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National Grid + Workiva

National Grid raccourcit le cycle de reporting des entités juridiques et favorise la collaboration

Disconnected Challenges

Les applications de bureau traditionnelles qu'ils utilisaient étaient inefficaces et peu fiables. 

Résultats

  • Un cycle de reporting moins long
  • Amélioration de l'efficacité tout au long du processus de reporting
  • Renforcer la confiance dans leurs données et rapports
  • Collaboration améliorée avec l'équipe fiscale et les auditeurs
  • Un processus d'audit simplifié

Pourquoi ils ont choisi Workiva

  • A fourni les capacités nécessaires pour les aider à atteindre leurs objectifs de reporting
  • Capacité à automatiser certaines parties du processus de reporting, libérant du temps pour se consacrer à des révisions à valeur ajoutée 
  • La plateforme est facile à utiliser, ce qui facilite grandement la transition
Illustration du logo National Grid

Solutions Workiva

  • Reporting statutaire

National Grid a pour vision d'être au cœur d'un avenir énergétique propre, équitable et abordable. Cette vision se traduit à travers les valeurs fondamentales de l'entreprise, qui s'attache à trouver une meilleure solution et à faire bouger les choses. 

C'est l'engagement envers ces valeurs qui a incité Katie Davies, responsable du reporting financier, et David Evans, comptable chargé du reporting financier, à prendre des mesures pour transformer le processus de production des états financiers statutaires de National Grid. Ils souhaitaient :

  • Un cycle de reporting statutaire de fin d'année moins long
  • Améliorer la fiabilité et la cohérence de leurs rapports
  • Automatiser le processus autant que possible
  • Favoriser la collaboration entre les contributeurs aux états financiers

Pour les aider à atteindre ces objectifs, National Grid s'est tourné vers Workiva.

 

Trouver une meilleure solution

Grâce à Workiva,National Grid est en mesure de connecter, de contrôler et de normaliser le processus de reporting statutaire de bout en bout pour ses 26 entités. Ces entités peuvent le faire sur une plateforme qui leur donne un sentiment de familiarité.

« Nous avons vu la démonstration de Workiva, et les documents et feuilles de calcul ressemblaient à des applications que nous avions déjà utilisées. En tant que comptables, nous avons besoin d'un outil comme celui-ci, » a indiqué Katie. « Le fait qu'il est si familier a grandement facilité la transition pour l'équipe. »

Faire bouger les choses

Tout au long de la mise en œuvre, l'équipe de Workiva a travaillé en étroite collaboration avec National Grid, a partagé les meilleures pratiques en la guidant à chaque étape du processus.

« Workiva a fait preuve d'un très grand professionnalisme, écouté nos exigences et fait de nos idées une réalité », a déclaré Katie. « Une personne de Workiva dédiée à cet effet nous a accompagnés à chaque étape du processus, de la conception à la mise en œuvre et aux tests. »

« La plateforme étant vraiment intuitive, une introduction de 60 à 90 minutes suffit pour être opérationnel, » a déclaré David. « Comprendre et tirer parti de toutes les fonctionnalités qui sont désormais à notre disposition fut vraiment chose facile. »

Mieux encore, National Grid était fin prête avant la mise en place des mesures de confinement.

« Notre mise en œuvre fut comme un rêve, » a déclaré Katie. « Heureusement, nous avions tout mis en place avant le confinement et la fin de l'année. »

Gagner du temps et instaurer la confiance envers les données

Avec la généralisation du travail à distance pendant la pandémie de COVID-19, l'avantage de connecter les personnes, les processus et les données au sein d'une seule plateforme centrale est rapidement devenu évident.

« Même s'il s'agissait de notre première année, et si nous devions relever tous les défis causés par le confinement, nous avons réussi à raccourcir notre cycle de reporting et à améliorer l'efficacité tout au long de notre processus de reporting », a expliqué Katie.

La capacité de liaison de la plateforme a contribué à générer ces gains et renforcer la confiance dans les données.

« Avec certaines des informations les plus répétitives que nous avons dans nos déclarations, le processus de mise à jour de 26 documents différents peut s'avérer particulièrement fastidieux. La connexion des informations permet de résoudre ce problème, » a expliqué David.

National Grid a créé un document maître avec différentes sections liées aux documents de ses filiales. Lorsque des informations devaient être modifiées, il suffisait de les mettre à jour une seule fois pour qu'elles soient automatiquement transmises avec la même langue et les mêmes informations cohérentes à autant d'instances que nécessaire.

Cela permet à National Grid de gagner du temps, car il suffit désormais de modifier et d'examiner une modification une seule fois, au lieu de 26 fois. National Grid compte plus de 50 000 instances liées dans ses rapports statutaires, et cette connectivité permet de libérer du temps que l'entreprise peut désormais consacrer à des activités générant une valeur ajoutée.

De plus, en connectant ses données, National Grid a pu s'assurer de la cohérence des chiffres de la dernière moitié des comptes dans l'ensemble de ses documents, y compris les lourds commentaires de l'état financier.

Améliorer la communication entre les parties prenantes

Tout le monde collaborant en temps réel sur une seule plateforme, National Grid a pu éliminer les inefficacités de communication entre les différents groupes de parties prenantes.

« Workiva rend la collaboration beaucoup plus facile et efficace. Nous pouvons accéder au même document et y travailler, quel que soit l'endroit où nous nous trouvons », a déclaré Katie. « Cela nous a permis d'améliorer la collaboration tout au long du processus de reporting financier et avec les principales parties prenantes, comme l'équipe fiscale et nos auditeurs. »

« L'un des aspects les plus avantageux de l'adoption de la plateforme est l'intégration de l'équipe fiscale, des auditeurs et de la trésorerie, » a expliqué David. « Cela a fonctionné à merveille cette année et permis à tout le processus d'être beaucoup plus homogène. » 

Simplifier la vie

National Grid a donné à ses auditeurs externes l'accès à la plateforme cloud de Workiva qui, combiné à la fonction de commentaire, a contribué à accélérer leur processus d'audit.

« Grâce à la fonction de commentaires, nos commentaires d'audit sont beaucoup plus fluides. Nous n'avons pas eu à faire à une liste de 100 commentaires, mais les avons reçus en temps réel. On pouvait alors travailler dessus au fil de l'eau » a précisé David.

« Et tout a été aussi centralisé, » a précisé Katie. « Cela nous a permis d'accélérer l'audit car nous n'avions plus besoin d'échanges d'e-mails entre les différentes parties. De plus, nos auditeurs ont pu accéder aux informations en ligne via le cloud, de sorte que le confinement n'a pas eu d'incidence sur notre processus ou notre efficacité », a expliqué Katie.

National Grid a téléchargé des documents de travail justificatifs concernant les déclarations comptables, auxquels ses auditeurs pouvaient aisément accéder—améliorant le processus pour les deux parties.

« La fonction d'ajout de pièces jointes était quasiment essentielle pour nous. C'était absolument fantastique de pouvoir télécharger des justificatifs dans une cellule de la feuille de calcul, » a précisé David. « Notre auditeur a immédiatement adopté cette approche. Nous pouvions facilement lui montrer les preuves, qu'il pouvait directement voir sur le numéro attribué. Cela a tellement facilité les choses. »

« Le fait d'avoir réussi à concrétiser les aspirations que nous avons définies il y a un an est vraiment lié au travail d'équipe et à la disponibilité de la plateforme Workiva pour notre équipe et nos auditeurs, » a déclaré Katie.

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