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Workiva Transforms Statutory Reporting for a Prominent Insurance Corporation

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  • Reporting statutaire

Cette célèbre compagnie d'assurance protège les familles et les entreprises d'Amérique avec un large éventail de produits d'assurance vie et IARD. Cette organisation aux multiples facettes est composée de plusieurs sociétés totalisant 22 entités juridiques, ce qui complexifie le reporting statutaire.

Heureusement, l'entreprise a mis un expert à la tête de son service de reporting statutaire. 

La directrice du reporting statutaire est un expert-comptable avec plus de 25 années d'expérience dans le secteur. Avant d'arriver dans l'entreprise, elle a travaillé dans la comptabilité d'entreprise chez plusieurs compagnies d'assurance nationales, qui ont pu profiter de sa passion pour l'amélioration des processus, la résolution des problèmes et le mentorat. Elle avait besoin d'exploiter toute son expérience alors qu'elle assumait son nouveau poste au sein de la compagnie d'assurance.

Un processus problématique

Pour produire les rapports trimestriels de la compagnie portant sur ses activités IARD et assurance vie, l'équipe de sept personnes chargée du reporting statutaire utilisait un processus manuel qui combinait un traitement de texte et des fichiers de tableur sur ordinateur pour créer des rapports par le biais d'un disque partagé.

Les informations étaient collectées auprès d'environ 30 fournisseurs de données. Chaque feuille de calcul arrivait dans un format différent et reposait sur un fichier source différent. L'utilisation du logiciel de bureau causait des problèmes de contrôle des versions et de formatage, des retards et des temps d'interruption. Elle complexifiait également la collaboration pour les personnes dispersées dans toute l'entreprise.

Au total, l'équipe chargée du reporting statutaire travaillait dur pour produire 22 rapports chaque trimestre—incluant près de 800 notes de bas de page, dont beaucoup partageaient un texte et des données identiques. La directrice a estimé que son équipe consacrait plus de 250 heures par an à la seule mise en forme des rapports.

En plus du temps passé par son équipe, la directrice consacrait près de 70 heures par an à la révision des documents et au signalement des modifications à l'aide d'abondantes notes autocollantes. « C'était un processus manuel très chronophage », a-t-elle indiqué.

Il devait exister une meilleure façon de faire

La directrice a intégré son poste au sein de la compagnie d'assurance après le soudain départ à la retraite de l'ancien directeur. La transition soudaine a été compliquée par l'état de désorganisation du processus de reporting, qui était truffé de classeurs et de documents qui ne concordaient pas.

« J'ai hérité d'un processus qui n'était pas bien documenté et j'ai eu du mal à trouver toutes les pièces dont j'avais besoin, » a expliqué la directrice.

Elle savait qu'il devait exister une meilleure façon de faire.

« Je suis totalement favorable à l'amélioration des processus, » a-t-elle commenté. « Je suis expert-comptable. L'entreprise ne devrait pas me payer pour faire du traitement de texte. Je devrais ajouter de la valeur et créer un processus reproductible facile à gérer. »

Elle s'est entretenue avec l'équipe chargée du reporting GAAP de la compagnie et a appris que celle-ci était devenue une grande adepte de Wdesk pour produire ses rapports 10-K et 10-Q.

« Il était passionnant de voir une application comme celle-ci et ce qu'elle peut faire pour rationaliser un processus et réduire les tâches répétitives et sans valeur ajoutée, » a-t-elle expliqué.

Elle savait que Wdesk était la solution pour son équipe, mais avait besoin de son nouveau responsable pour s'y mettre. « J'ai dû le convaincre des bienfaits ce que cela apporterait au processus. »

Elle a préparé une analyse des coûts et des bénéfices pour l'équipe de direction, axée sur la façon dont Wdesk permettrait de gagner du temps, tout en améliorant l'intégrité, le contrôle et la continuité des données, et en permettant à l'équipe de reconduire les projets d'un trimestre à l'autre.

La direction fut convaincue et signa le contrat peu de temps après.

Amélioration de l'environnement de travail

L'entreprise a été l'une des premières à utiliser Wdesk pour le reporting statutaire. Elle a fait appel aux services de conseil de Workiva pour élaborer son processus et mettre en place les documents. Et comme l'application est conçue pour être similaire aux programmes que l'équipe a déjà utilisés, la formation a été un jeu d'enfant.

« Il n'a pas été difficile d'apprendre à utiliser l'application. Je pense que cela représentait une demi-journée de formation », explique la directrice.

Près de deux ans après avoir déployé Wdesk, la directrice a atteint ses objectifs d'amélioration des processus et rendu le travail plus épanouissant pour son équipe.

« Cela a ajouté beaucoup de plaisir personnel au travail parce que nous avons construit un processus reproductible. Je n'ai pas eu à refaire des choses sans valeur ajoutée. »

L'entreprise dispose d'un processus reproductible que tout le monde peut suivre. « L'origine de tel ou tel chiffre ne devrait pas être un mystère », commente-t-elle. « Maintenant, tout est centralisé dans Wdesk. »

La directrice explique que la fonction de liaison a été la fonctionnalité la plus utile de la solution. « Nous souhaitions avoir une continuité dans la rédaction et le formatage de tous nos documents », explique-t-elle. « Nous avons pu saisir les données une seule fois et les associer à plusieurs documents. Cela nous a permis de gagner énormément de temps et de mettre rapidement à jour la même formulation sur plusieurs documents. »

Comme Wdesk est basé sur le cloud, tout le monde travaille sur le même fichier et peut facilement consulter les commentaires et les discussions des autres membres de l'équipe. Le format de document unique permet également d'assurer la continuité du formatage et de la rédaction de tous les documents.

De grosses économies

L'entreprise a gagné beaucoup de temps et d'argent grâce à Wdesk. Elle avait auparavant l'habitude d'embaucher un consultant externe à la fin de l'année lorsque les charges de travail étaient lourdes et les délais serrés.

Grâce à son nouveau système rationalisé, l'équipe chargée du reporting statutaire a éliminé cette ressource—et son coût de 80 000 USD. En outre, l'équipe a pu libérer une ressource à temps plein pour se concentrer sur d'autres domaines d'activité à valeur ajoutée.

Mais la directrice affirme que la véritable clé réside dans le gain de temps. Elle explique que Wdesk a fourni à son équipe un moyen de créer un processus reproductible et durable qui a permis de réduire de 75 % le temps de préparation et de révision des rapports de son équipe. Elle estime en outre qu'une économie de temps de plus de 1 000 heures a été faite dans la préparation des rapports chaque année—ce qui permet à son équipe de se concentrer sur le travail à valeur ajoutée, et non sur des tâches administratives fastidieuses.

Les choses sont également bien meilleures pour son patron. « Mon patron apprécie le fait de savoir que, s'il révise un document et qu'il y apporte une modification, celle-ci sera répercutée sur tous les autres documents. »

L'accessibilité des rapports n'est plus un problème non plus.

« Si je suis chez moi et que je pense à quelque chose que je dois faire ou que je veux vérifier, je peux me connecter à partir de mon ordinateur personnel et accéder à tout ce dont j'ai besoin. C'est un outil très, très utile », dit-elle. « Wdesk fut une bénédiction. J'ai dit aux gens que cette application changeait la vie. »

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