctionnalités qui font gagner du temps et améliorent la qualité de l’information

Interparfums a découvert tout l’univers de travail rendu possible par Workiva sur le document de référence lui-même : « On a découvert une vraie force de frappe avec Workiva.”

Cela nous a ouvert des perspectives que l’on n’imaginait même pas ! Nous avons été séduits par l’idée de fluidifier les interactions entre les différents services de la société contribuant à l’établissement de l’URD et nous avons eu raison, l’utilisation de l’outil est très agréable et instinctive.

On y retrouve l’univers du pack Office®, ce qui est confortable. La prise en main par les différents utilisateurs a été fluide et rapide. »

Solange Rolland souligne que Workiva a fait gagner 3 semaines à Interparfums dans la production de son rapport financier. Ce gain de temps profite à tous : à l’agence de design, qui peut travailler directement dans le document, puisque les mises à jour envoyées s’effectuent directement au fur et à mesure de la rédaction du document, quand bien même il n’est pas complètement finalisé. Mais aussi aux commissaires aux comptes, qui ont gagné beaucoup de temps sur la validation et sur la transmission de leurs remarques. « C’est direct et c’est fluide, nous pouvons répondre aux questions des commissaires aux comptes sans déperdition d’e-mails et attacher les pièces justificatives directement dans l’outil. Et nous sommes sûrs de l’information transmise, puisque la seule bonne version mise à jour de l’URD est toujours dans Workiva. ».

Des utilisateurs conquis

Chez Interparfums, l’ensemble des contributeurs et des contrôleurs est sur Workiva : le service juridique, la Direction Financière, la Direction générale, les directions Production et Ressources Humaines ainsi que la personne en relation avec les investisseurs et qui gère la partie institutionnelle. Du coup, tous les contributeurs sont pleinement investis dans la restitution de leurs parties. « Nous avons gagné en pertinence, en cohérence et en qualité d’informations remontées, du fait d’avoir intégré tout le monde», constate Solange Rolland.

« De plus, les documents sur Workiva sont extrêmement propres, les tableaux sont faciles à mettre en page et extrêmement lisibles. Les nombreuses possibilités de formules, calculs automatiques et liens entre les tableaux ou les textes ont permis également d’assurer une grande fiabilité et un travail de revue simplifié pour nos auditeurs. »

Assurer la fiabilité du reporting

Au sein du document de référence, Solange Rolland exploite pleinement les fonctionnalités de la solution pour faciliter le quotidien des équipes en assurant fiabilité et cohérence des données au sein du document. « Nous exploitons le logiciel au maximum, en insérant des liens et des formules partout ! Ainsi, un chiffre n’est saisi qu’une seule fois et est reporté automatiquement autant de fois qu’il est utilisé. Il en est d’ailleurs de même pour les textes communs à plusieurs documents. »

Au-delà du reporting, l’outil Workiva devient une véritable base documentaire de référence en interne. Comme il est possible de joindre des pièces justificatives au rapport d’activité, Solange a pris l’initiative de rassembler également tous les documents importants au sein de l’outil. « Nous avons l’intention, au niveau de la consolidation, de mettre dans l’outil tous les documents qui facilitent la revue de nos commissaires aux comptes. Y compris notre rapport semestriel, même s’il n’est pas au format XBRL cette année. Tout ce qui va être validé par les commissaires aux comptes à un moment donné le sera via Workiva. »

Réactivité du support et collaboration avec les équipes Workiva

Enfin, Solange Rolland fait part de la qualité de la relation entretenue avec ses interlocuteurs chez Workiva. Les équipes commerciales et techniques ont été d’un grand support. « Nous avons eu des vidéos de démonstration avec nos propres fichiers ! La réactivité des supports technique et commercial, associée à un logiciel offrant de nombreuses possibilités, cela en fait un outil que j’adore ! » Conclut-elle.

Une expérience client que la société Interparfums vit dans la co-construction : « Nous faisons part de nos besoins en développement. Nous avons du coup l’impression d’être des bêta testeurs et d’être réellement impliqués ! »