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National Grid + Workiva

National Grid社、法人報告サイクルを短縮してコラボレーションを促進

National Grid ロゴのイラスト

Workiva Solutions

  • 法定開示報告

National Grid’s vision is to be at the heart of a clean, fair and affordable energy future. And, this vision is delivered through their core values dedicated to finding a better way and making things happen. 

財務報告マネージャーの Katie Davies氏と財務報告担当アカウンタントのDavid Evans氏がNational Gridの法定財務諸表を作成するプロセスを変革するための行動を起こすきっかけとなったのは、これらの価値への取り組みです。両氏は以下の実現を望んでいました。

  • Shorten their year-end statutory reporting cycle
  • レポートの信頼性と一貫性の向上
  • Automate the process as much as possible
  • 財務諸表への寄稿者間のコラボレーションを促進

これらの目標を達成するために、National Gridは Workivaに注目しました。

 

With Workiva, National Grid is able to connect, control and standardize the end-to-end statutory reporting process for their 26 entities. And, they can do this in a platform that provides them with a sense of familiarity.

「Workivaのデモを見ましたが、ドキュメントとスプレッドシートは以前に使用したアプリケーションのようでした。会計士である私たちにはこのようなツールが必要です」とDavis氏は述べています。「慣れ親しんだツールのため、チームにとっても移行がしやすくなりました。」

Throughout the implementation, the Workiva team worked closely with National Grid, shared best practices and guided them through every step of the process.

“Workiva demonstrated a breadth of professionalism, listened to our requirements and transformed our ideas into reality,” said Katie. “We had a dedicated person from Workiva holding our hand every step of the way, from design to implementation and testing.”

「このプラットフォームは非常に直感的で、60~90分の説明ですぐ使いこなすことができます。現在利用できるすべての機能を理解し、活用するのは非常に簡単でした。」とEvans氏は述べています。

And, best of all, National Grid was set up and running before the lockdown went into place.

“Our implementation was like a dream,” said Katie. “And, luckily we had everything in place way before the lockdown and year-end.”

With everyone working remotely during the COVID-19 pandemic, the benefit of connecting the people, processes and data in one central platform quickly became evident.

「私たちにとって最初の年であり、ロックダウンによって起こったあらゆる課題を抱えていたにもかかわらず、報告サイクルを短縮し、報告プロセス全体の効率性を向上することができました」と同氏は加えています。

Helping drive these gains, and building trust in their data, was the linking capability in the platform.

“With some of the more repetitious disclosures that we have in our statements, it can be a very tedious process to update 26 different documents. Linking helps solve this,” said David.

National Gridは、子会社のドキュメントにリンクされたさまざまなセクションを含むマスタードキュメントを作成しました。情報を編集する必要がある場合、一度更新するだけで、必要な数のインスタンスにわたって一貫した同じ言語と開示で情報が自動的に反映されます。

This helps National Grid save time because now they are just editing and reviewing a change once, instead of 26 times. National Grid has over 50,000 linked instances throughout their statutory reports, and this connectivity helps free up time that they can now dedicate to value-added activities.

And, by connecting their data, National Grid gained the confidence that the figures in the back half of the accounts are consistent throughout their documents, including the narrative heavy parts of the financial statement.

利害関係者間のコミュニケーションを改善

With everyone collaborating in real-time on one platform, National Grid was able to drive out the inefficiencies of communication between the different groups of stakeholders.

「Workivaを使用すると、コラボレーションがはるかに簡単かつ効率的になります。物理的な場所に関係なく、同じドキュメントにアクセスして作業することができ、財務報告プロセス全体で、税務チームや監査人などの主要な利害関係者とのコラボレーションを改善することができました。」と、Davies氏は述べています。

「このプラットフォームを採用することの最大のメリットの1つは、税務チーム、監査人、財務部門を参加させられることです」と同氏は述べています。「今年は見事に成功し、すべてがスムーズに運ぶようになりました。」 

National Grid gave their external auditors access to the Workiva cloud platform, and this access, combined with the commentary function, helped speed up their audit process.

「コメント機能で、監査コメントがよりスムーズになりました。100件のコメントのリストを聞くのではなく、リアルタイムでコメントを取得し、発生した時点で取り組むことができます」とEvans氏は述べています。

“And it was all centralized as well,” said Katie. “This helped us speed up the audit because it removed the need to send emails back and forth between various parties. Plus, our auditors were able to access the information online via the cloud, so the fact that we were on lockdown didn't impact our process or our efficiency,” said Katie.

National Gridは、監査人が簡単にアクセスできる口座開示の裏付けとなる監査調書をアップロードしました。これにより両当事者のプロセスが改善されました。

「添付ファイル機能は、当社にとってほぼ必須の機能でした。裏付けとなる証拠をスプレッドシート内のセルにアップロードできることは、非常に素晴らしいことでした」とEvans氏は述べています。「監査人はすぐにこれを受け入れ、当社としては証拠を簡単に提示でき、監査人の側では影響を受けた数値をすぐに確認できたおかげで、職場が和やかな雰囲気になりました。」

“The fact that we were able to achieve the aspirations we set out a year ago really comes down to teamwork, and the availability of the Workiva platform to our team and auditors,” said Katie.

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