Challenger Limitedが財務変革を加速させた方法

人材不足。市場のボラティリティ。透明性のある環境、社会、ガバナンス (ESG) データへの要請。これらは混乱が常態化し、新たなトレンドが出現する中で企業が直面する課題のほんの一部です。

Challenger BankのCFO、James Spurway氏にとって、こうした課題は、利害関係者に情報を迅速に提供することの重要性を強調するものでした。「今日の企業では、タイムリーに情報にアクセスし、シナリオモデリングとストレステストを行う間に、効率的かつ優先的にリソースを展開できることが非常に重要です。」

シドニーに拠点を置き、運用資産960億ドル¹以上を誇るASX上場の投資運用会社、ChallengerのSpurway氏と財務チームが財務変革を加速しようとしたのはこのためでした。約300の事業体、700人を超える従業員、3つのコア事業を抱えるリーダーに、重要な情報を迅速に提供することが、Challengerの継続的な成長に大きな影響を与えます。

需要が高まる一方であることを認識していた、Challengerの未来志向の財務チームは、手作業のタスクとプロセスに費やす時間を削減するという最終目標を掲げて変革の道のりへと出発しました。

「Workivaプラットフォームのおかげで、年次報告プロセスにかかる時間がすでに1週間程度短縮されました。財務部門が1年で最も忙しい時期に、これは非常に大きなことです」と同氏は述べています。「経営陣と取締役会向けの報告においては、毎月丸1日分の作業時間が節約できていると推定しており、これにより、報告書を利害関係者によりタイムリーに提供し、チームは事業計画活動に移ることができます。」

「財務チームとしての私たちの目標は、ビジネスとその施策をサポートすることに多くの時間を費やし、月次や年度末の報告や決算のプロセスに費やす時間を減らすことです」と、Challengerの報告責任者であるDavid Conley氏は述べています。

これまでのやり方に甘んじなかった財務チームは、Challengerのリーダーにとって戦略的なビジネスパートナーとなりました。

「境界を押し広げ、現状に疑問を投げかけたチームの一員になれたことをうれしく思います。この考え方により、財務チームは付加価値のあるビジネスパートナーとなり、リーダーが成長と戦略を推進するのを支援できます」とSpurway氏は述べています。

財務変革への3段階のアプローチ

When the Challenger team set out to accelerate their finance transformation initiatives, they invested in technology to ignite change in three fundamental areas: strategic planning, the financial close, and reporting.

戦略的計画の合理化

まず、Challengerは戦略計画プロセスを深く掘り下げ、プロセスを管理するための適切なガバナンスモデルが必要であると判断しました。さらに、同社はプロセス全体の時間の節約を目標に掲げ、予算編成と計画専用に構築された技術を必要としていました。新しいソリューションを導入したことで、チームは計画プロセスに費やす時間を50%削減できました。

決算プロセスを近代化

ベンダーによるサポート対象外となる総勘定元帳に代わるERPシステムを見つけることが、チームの財務変革における次の段階でした。

「これは、決算プロセスを合理化し、より良い洞察を得るために取得データを強化し、システムを統合し、ビジネスニーズを継続的に支えられるよう、財務チームが将来の変化に備えるため、チームとして導入できる最新のERPを見つける絶好の機会でした」と、Spurway氏は述べています。

月次決算の過程でチームが直面する問題をよりよく理解するために情報を収集したところ、チームの時間の半分近くが、システムの更新待ち、データの抽出、手作業による仕訳の転記に費やされていることが判明しました。

「適切なERPを選択すれば、作業に費やす時間の約40％が節約できることが分かっていました」とSpurway氏は述べています。

報告プロセスを革新

The final part of Challenger’s finance transformation journey was to find an integrated reporting solution that could help the team scale reporting processes: “This was a critical component to capitalize upon all the upstream efficiencies and system capabilities,” James said.

Conley氏は、非効率性と手作業の報告プロセスに内在するリスクに対処するために役立つソリューションを見つけることに同意し、乗り気になりました。

「あらゆる技術的改善を行い、効果を実感できたにもかかわらず、未だ基本的なMicrosoft製品を使用して最終的な報告書出力を準備し、提供しており、非効率的なプロセスでした」と同氏は述べています。

Workivaプラットフォームを導入する前は、150ページの年次報告書を含め、Challengerの報告書の大部分はExcelまたはWordで作成されていました。

「毎年、年度末のプロセスで、財務部門は作業が進んだ段階で数値が変更され、夜遅くまで手作業で財務報告書を更新することでリスクが増加し、見落としが発生することを恐れていました。Workivaはこのプロセスに革命をもたらしたのです。報告書は現在、総勘定元帳やその他のソースシステムと統合されています。財務部門が後段階での数値の変更を恐れることもなくなりました」とSpurway氏は述べています。

財務変革のための「ベストオブブリード」技術スタック

3つのテクノロジーに投資することで、Challengerのチームは財務プロセス全体の効率を高め、チームとしてより戦略的な役割を果たす機会を得ることができました。

「現在、財務向けの技術スタックはベストオブブリードになりつつあり、システムやデータベースが絡み合うことはもはやありません。当社は、エンドツーエンドの統合を提供するシンプルな技術製品を入手したことで財務プロセスを効率化し、情報をより迅速にビジネスリーダーに提供できるようになりました」とSpurway氏は言及しています。

また、Challengerが成長を続ける中でも、チームはビジネス全体でスケーラブルなプロセスを導入し、人員を増やすことなく増大する需要に対応できるようになりました。

「企業買収と事業の大幅な成長にもかかわらず、財務チームの人員数は過去10年間変化がありません」とSpurway氏は述べています。「これは、当社のプロセスを根本的に変革したデジタル技術の活用によってのみ達成可能でした。」

変革のバトンタッチ

年次報告書に加えて、チームは「ビジネスにとって非常に重要な文書」である財務諸表やアナリスト向け資料セットなど、他の主要な期末の成果物の改善にも注目しました。

また、変革に真剣に取り組む財務チームは、Workivaのプラットフォーム導入前は主にExcelを使って手作業で行っていた取締役会報告書や管理報告書を含む月次報告書作成の効率性と正確性を向上させたいと考えていました。

Workivaプラットフォームでの統合を通じてデータをソースに直接接続することにより、データの変更が、報告書の数値や注釈全体で自動的に更新されるようになりました。

「更新がすべての箇所に反映されていることを確認するために、文書を検索、置換、または手動でスキャンする必要がなくなり、自動的に行われるようになりました。これは当社に大変革をもたらしました」とConley氏は言及しています。

これは特に年次および月次の管理報告プロセスにおいて、大幅な時間の節約につながりました。

「Workivaプラットフォームのおかげで、年次報告プロセスにかかる時間がすでに1週間短縮されたと推定されています。財務が1年で最も忙しい時期に、それは非常に大きなことです」とDavidは述べています。「経営陣と取締役会の報告分野においては、毎月丸1日分の節約が実現していると推定しており、これにより、報告書を利害関係者によりタイムリーに提供し、チームは事業計画活動に移ることができます。」

さらに、Conley氏は、データに対して信頼できる唯一の情報源を確保することでエラーや矛盾のリスクを軽減できたと述べています。

「データに対する信頼が高まり、報告書に人的ミスが紛れ込むことが大幅に減少しました。また、データがどこから来て、誰が報告書に変更を加えたかについて、監査証跡が非常に明確になりました」と同氏は語ります。

チームが専門知識が必要となる重要な仕事に集中できるようにする上で、時間の節約という目標が大切だとしています。

「チームが一連の財務諸表を何度も点検して連携したり、手作業でデータを移動したりするのではなく、主要なビジネス施策や付加価値の高い仕事に対し、自身の才能を活かせることを望んでいます」とConley氏は述べています。

レビュープロセスに伴うリスクと問題の削減

Challengerでは、経営幹部や監査人により多数の報告書確認が行われており、以前は面倒な編集のやり取りが繰り返されることにより複数のバージョンが発生していました。

例えば、以前は物理的な年次報告書確認用パケットを利害関係者に配布しており、財務チームは書面でコメントを受け取ると、フィードバックをすばやく解読し、24時間以内に変更を行う必要がありました。

現在使用するWorkivaプラットフォームでは、監査人を含むすべてのレビュー担当者が、一元管理された場所で共同作業できます。

「財務部門と経営陣は年次報告書で同時に作業することができ、Workivaプラットフォーム内でシームレスに質問と回答をやり取りしながら、コメントを報告書に直接残すことができます」とSpurway氏は述べています。

エラーのリスクが減り、報告書の一貫性が向上するため、複数のバージョンの管理にまつわる苦労が軽減されます。

「Workivaを導入する以前は、ファイルにアクセスできるのは常に一度に一人だけでした。以前は1年を通じて70バージョンの年次報告書がありましたが、現在は1つにまとまっています」とConley氏は述べています。

Challengerはプラットフォーム内でWorkivaの変更箇所抽出機能を使用し、レビュープロセスでも時間を大幅に削減しています。変更箇所抽出機能により、変更がいつどこで行われたかが表示されるので、財務チームは文書のバージョンを比較して文書全体を確認することなく、変更が行われた箇所のみを強調表示できます。

長期的な成功に不可欠な3つの導入ステップ

導入を開始するために、Challengerのチームは当初、Workivaプラットフォームに移行する報告書を7つ選択しました。これら7つの報告書は、年度末報告をはじめとし、最も重要な年度末、月次管理、取締役会報告書として特定されたものです。

導入プロセスを最大化するための最初のステップは、適切な人員を前もって関与させることであるとConley氏は述べています。長期的な成功を実現するには、チーム全体に導入を支援するメンバーがいることが重要です。

「日常的に報告書の作成を担当する従業員がWorkivaの導入に関連することは、最も重要で有益なステップの1つだったと思います。プロジェクトやその一部に関わっていると感じる人が増えれば増えるほど、変化に適応する意欲が高まります」とConley氏は語ります。

第二に、プロジェクトを軌道に乗せるために上級管理職の継続的なサポートを受けることが重要です。「これにより、チームは自分たちの努力が評価されていることを知ることができます。Challengerにこうした環境があることは非常に幸運だと思います」とConley氏は語っています。

第三に、導入プロセスの一環として柔軟性を取り入れることです。「新しい情報が出現した場合に計画や設計を適応させ、変更できることが重要です」とConley氏は語っています。「当社はプロセス全体で初期の計画を何度も変更しました。初期段階では時間がかかりましたが、将来に向けて準備が整いました。」

変化を先導 : 継続的な変革への道のり

年次報告、 経営報告、投資報告、法定報告にWorkivaプラットフォームを使用することに加えて、ChallengerはWorkivaの利点を他のチームやプロセスにもたらす方法を検討しているとConley氏は述べています。

現在、同社はESG報告書向けにWorkivaの使用を検討しています。同社のリスクおよびコンプライアンスチームは、複数のリスクおよび報告書作成プロセス向けにもWorkivaプラットフォームの利用を検討しています。

Conley氏のチームが注力するもう1つの目標は、テクノロジーへの投資を活用し、効率性を継続して向上することです。同氏のチームは、WorkivaプラットフォームでChallengerの変革の勢いを維持するため、さまざまな方法を想定しています。

「当社は財務変革テクノロジーへの投資の最大化に注力しています。特にWorkivaに関しては、このプラットフォームがチームにどれほど評価されているかが実証されています。チームがWorkivaプラットフォームに移行したいと考えている既存の報告書はまだまだたくさんあります」とConley氏は語ります。

Discover how the Workiva platform can transform your financial reporting processes.

 

¹ 2022年9月30日現在

Excel、Microsoft、Wordは、米国およびその他の国における Microsoftグループの登録商標です。