Les règles d’or d’un Reporting intégré, fiable et connecté - avec ReportWise

Rencontre avec Arnaud Koné, Directeur Disclosure Management / BI EPM chez REPORTWISE Consulting que nous avons eu le plaisir d’interviewer sur le fameux sujet du reporting financier et extra-financier.

« L’une des règles d’or d’un bon reporting 
est de travailler dans un outil de type SaaS performant et collaboratif »

REPORTWISE Consulting est un cabinet de conseil et d’intégration de solutions de pilotage de la performance, créé en 2009. Le cabinet accompagne plus de 200 clients, dont 65 % appartiennent au CAC 40. L’équipe de REPORTWISE compte 90 consultants ayant 10 ans d’expérience, en moyenne. Ce cabinet expert conseille et accompagne ses clients sur l’intégration de solutions dédiées à la consolidation reporting, à la data visualisation, à la modélisation-simulation ou au disclosure management.

Nous avons interviewé Arnaud Koné, qui y dirige l’activité de Disclosure Management et Business Intelligence sur les données financières. Il est à la tête d’une équipe de 11 consultants, intervenant auprès de 120 clients actifs. 

Arnaud fait le point sur l’activité essentielle du Disclosure Management, ses origines et ses étapes incontournables nécessitant de sécuriser les données et de favoriser les échanges collaboratifs pour un reporting irréprochable.

Nous parlons souvent de Reporting Connecté ou de Disclosure Management, s’inscrivant dans un processus « Record-to-Report ». Peux-tu nous en dire plus à ce sujet ?

La notion de Disclosure Management, qui désigne la gestion des arrêtés comptables, existe depuis les années 2010. Auparavant, dans les années 2000-2010, la préoccupation principale des groupes était d’avoir une information financière fiable en amont. Publier sur le marché n’était alors pas une priorité : il s’agissait avant tout de collecter la bonne information puis de la consolider. 

Mais la crise de 2008 a quelque peu changé la donne. Elle a nécessité que les groupes commencent aussi à communiquer sur leur gestion de la donnée financière. On a alors commencé à parler de communication financière externe comme une fonction à part entière, et dans ce contexte est arrivé le disclosure management, permettant l’organisation du processus de publication.
 Aujourd’hui, le disclosure management permet aux groupes de publier facilement leurs données financières, au sein d’un document du type rapport financier annuel ou d’un DEU, le document d’enregistrement universel. 

Le disclosure management permet aux groupes de fiabiliser leur processus de production de documents financiers externes et internes, grâce à l’automatisation de l’intégration des données financières qui sont collectées en amont, dans les solutions sources. Il permet aussi d’organiser la production au sein d’un workflow, pour permettre à différents contributeurs de travailler en parallèle sur la même information.        

Cela implique 2 phases : la collecte de données chiffrées et la saisie des commentaires narratifs. Ces deux phases doivent vraiment être liées. Toutes les solutions actuelles du marché cherchent à optimiser cette double saisie, qui est clé, afin de minimiser les risques d’erreurs. Et c’est pour cette raison qu’on parle aussi de reporting connecté : il s’agit d’intégrer directement dans le document final une information collectée en amont, au niveau le plus fin.  Certains éditeurs ont réussi à véritablement sortir du lot, via l’utilisation de l’information issue de l’ERP ou des systèmes de saisie des données source.

L’URD est le document réglementaire, publié à destination du marché, le plus visible. Mais est-ce que les groupes se posent aussi vraiment la question d’inscrire le reporting interne, comme le rapport de gestion, dans un processus de Disclosure Management ?

C’est effectivement une question qui arrive naturellement avec le temps. L’avantage des solutions de reporting « end-to-end », c’est qu’elles permettent de produire n’importe quel type de document financier à destination de l’interne ou de l’externe. L’URD (ou DEU) étant le plus complexe à produire, c’est souvent avec la rédaction de ce document que les groupes commencent à utiliser la technologie. 

Mais ensuite, en général dans les mois et années qui suivent, ils commencent à être plus à l’aise avec la solution et voient alors l’intérêt d’intégrer d’autres types de documents. Souvent, il s’agit des comptes annuels (comptabilité des entités juridiques) ou encore des rapports de gestion interne, à destination du Comex ou de différents comité d’audits.   Nous sommes aujourd’hui dans la deuxième décennie d’intégration de ces solutions. Il est de plus en plus fréquent de voir mettre en place des solutions de disclosure management pour des besoins internes.

Comment la donnée extra-financière et ce processus viennent s'articuler ?

L’intégration des indicateurs extra financiers est récente, cela prendra encore sans doute 2 ou 3 ans encore pour que ces données s’intègrent dans ce reporting connecté. Tous les documents externes ou internes, financiers ou extra financiers, seraient alors préparés sur une même plateforme.      

Comment les groupes français se positionnent face à l’adoption de technologies end-to-end de reporting ?

Les entreprises sont bien plus matures qu’avant sur le sujet. Aujourd’hui, il n’y a plus cette préoccupation de la fiabilité de l’information dans les outils source de consolidation ou même dans l’ERP. Ce point est acquis. Le sujet est davantage dans la partie « restitution et présentation de l’information », au sein des documents financiers.
80 % des entreprises acceptent aujourd’hui de basculer sur un outil. Tout d’abord parce que la norme ESEF, arrivée il y a moins d’un an, les oblige à adopter un outil : ce document ne peut pas être fait manuellement. Il peut être réalisée par une agence de communication financière, soit en interne. Or la tendance actuelle est plutôt d’internaliser.

De plus, il y a une réduction des délais de préparation de production. Les entreprises doivent aujourd’hui produire des documents financiers très rapidement après la fin de leur exercice comptable. Pour pouvoir accélérer ce processus de production tout en réduisant le risque d’erreur, les groupes sont obligés de s’équiper d’un outil, ne serait-ce que pour automatiser tout ce qui peut l’être.

Pourquoi avoir une donnée fiable est-il si important ?

Au cours des 3 dernières années, plusieurs entrées en Bourse de start-up se sont faites sur la base de documents financiers. Ces documents doivent être fiables : ils sont en en quelque sorte la bible de l’entreprise ! Si l’information qu’ils contiennent est fausse, c’est tout l’investissement derrière qui est faussé.  Quand un groupe publie une information financière, sous quelque forme que ce soit, cela nécessite de fournir énormément d’informations : leur fiabilité est clé.

Comment les outils peuvent-ils aider les directions financières dans leur process de reporting ? Y a t’il d’autres aspects que l’automatisation des process ?

Le principal apport d’un outil intégré est qu’il structure la direction financière et les processus. Nous avons rencontré plusieurs cas d’entreprises où, avant l’intégration de l’outil, le processus était peu optimal. 

Ces outils apportent aussi plus de fiabilité, de sécurité et d’accélération. Les deux phases de collecte de données chiffrées et de saisie des commentaires narratifs, sont parfaitement liées grâce à ces outils. On aura alors un risque d’erreur moindre, une accélération de la production des documents mais aussi une sécurisation de la saisie, avec des accès limités.     
Ces outils permettent enfin un partage de l’information financière avec les différentes parties prenantes en externe : commissaires aux comptes, traducteurs, designers… Réunir ces personnes dans un même process mais sans outil est souvent compliqué. Mais les intégrer sur un même outil, sous forme de plateforme, facilite vraiment la collaboration.

La communication financière s’est vraiment structurée et accélérée depuis 2008, notamment avec la Directive Transparence. Aujourd’hui les sociétés ont des obligations de communication en temps réel, des obligations réglementaires et les domaines couverts sont larges (taxonomie verte européenne, Solvabilité II dans le domaine de l’assurance…), ce qui oblige les groupes à publier énormément d’informations, le tout dans un souci de comparabilité entre les groupes, ce que permet l’ESEF. Du coup, les solutions de disclosure management permettent aussi de répondre à ses besoins-là.

Quelles sont les trois règles d’or d’un reporting bien fait ?   

Règle d’or 1 : Avoir un pilote dans l’avion !          

Souvent c’est le directeur de la communication financière. Le métier de la direction de la communication financière, qui existe depuis la crise de 2008, va s’étendre dans la décennie à venir. Il est donc important de créer au sein des groupes une direction qui portera vraiment toute la partie communication financière, avec un vrai pouvoir et pas seulement une fonction de pilotage.   

Règle d’or 2 : S’équiper d’un outil de type SaaS performant et collaboratif 

Il faut donner aux équipes un outil performant de disclosure management en mode SaaS, pour ne pas qu’elles dépendent de la direction informatique. Les directions métiers aujourd’hui veulent être productives et performantes de manière autonome.   

Règle d’or 3 : Définir un processus de production simple et clair 

Il est nécessaire de bien organiser le processus de production au sein de la solution de disclosure management. Ce processus doit intégrer tous les acteurs internes et externes, les données financières ou extra financières, afin que les contributeurs puissent faire leur saisie narrative.

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