Une solution « qui change la vie » : pourquoi Investec utilise la plateforme Workiva pour les rapports financiers

Le groupe bancaire et de gestion de patrimoine international anglo-sud-africain Investec est fier de sa culture unique en son genre, ouverte et non hiérarchique. La collaboration et l'intégration jouent un rôle crucial pour son groupe de reporting très soudé. Chevauchant les barrières transcontinentales, ses membres collaborent pour produire des rapports conformes aux exigences à la fois des Bourses de Johannesburg et de Londres et répondant aux attentes des investisseurs et des clients. 

Leur dévouement à l'excellence est soutenu par leur esprit d'entreprise. Sheree Schroeder, analyste des rapports sur les risques chez Investec, a mis un point d'honneur à ce sujet. « Si une partie d'un processus ne fonctionne pas, nous sommes en mesure de trouver une solution. Nous pouvons nous exprimer lorsque quelque chose ne fonctionne pas et dire que nous devons trouver quelque chose qui fonctionne. En tant qu'équipe, nous sommes en mesure d'améliorer notre entreprise. 

Le constat que ses processus de reporting financier n'étaient pas aussi efficaces qu'ils le pourraient ou le devraient a mené l'équipe d'Investec à Workiva. Abi Wright, Relations avec les investisseurs, décrit ce moment : « Nous ne pouvions pas nous fier aux chiffres affichés, parfois ils variaient, ce qui s'avérait inquiétant et rendait tout le processus de reporting bien plus long. Nous connaissions de nombreux temps morts où nous ne faisions qu'attendre et des problèmes de contrôle de version. Nous ne pensions pas disposer d'une pleine maîtrise. Nous avons donc décidé qu'un changement s'imposait. 

Investec a commencé à utiliser la plateforme cloud Workiva en 2020 pour produire des rapports intermédiaires et annuels pour ses entités et filiales cotées au Royaume-Uni et en Afrique du Sud. Jade Schmulian, qui travaille au sein de l'équipe des rapports financiers, a décrit la décision comme "changeant la vie". 

Faire face à un défi de reporting complexe  

En tant que société à double cotation, l'équipe d'Investec est bien consciente des complexités inhérentes au reporting financier. Jo Tilley, Investor Relations, a rappelé les défis : « La compilation de ces rapports est complexe. Vous devez tenir compte des commentaires ainsi que des exigences réglementaires pour vous assurer que tous les rapports ont la même voix, tout en travaillant de manière indépendante et cloisonnée. Sans les bons outils, vous pouvez finir par tout recouper, ce que vous ne devriez vraiment pas avoir à faire. 

Sheree souligne aussi l'impératif de composer avec un environnement réglementaire en évolution rapide. « Tout en veillant à la satisfaction de chacun et en rendant les rapports attractifs et pertinents, nous devons suivre chaque élément au Royaume-Uni et en Afrique du Sud. La rapidité à laquelle les réglementations changent amplifie la criticité d’utiliser un système agile qui nous permet de suivre le rythme. Nous avons bien assez à gérer, nous voulons pouvoir rationaliser le processus. » 

Mais Investec avait mal à la tête. Ils travaillaient avec des processus très manuels avant de passer à un système partiellement automatisé et ne leur permettant pas un contrôle en temps réel. Lorsque des modifications ont été mises en œuvre, cela pouvait prendre une heure ou deux pour qu'une nouvelle version apparaisse, incluant ou non la modification. Et même si l'équipe était habituée à travailler en collaboration, la division du travail rendait difficile de relier tous les points et de travailler avec agilité et efficacité. 

Selon Jo, « Nous étions chacun responsables de différentes sections du rapport. Nous décomposerions les livres en sections distinctes et chacun travaillerait dessus. Ensuite, si vous vouliez le livre complet avec les cinq sections… cela prendrait une éternité. 

En plus de cela - et de leur lutte contre les données incohérentes - ils avaient une capacité limitée de blackline, ce qui signifiait qu'ils étaient "constamment incertains de ce que nous regardions", a déclaré Sheree. Ils savaient qu'ils avaient besoin d'une nouvelle solution pour simplifier leur travail, accroître leur confiance dans les rapports finaux et leur donner le contrôle dont ils avaient besoin sur l'ensemble du processus de bout en bout. 

Prendre le contrôle avec Workiva  

Jade a été présentée pour la première fois à Workiva quelques années avant qu'Investec n'intègre la plateforme. « Je me souviens avoir eu un appel avec un collègue de la même équipe et d'avoir été étonné de pouvoir travailler de n'importe où, même sur une plage, et de continuer à rédiger le rapport annuel. Donc, après avoir vraiment souffert et avoir manqué des délais que nous ne pouvions vraiment pas manquer, j'ai su qu'il était temps de passer le cap.

L’équipe recherchait une solution capable de relever ses défis majeurs en matière de reporting : assurer le contrôle de version, favoriser la collaboration, garantir l’intégrité et la cohérence des données et lui apporter la maîtrise requise. Elle avait noté que la plateforme Workiva offrait tous ces avantages, mais la considérait toujours avec un certain scepticisme. Sheree déclare : « Nous doutions qu’il existait un système répondant à tant de nos besoins. » Mais, après une solide analyse des outils sur le marché, l’équipe a réalisé que Workiva offrait ce système. 

Abi a expliqué : « Nous avons demandé à d'autres personnes qui utilisaient la plateforme Workiva de nous faire part de leurs expériences, et c'était très positif. En fin de compte, nous n'avons pas trouvé de solution alternative répondant à nos besoins comme le fait la plateforme Workiva. 

À présent, la plateforme Workiva déployée fournit à l’équipe un espace de travail central et des processus totalement intégrés. L’annotation, qualifiée par Jo d’innovation absolue éminemment appréciée, a rendu le processus entièrement contrôlable et transparent. La traçabilité et la liaison des données assurent la cohérence. Investec est en mesure de synchroniser et publier facilement. La société dispose d’une plateforme accessible à tout moment, n’importe où. Elle a considérablement gagné en efficacité. De plus, elle a pu immédiatement renforcer ses pratiques de travail collaboratif avec la faculté de suivre l’activité actuelle des autres membres de l’équipe, ce fil conducteur s’avérant très précieux. 

Elle s’appuie aussi sur l’équipe de support Workiva qui se tient toujours à sa disposition en cas de besoin. Jade souligne la qualité du service reçu de cette équipe. « Notre responsable de support client (CSM) dédiée est formidable. Elle a toujours été disponible et nous nous sentons soutenus en permanence. » Jo en convient et ajoute : « On dirait que Workiva souhaite notre réussite. Le produit nous permet d’y parvenir. Cela incarne l’aspect le plus positif de la coopération avec Workiva : notre équipe peut formuler et recevoir un retour constant, maintenir une communication étroite et établir des interactions. Et nous travaillons de concert avec Workiva à cet effet. » 

Jade explique la différence que fait la plateforme Workiva. « Avant, nous étions très axés sur la typographie. Maintenant, nous sommes des auteurs. Et, avec l'aide du système, nous sommes nous-mêmes responsables du contenu que nous produisons." C'est un sentiment soutenu par Sheree. « Vous pensez à la vie avant Workiva et après Workiva. C'est un système tellement intuitif qui nous a fait gagner tellement de temps. Et c'est incroyablement flexible - vous avez l'impression que vous pouvez y aller et faire des ajustements sans craindre de détruire quoi que ce soit." 

Pour Jo, cela a fait toute la différence. « Avec Workiva, nous sommes les acteurs. Nous avons le temps nécessaire pour bien gérer le processus. Nous avons le contrôle."