Comment Slack a relevé le niveau du processus moderne d'introduction en bourse

Slack Technologies Inc. a fait les gros titres lorsqu'elle est entrée en Bourse avec une cotation directe très médiatisée, mais, dans les coulisses, l'introduction en Bourse de l'application de messagerie professionnelle progressait également.

Les banquiers, les avocats, les auditeurs et les équipes internes ont utilisé l'application Slack au lieu des e-mails et d'autres méthodes traditionnelles pour rester en contact. L'équipe du Directeur comptable Brandon Zell a également trouvé une plateforme cloud haut de gamme pour produire son formulaire S-1, éliminant ainsi le risque inhérent aux imprimeurs spécialisés dans la finance et exécutant un processus d'introduction en bourse de nouvelle génération qui leur est propre.

Recherche de Workiva

Brandon et Tyler Herb, Directeur de la comptabilité d'entreprise de Slack, avaient déjà travaillé avec des imprimeurs spécialisés dans la finance dans le cadre des fonctions qu'ils avaient précédemment occupées au sein d'autres entreprises. Les collaborateurs devaient attendre leur tour pour travailler sur des documents, et les révisions et les modifications répétées apportées aux copies papier étaient pénibles et sujettes aux erreurs. 

« Cela ressemblait à un processus archaïque, même à l'époque », a déclaré Tyler. 

Lorsque l'équipe de Workiva a suggéré d'utiliser la plateforme de reporting connecté et de conformité Workiva pour produire le formulaire S-1 de Slack, cela a semblé couler de source. Slack était l'application de chat interne de Workiva, et cette dernière souhaitait que son équipe chargée des services l'utilise pour rester en contact avec le groupe de travail. Dans le même temps, l'avocat externe et le commissaire aux comptes de Slack étaient déjà familiarisés avec l'utilisation de la plateforme Workiva auprès de clients qui l'utilisaient déjà :

• Collaborer en temps réel sur les déclarations financières
• Lier les chiffres et les commentaires à partir d'une source unique de vérité à plusieurs occurrences, sur plusieurs pages, pour une mise à jour cohérente et efficace
• Saisie automatique d'une piste d'audit des révisions
• Suivre les commentaires et les réponses
• Offrez de la transparence aux réviseurs tout en contrôlant l'accès aux informations sensibles 

Comment l'équipe de Slack a utilisé son application et Workiva

L'équipe a abandonné le courriel et mis en place des canaux Slack pour que le personnel clé chargé des projets puisse échanger sur son travail à un instant T, qu'il s'agisse de facteurs de risque, de reporting de gestion ou de notes de bas de page, par exemple. 

En utilisant l'application Slack et la plateforme Workiva, des avocats indépendants et commissaires aux comptes pouvaient soumettre des commentaires sur le document créé dans Workiva, et l'équipe Slack pouvait répondre en temps réel sans que tout le monde soit dans la même pièce. 

« Je suis incapable d'évaluer le bénéfice généré pour notre processus global, » a dit Tyler. 

Dans l'ensemble, ceux qui étaient entrés en Bourse sans outils connectés furent impressionnés par la rapidité, la netteté et l'efficacité avec lesquelles l'équipe de Slack a pu retourner les documents après examen, a-t-il expliqué.

« Nous ne perdions jamais de temps à cause de pannes mécaniques ou de défaillances liées au processus en raison d'une façon désuète de faire les choses », a déclaré Tyler. « Au lieu de cela, nous avons pu nous concentrer sur ce qui était important, sur l'analyse, et arriver à notre objectif d'une manière bien plus rationnelle. »

En utilisant Workiva pour connecter les données dans l'ensemble du formulaire S-1, il était facile de mettre à jour les chiffres ou le texte à la source et de les actualiser automatiquement dans toutes les occurrences associées en quelques minutes. Les contributeurs qui pénètrent dans l'environnement cloud de Workiva pouvaient afficher les fils de commentaires intégrés dans les documents relatifs à l'introduction en bourse, ainsi que les réponses et l'historique des commentaires résolus.

« L'utilisation de Workiva a permis à l'équipe de Slack d'économiser des heures (et donc de l'argent) qu'elle aurait autrement consacrées à se « tourner les pouces » en attendant les modifications, si bien qu'elle a pu se concentrer sur les complexités d'une cotation directe », a expliqué Tyler. 

« Dans notre monde, le temps est probablement la chose la plus importante que vous puissiez nous offrir », a-t-il ajouté. 

Après l'introduction en bourse, Slack a fait le choix évident et a commencé à utiliser Workiva pour créer ses formulaires 10-Q et 10-K, en s'appuyant sur la réussite de l'utilisation de Workiva pour produire son formulaire S-1. « Toutes les données financières étaient déjà sur la plateforme Workiva, il était donc tout simplement logique de transmettre ces informations dans le cadre des dépôts prévus par la loi de 1934. Workiva nous a simplifié la tâche et nous avons été confiants quant à l'exactitude de nos premiers dépôts officiels en tant que nouvelle entreprise publique », a déclaré Brandon.