Jacobs Douwe Egberts prépare quelque chose d'unique avec Workiva

Depuis plus de 265 ans, Jacob Douwe Egberts (JDE) tire son inspiration du fait qu’une discussion autour d’un bon café peut changer le cours des choses. Si JDE est fière de sa riche histoire, cela ne signifie pas que l’entreprise est tournée vers le passé, bien au contraire. 

JDE regarde vers l’avenir, comme en témoigne leur approche progressiste en matière de durabilité, leur engagement à améliorer les conditions sociales et environnementales dans les pays où le café est cultivé et le mode de fonctionnement de son équipe financière.

La croissance engendre plus de complexité

JDE est une société non cotée détenue par Acorn Holdings BV, qui possède également les entités récemment créées JDE Peet’s et Keurig Dr Pepper. Cela fait d’Acorn Holdings l’une des plus grandes plateformes au monde pour le café et les boissons.

L’équipe de JDE à Amsterdam est chargée de coordonner la préparation des états financiers de JDE, JDE Peet’s et JDE Holdings, en plus des états financiers consolidés IFRS d’Acorn Holdings. 

Comme le nombre et la taille des sociétés détenues par Acorn Holdings ont augmenté au cours des dernières années, le processus de production des états financiers est devenu plus complexe et exige une collaboration beaucoup plus étroite avec les équipes de Peet’s et Keurig Dr Pepper.

Le défi

Auparavant, l’équipe de JDE envoyait des fichiers Excel ^® avec plusieurs onglets aux parties prenantes qui les complétaient avec les informations requises. L’équipe de JDE copiait et collait ensuite manuellement les chiffres dans un document Word ^® comprenant une version consolidée des données financières d’Acorn Holding, ce qui nécessitait un long travail de mise en forme.

Comme les équipes travaillaient sur plusieurs fuseaux horaires, on passait beaucoup de temps à attendre la contribution de collègues éloignés avant de finaliser une nouvelle version du document — une seule personne pouvant accéder au fichier en même temps. 

Les problèmes de contrôle de version étaient également un sujet de préoccupation. Deux collaborateurs pouvaient télécharger le fichier sur leurs disques durs et modifier différentes versions du fichier en même temps avant de les télécharger à nouveau sur le serveur partagé.

Tout cela entrainait un problème majeur : le processus prenait trop de temps.

Comme Acorn Holdings avait de grands projets pour JDE Peet, notamment une introduction à la Bourse d’Amsterdam, l’équipe était consciente que les choses devaient changer.

Un besoin d'efficience

Orestis Tzortzis, Global Accounting and Reporting Specialist chez JDE, a commencé à chercher des solutions qui pourraient aider l’équipe à accélérer son processus de reporting. Il a rapidement appris que l’équipe de Keurig Dr Pepper à Boston utilisait déjà Workiva et ils ont partagé leur passion pour la plateforme, ce qui a facilité leur décision.

« Pendant le processus d’intégration, nous avons travaillé en étroite collaboration avec l’équipe de Workiva et avons pris notre temps pour tout configurer de façon optimale. Cela nous a grandement simplifié les choses pour la suite », explique Orestis Tzortzis.

Plus rapide, plus transparent, plus collaboratif

L’équipe a désormais créé des fichiers source distincts sur la plateforme Workiva pour les états financiers de JDE, Peet’s et Keurig Dr Pepper. Ces fichiers sont connectés à une vue d’ensemble pour Acorn Holdings, ce qui permet d’avoir une vision transparente de la performance de chaque entreprise. 

Avec Workiva, l’équipe a mis une semaine de moins pour finaliser les états financiers de JDE par rapport au processus précédent, car la mise en forme et la mise à jour des états financiers se font plus rapidement.

« Il est vraiment facile d’appliquer des modifications. Étant donné que les chiffres sont reliés dans l’ensemble des documents et feuilles de calcul, une seule modification doit être effectuée à la source, et toutes les mises à jour sont effectuées dans les rapports de façon automatisée », précise Orestis Tzortzis. « Et j’ai une confiance totale dans l’exactitude des chiffres ».

Ils ont pu mettre à profit le temps économisé pour se concentrer sur la préparation du rapport pour Acorn Holdings, qui exige une collaboration étroite des équipes basées en Europe et aux États-Unis. La collaboration avec les équipes de Peet’s et de Keurig Dr Pepper s’est considérablement améliorée, car plusieurs utilisateurs peuvent travailler sur le document en même temps, quels que soient leurs emplacements géographiques.

Processus d’audit clair et simple

JDE avait déjà travaillé pour que le processus d’audit soit plus rapide, et avec Workiva le processus a pu être accéléré davantage bien que l’entreprise fût confrontée à des changements qui nécessitaient de nombreuses modifications des documents. 

Les auditeurs externes ont accès à la plateforme, ce qui rend l’ensemble du processus beaucoup plus transparent, clair et simple.

« Il est facile pour une personne qui consulte le fichier de voir ce qui a été ajusté et à quel endroit, ce qui facilite grandement notre processus d’audit », ajoute Orestis Tzortzis. « Désormais, tous nos échanges avec nos auditeurs se font via des commentaires sur la plateforme. Cela permet à des conversations distinctes d’avoir lieu, mais de centraliser tous les échanges en un même endroit ». 

« Nous avons clôturé avec Workiva pour la première fois cette année, et nous avons immédiatement vu la différence. Nous avons accéléré l’ensemble du processus et avons pu le finaliser en quelques jours », a-t-il indiqué.

Avoir un impact

Workiva a eu un impact sur le processus de reporting, mais il a aussi permis à Orestis de s’éloigner des tâches manuelles, telles que la mise en forme des documents et des tableaux, et de concentrer son temps et ses efforts sur ce qui l’intéresse — et a un véritable impact.

« Ce que j’aime dans mon travail, c’est l’analyse et l’utilisation des informations pour éclairer nos stratégies et nos décisions. J’ai maintenant plus de temps à consacrer à cette partie de mon travail plutôt qu’à des tâches administratives », explique-t-il.

Et l’impact n’est pas passé inaperçu. La performance de l’équipe financière a été reconnue par les dirigeants qui ont les ont félicités de la qualité de leurs derniers rapports.

JDE a de grands projets pour l’avenir et, avec Workiva, ils ont désormais un processus de reporting qui pourra s’adapter à la croissance de l’entreprise.

Excel et Word sont des marques déposées de Microsoft Corporation aux États-Unis et/ou dans les autres pays.