KeyBank、Workivaで会計方針を常に把握

数十億ドルの資産を擁する金融機関は、Workivaを使用して、複雑な解決計画と財務報告を簡素化、合理化、最新化しています。多くの金融サービス組織も、ポリシー管理のベストユーザーエクスペリエンスにおいてGRC 20/20により表彰されたWorkivaを信頼し、ポリシーと手順に取り組んでいます。

クリーブランドに本社を構えるKeyBankにとって、このプロセスを管理するためにWorkivaクラウドプラットフォームのWdeskを選択することは非常に簡単でした。

「以前担当していた外部報告書の経験から、Wdeskの機能、コラボレーション、ワークフローや監査証跡機能については理解していました。これらは会計方針の観点から私たちが苦労していたのと同じ問題だったので、Wdeskの導入は私にとって直感的なプロセスに思えました」と、シニアバイスプレジデント兼会計ポリシーディレクターのStacy Gilbert氏は述べています。

KeyBankがWdeskを採用して会計方針と手順を管理する前のプロセスは、手作業で面倒なものでした。標準のポリシーテンプレートは共有ドライブに保存され、ユーザーはポリシーの改訂が必要なときにテンプレートを自分のデスクトップにダウンロードし、更新されたドラフトはメールで配布されていました。こうしたプロセスでは、バージョン管理や追跡、メールの保存から証拠のアーカイブに至るまで、複数の課題が生じました。

「スマートでないですよね。大量のメールを伴うほぼ完全に手作業のプロセスでした」と同氏は述べています。

現在では、Gilbert氏とそのチームは、プラットフォームの以下のような幅広い機能を最大限に活用するプロセスで、会計ポリシーと手順書をWdeskに移行しています。

• すべての会計ポリシーは、複数の人が同時に作業できる1つのドキュメントに含まれています。
• Gilbert氏のチームは、機能に基づいてアクセスレベルを設定できます。たとえば、ポリシーの所有者にはフルアクセス権があり、他の関係者はドキュメントの編集または表示のみを行うことができます。
• ポリシーを更新する時期になると、Gilbert氏は追跡変更と変更箇所のチェック機能（Blackline）を組み合わせて利用し、主要なステークホルダに変更された内容を明確に示すことができます。
• 裏付けとなるエビデンスは、サポートする文書に直接添付されます。
• ポリシーが最終承認の状態に達すると、Gilbert氏は、プロセスを自動化および追跡する認証ワークフロー機能を利用してサインオフを管理します。

KeyBankの会計ポリシーと手順の管理を改善するのにこのプラットフォームが非常に効果的なことが証明されたため、同氏のチームは例外的な追跡プロセスもWdeskに移行しました。

Gilbert氏のチームは、四半期ごとに、KeyBankの会計ポリシーに付与された例外と、それらの例外に関する関連詳細に関する情報を収集するデータ収集テンプレートを送信します。これらのデータポイントは、Gilbert氏がKeyBankの上級管理職と共に四半期ごとに評価するレポートに自動的に集約されます。

「会計方針の例外を追跡する方法がない場合、それらが財務諸表に重大な影響を与える可能性があるかどうかを知ることは困難です。ある時点では重要でない例外が、数年後に重大な影響を与える可能性があります」とGilbert氏は述べています。

全体的に、Gilbert氏は、WdeskでKeyBankの会計方針、手順、および例外のトラッキングを管理することで、多くのメリットを実感しています。方針委員会の透明性が増したことで、会計方針の適用が銀行の財務諸表にどのように影響するかを把握しやすくなりました。

また、同氏のチームの日常業務にも大きな変化がありました。「Wdeskで会計方針と手続きを管理することで、チームは方針を利用しやすくするための再構築など、より付加価値の高いプロジェクトに取り組むことができ、これがサービスを提供する顧客を含め、銀行全体の利害関係者にも影響を与えています」と語っています。