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NXP Semiconductors + Workiva

NXP connecte le back office mondial à la mission de l'entreprise

Disconnected Challenges

Les équipes utilisaient un logiciel s'en tenant au statu quo qui nécessitait de multiples mises à jour manuelles dans des feuilles de calcul et des documents déconnectés.

Connected Solution

NXP a connecté son personnel, ses données  et ses processus dans le cadre d'activités commerciales essentielles aux missions en adoptant Workiva à la fois pour le reporting SEC et pour la conformité à la loi SOX.

Résultats

  • Meilleure collaboration, sans se soucier des problèmes de contrôle de version
  • Économies réalisées grâce à une collaboration plus rapide avec les commissaires aux comptes, ce qui réduit les charges horaires
  • Confiance et contexte renforcés dans le reporting des risques grâce à la possibilité de connecter les preuves SOX aux récits

Pourquoi l'entreprise a choisi Workiva

  • Le contrôleur de gestion d'entreprise adjoint avait déjà vu ce qu'il était possible de faire avec Workiva.
  • La plateforme centralisée représente une source unique de vérité
  • Les commentaires des clients influencent les futures versions
Logo NXP Semiconductors

Solutions Workiva

  • Reporting SEC

NXP Semiconductors fabrique des produits qui permettent des connexions et une infrastructure sécurisées pour un monde plus intelligent. Mais, lorsqu'il s'agit de ses propres programmes de reporting et de conformité, la connectivité n'est probablement pas le premier mot qui lui vient à l'esprit.

En fait, Trevor Harris se souvient avoir vu sa première démonstration de la façon dont la plateforme de reporting et de conformité connectée Workiva pouvait simplifier le processus global Sarbanes-Oxley (SOX).

« Je pense que le contrôleur de gestion de mon groupe a affirmé : 'Vous pouvez cesser de vous extasier, maintenant' », a déclaré Trevor, responsable SOX basé aux États-Unis pour NXP Semiconductors. Il est souvent arrivé qu'une idée me soit venue à l'esprit et que je me dise : « Oui, ce serait formidable. Cela réduirait ma charge de travail ».

Maintenant que la plateforme Workiva alimente un certain nombre de ses processus essentiels aux missions, l'entreprise permet à son back-office de connecter en toute sécurité l'ensemble de son environnement de reporting financier et de conformité. 

NXP a commencé par utiliser Workiva pour déposer ses rapports externes auprès de la Securities and Exchange Commission des États-Unis.

Auparavant, l'équipe de NXP chargée du reporting SEC vérifiait manuellement les documents Word® contenant des tableaux Excel® intégrés. Intégrer des modifications tardives dans l'ensemble d'un document déposé auprès de la SEC pouvait être stressant, c'est le moins que l'on puisse dire. 

Le contrôleur de gestion d'entreprise adjoint, Bryan Moiles, basé aux Pays-Bas, a pu constater les résultats de l'utilisation de Workiva dans une entreprise où il travaillait précédemment, basée dans la Silicon Valley, et s'est fait le défenseur de la plateforme cloud pour NXP. Après avoir contribué à proposer Workiva à l'équipe chargée du reporting SEC chez NXP :

  • Les utilisateurs disposant des autorisations nécessaires peuvent extraire des données, créer des rapports et gérer les certifications en temps réel, de sorte que chacun travaille à partir de la version la plus récente 
  • Les équipes peuvent connecter des données sources à plusieurs rapports, sur des centaines d'instances, pour des raisons de cohérence 
  • Une piste d'audit permet de savoir automatiquement qui a apporté des modifications et à quel moment
  • Une fonction de commentaire permet de connaître les questions des évaluateurs et la manière dont elles ont été résolues, le tout au sein de la plateforme

Le fait de disposer d'une source unique de vérité a été essentiel pour nous. C'est un gain de temps instantané », a déclaré Bryan.

C'est particulièrement utile lorsque vous travaillez avec des collègues dans le monde entier.

« Le concept de la solution connectée est une question importante pour nous et me permet de fonctionner en continu, et je n'ai pas à me soucier d'un problème de version », a affirmé Bryan.

NXP a auparavant géré la conformité à la loi SOX avec un système tiers qui était rigide et difficile à maintenir, a déclaré Trevor. 

« Cela nous a fait perdre tellement de temps », a-t-il dit. « À la fin du trimestre, beaucoup de choses s'effondraient. Je devais travailler jusqu'à minuit pour répondre aux courriels en Asie, puis me réveiller à 6 h pour gérer les courriels que je recevais d'Europe ».

NXP a commencé à utiliser la plateforme Workiva pour gérer la conformité à la loi SOX, notamment les certifications. En général, l'équipe de Trevor envoie 70 à 80 demandes de certification par trimestre. 

« Je pense que c'est la première fois au cours de mes trois années de certification que nous avons fait signer tous ces documents avant leur échéance », a-t-il expliqué, en ajoutant qu'un vice-président principal en charge des ventes mondiales a terminé la tâche au sein de la plateforme Workiva avec peu ou pas de formation. 

Avec Workiva, son équipe a créé un rapport personnalisé sur les informations fournies par l'entité (IPE), les contrôles associés, qui a établi la dernière norme et quand. 

Avec le passage de la déclaration en tant qu'émetteur privé étranger (FPI) à un déclarant national américain, Workiva aide NXP à respecter les délais de production de nouveaux documents tout en remplissant une série réglementaire d'états financiers pour les juridictions locales.

NXP a étendu l'utilisation de Workiva au-delà d'une seule équipe et a encore plus d'ambitions pour l'avenir. 

« J'ai toutes sortes d'idées », a déclaré Bryan. « Il va simplement s'agir de rester concentré, de prendre des mesures et de ne pas essayer de tout faire en même temps. »

Prochaine étape : socialiser les avantages de Workiva avec des collègues de planification et d'analyse d'entreprise.

« Ce que nous faisons s'intégrera directement à leurs processus et leur permettra d'économiser beaucoup de temps consacré aux tâches administratifs, afin qu'ils puissent faire des choses à valeur ajoutée (l'analyse) plutôt que de saisir des données », a déclaré Bryan.

Bryan a annoncé que Workiva contribuerait à maintenir l'engagement des employés de NXP soucieux de leur carrière.

«Si je peux réduire le travail administratif afin que nos employés puissent se concentrer sur d'autres domaines qui ajoutent de la valeur et permettent à l'équipe de se développer, c'est le but ultime pour moi. Qu'il s'agisse de lire d'autres documents, d'examiner les meilleures pratiques ou de réinventer les processus pour gagner du temps dans l'ensemble, ils deviennent de plus en plus un partenaire commercial », a déclaré Bryan. 

« Si vous souhaitez vraiment révolutionner votre gestion financière et comptable (votre reporting, votre analyse des risques et commencer également à analyser l'automatisation), je vous recommande d'envisager la gamme de produits Workiva et ses partenariats », a déclaré Trevor. 

Word et Excel sont des marques déposées de Microsoft Inc. aux États-Unis et/ou dans les autres pays.

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Veuillez nous contacter à l’adresse suivante : info@workiva.com

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