Comment une entreprise technologique européenne a divisé par deux le temps supplémentaire nécessaire à la création de rapports financiers

Une entreprise européenne du secteur des technologies connaissait une croissance rapide, mais ses processus de création de rapports financiers ne suivaient pas.

Une équipe composée de quelque 50 professionnels des rapports financiers et de nombreux autres détenteurs de contenus utilisaient Microsoft® Office, ainsi qu’un programme de création de rapports externe, et faisaient en outre appel à plusieurs sous-traitants externes pour gérer les rapports externes et internes et la conformité, ainsi que pour d’autres processus de la société.

Le responsable de l’équipe chargée du rapprochement, qui supervise un grand nombre de fonctions liées aux rapports, affirme que les processus compliqués de création de rapports de l’entreprise rendaient difficile le maintien de la cohérence.

« S’assurer que tout le texte correspondait dans tous les rapports demandait un effort considérable. Nous devions effectuer de nombreuses tâches manuelles, commente-t-il. Nous devions copier des chiffres d’un fichier Excel® à un autre, voir les retaper. C’était totalement inefficace et augmentait fortement le risque d’incohérences ».

L’équipe dépendait aussi fortement d’un outil tiers pour la génération de son rapport annuel, mais les fonctionnalités de cet outil étaient limitées. « Avec cet outil, nous n’avions pas la possibilité d’améliorer l’efficacité de nos rapports », déclare le responsable.

Il était temps de trouver une meilleure solution pour l’établissement de rapports financiers.

Plusieurs membres de l’équipe ont dressé une liste des tâches qu’ils ne pouvaient pas réaliser avec leurs anciens outils, puis examiné les autres solutions pouvant répondre à leurs besoins. Wdesk s’est clairement démarqué comme le choix à faire.

Maintenir la cohérence entre les données et les rapports était une question cruciale. « En finance, la cohérence et l’intégrité des rapports et des documents sont impératives si l’on veut faire son travail correctement. Or, c’est l’une des choses dans lesquelles Wdesk excelle », déclare le responsable.

En à peine plus d’un an, la société a rapidement élargi son utilisation de Wdesk d’une poignée d’utilisateurs à plus de 130 employés dans toute l’entreprise. « Étendre l’utilisation de Wdesk dans notre entreprise a été plutôt facile, ajoute-t-il. Wdesk est très convivial et accessible. De plus, il a une apparence similaire à Microsoft Office. »

Par ailleurs, la société a déjà gagné un temps considérable grâce à Wdesk. « Je suis sûr que nous avons diminué de moitié nos heures supplémentaires », déclare le responsable. Il estime que la société a gagné près de 500 heures supplémentaires, soit un total de 15 000 USD environ.

La société utilise Wdesk principalement pour la production de rapports annuels. Étant donné que la société européenne négocie des actions sur une bourse américaine, elle doit à la fois soumettre un formulaire 20-F conforme aux US GAAP à la SEC et un rapport annuel basé sur les International Financial Reporting Standards (IFRS). Cinquante propriétaires de contenu commencent la rédaction des rapports à la fin de l’été et la terminent au début de l’année suivante.

La fonction de reconduction dans Wdesk donne à l’équipe un avantage primordial lors de la production du rapport annuel étant donné qu’elle utilise le rapport de l’année précédente comme point de départ. Environ 80 % du texte du formulaire 20-F et des rapports IFRS étant identique, la mise à jour et la liaison du texte automatisées dans Wdesk font gagner du temps et sont gage de cohérence.

« Avec notre outil précédent, nous devions réaliser toutes ces mises à jour manuellement. Avec Wdesk, il suffit d’appuyer sur un bouton pour charger les chiffres, et la quasi-totalité du document est mise à jour. »

Quand la direction ou les auditeurs souhaitent comparer les modifications apportées aux rapports, Wdesk propose une fonction d’annotations qui indique les changements entre les versions. Par le passé, la société avait externalisé la fonction d’annotation à un sous-traitant, un des quatre fournisseurs externes auxquels elle devait faire appel pour gérer les fonctions auxiliaires liées à la création de rapports financiers.

La société a également eu recours à un prestataire externe pour le balisage XBRL de son formulaire 20 -F. Le processus a pris six mois et demandé de nombreuses et longues révisions par l’équipe responsable en interne de la création de rapports. Désormais, le balisage XBRL est géré en interne et ne prend que quelques jours. « Wdesk nous soutient de manière bien plus efficace au niveau du processus XBRL et nous fait gagner beaucoup de temps et d’efforts », comment le responsable.

« Les commentaires des propriétaires de contenu sur Wdesk indiquent qu’ils sont très satisfaits de travailler dans un seul document modifiable en direct, déclare le responsable. En effet, ils peuvent travailler ensemble sur différentes sections du document, et cela évite la circulation de plusieurs versions différentes du même document. Cela a vraiment facilité notre processus. »

Les membres du CA de la société apprécient également Wdesk. « Quand ils voient les chiffres liés dans Wdesk, ils ont plus confiance dans le rapport, déclare le responsable. Notre PDG est très enthousiaste envers la plateforme Wdesk. »

L’équipe responsable de la création de rapports financiers continue d’explorer et d’élargir son horizon avec Wdesk, en étendant son utilité et sa valeur à davantage de services et de fonctions dans toute l’entreprise.

Par exemple, l’entreprise a utilisé Wdesk pour améliorer les relevés des opérations successives relatifs aux rapports financiers en réunissant et en consolidant les commentaires sur les rapports et documents des propriétaires de contenu et de la direction. « Par le passé, nous faisions des commentaires à la main sur nos rapports annuels qui étaient presque illisibles, déclare le responsable. Avec Wdesk, cela a bien changé. Notre relevé des opérations successives est bien meilleur que par le passé. »

Wdesk Data Collection a amélioré l’efficacité et le niveau de détail des rapports internes trimestriels et annuels de la société. Auparavant, la société utilisait un outil de consolidation distinct pour le processus, mais il ne fournissait qu’un niveau agrégé d’information, alors que l’équipe avait besoin de rapports plus approfondis et détaillés.

La liaison en direct des données dans Wdesk est essentielle pour ce processus, car de nombreux chiffres des rapports internes sont également utilisés dans les rapports externes et présentations de relations avec les investisseurs. « Maintenant que nous utilisons Wdesk, nous disposons d’une seule source de référence pour nos informations. Cela nous a beaucoup aidés », déclare le responsable.

« Maintenant que nous utilisons Wdesk, nous disposons d’une seule source de référence pour nos informations. Cela nous a beaucoup aidés. »

—Responsable de l’équipe de rapprochement

Et quand l’équipe a eu besoin d’un meilleur système pour effectuer la certification de sa lettre de représentation interne, elle s’est immédiatement tournée vers Wdesk. Désormais, un tableau de bord de Wdesk suit les destinataires, réponses et suivis nécessaires. « En utilisant Wdesk pour la certification, nous avons gagné en temps et en efficacité grâce au tableau de bord et à toutes ses fonctionnalités », indique le responsable.

Le service client réactif de l’équipe chargée de la réussite des clients en Europe a rendu possibles l’adoption et la diffusion rapides de Wdesk au sein de l’entreprise.

« Quand nous avons une question ou une remarque, nous obtenons une réponse rapide, déclare le responsable. Même si nous sommes en Europe, quand nous signalons un problème, nous savons qu’il sera traité pendant la nuit, et que l’équipe Workiva l’aura résolu avant le lendemain matin. »

Wdesk a fait bien plus qu’aider l’entreprise à gagner du temps, à améliorer la cohérence de ses informations et augmenter son efficacité, elle les a également aidés à réaliser un travail de meilleure qualité.

« Wdesk relève le niveau de notre travail, affirme le responsable. Avant Wdesk, nous passions une grande partie de notre temps à faire des révisions à la main. Maintenant, nous travaillons à un niveau supérieur et plus analytique. » Il ajoute que Wdesk a également amélioré leur qualité de vie. « Wdesk a rendu notre travail plus agréable. En outre, on peut quitter le bureau à l’heure prévue. »

« Wdesk a rendu notre travail plus agréable. En outre, on peut quitter le bureau à l’heure prévue. »

—Responsable de l’équipe de rapprochement


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Le responsable de l’équipe chargée du rapprochement, qui supervise un grand nombre de fonctions liées aux rapports, affirme que les processus compliqués de création de rapports de l’entreprise rendaient difficile le maintien de la cohérence.

« S’assurer que tout le texte correspondait dans tous les rapports demandait un effort considérable. Nous devions effectuer de nombreuses tâches manuelles, commente-t-il. Nous devions copier des chiffres d’un fichier Excel® à un autre, voir les retaper. C’était totalement inefficace et augmentait fortement le risque d’incohérences ».

L’équipe dépendait aussi fortement d’un outil tiers pour la génération de son rapport annuel, mais les fonctionnalités de cet outil étaient limitées. « Avec cet outil, nous n’avions pas la possibilité d’améliorer l’efficacité de nos rapports », déclare le responsable.

Il était temps de trouver une meilleure solution pour l’établissement de rapports financiers.

Plusieurs membres de l’équipe ont dressé une liste des tâches qu’ils ne pouvaient pas réaliser avec leurs anciens outils, puis examiné les autres solutions pouvant répondre à leurs besoins. Wdesk s’est clairement démarqué comme le choix à faire.

Maintenir la cohérence entre les données et les rapports était une question cruciale. « En finance, la cohérence et l’intégrité des rapports et des documents sont impératives si l’on veut faire son travail correctement. Or, c’est l’une des choses dans lesquelles Wdesk excelle », déclare le responsable.

En à peine plus d’un an, la société a rapidement élargi son utilisation de Wdesk d’une poignée d’utilisateurs à plus de 130 employés dans toute l’entreprise. « Étendre l’utilisation de Wdesk dans notre entreprise a été plutôt facile, ajoute-t-il. Wdesk est très convivial et accessible. De plus, il a une apparence similaire à Microsoft Office. »

Par ailleurs, la société a déjà gagné un temps considérable grâce à Wdesk. « Je suis sûr que nous avons diminué de moitié nos heures supplémentaires », déclare le responsable. Il estime que la société a gagné près de 500 heures supplémentaires, soit un total de 15 000 USD environ.

La société utilise Wdesk principalement pour la production de rapports annuels. Étant donné que la société européenne négocie des actions sur une bourse américaine, elle doit à la fois soumettre un formulaire 20-F conforme aux US GAAP à la SEC et un rapport annuel basé sur les International Financial Reporting Standards (IFRS). Cinquante propriétaires de contenu commencent la rédaction des rapports à la fin de l’été et la terminent au début de l’année suivante.

La fonction de reconduction dans Wdesk donne à l’équipe un avantage primordial lors de la production du rapport annuel étant donné qu’elle utilise le rapport de l’année précédente comme point de départ. Environ 80 % du texte du formulaire 20-F et des rapports IFRS étant identique, la mise à jour et la liaison du texte automatisées dans Wdesk font gagner du temps et sont gage de cohérence.

« Avec notre outil précédent, nous devions réaliser toutes ces mises à jour manuellement. Avec Wdesk, il suffit d’appuyer sur un bouton pour charger les chiffres, et la quasi-totalité du document est mise à jour. »

Quand la direction ou les auditeurs souhaitent comparer les modifications apportées aux rapports, Wdesk propose une fonction d’annotations qui indique les changements entre les versions. Par le passé, la société avait externalisé la fonction d’annotation à un sous-traitant, un des quatre fournisseurs externes auxquels elle devait faire appel pour gérer les fonctions auxiliaires liées à la création de rapports financiers.

La société a également eu recours à un prestataire externe pour le balisage XBRL de son formulaire 20 -F. Le processus a pris six mois et demandé de nombreuses et longues révisions par l’équipe responsable en interne de la création de rapports. Désormais, le balisage XBRL est géré en interne et ne prend que quelques jours. « Wdesk nous soutient de manière bien plus efficace au niveau du processus XBRL et nous fait gagner beaucoup de temps et d’efforts », comment le responsable.

« Les commentaires des propriétaires de contenu sur Wdesk indiquent qu’ils sont très satisfaits de travailler dans un seul document modifiable en direct, déclare le responsable. En effet, ils peuvent travailler ensemble sur différentes sections du document, et cela évite la circulation de plusieurs versions différentes du même document. Cela a vraiment facilité notre processus. »

Les membres du CA de la société apprécient également Wdesk. « Quand ils voient les chiffres liés dans Wdesk, ils ont plus confiance dans le rapport, déclare le responsable. Notre PDG est très enthousiaste envers la plateforme Wdesk. »

L’équipe responsable de la création de rapports financiers continue d’explorer et d’élargir son horizon avec Wdesk, en étendant son utilité et sa valeur à davantage de services et de fonctions dans toute l’entreprise.

Par exemple, l’entreprise a utilisé Wdesk pour améliorer les relevés des opérations successives relatifs aux rapports financiers en réunissant et en consolidant les commentaires sur les rapports et documents des propriétaires de contenu et de la direction. « Par le passé, nous faisions des commentaires à la main sur nos rapports annuels qui étaient presque illisibles, déclare le responsable. Avec Wdesk, cela a bien changé. Notre relevé des opérations successives est bien meilleur que par le passé. »

Wdesk Data Collection a amélioré l’efficacité et le niveau de détail des rapports internes trimestriels et annuels de la société. Auparavant, la société utilisait un outil de consolidation distinct pour le processus, mais il ne fournissait qu’un niveau agrégé d’information, alors que l’équipe avait besoin de rapports plus approfondis et détaillés.

La liaison en direct des données dans Wdesk est essentielle pour ce processus, car de nombreux chiffres des rapports internes sont également utilisés dans les rapports externes et présentations de relations avec les investisseurs. « Maintenant que nous utilisons Wdesk, nous disposons d’une seule source de référence pour nos informations. Cela nous a beaucoup aidés », déclare le responsable.

« Maintenant que nous utilisons Wdesk, nous disposons d’une seule source de référence pour nos informations. Cela nous a beaucoup aidés. »

—Responsable de l’équipe de rapprochement

Et quand l’équipe a eu besoin d’un meilleur système pour effectuer la certification de sa lettre de représentation interne, elle s’est immédiatement tournée vers Wdesk. Désormais, un tableau de bord de Wdesk suit les destinataires, réponses et suivis nécessaires. « En utilisant Wdesk pour la certification, nous avons gagné en temps et en efficacité grâce au tableau de bord et à toutes ses fonctionnalités », indique le responsable.

Le service client réactif de l’équipe chargée de la réussite des clients en Europe a rendu possibles l’adoption et la diffusion rapides de Wdesk au sein de l’entreprise.

« Quand nous avons une question ou une remarque, nous obtenons une réponse rapide, déclare le responsable. Même si nous sommes en Europe, quand nous signalons un problème, nous savons qu’il sera traité pendant la nuit, et que l’équipe Workiva l’aura résolu avant le lendemain matin. »

Wdesk a fait bien plus qu’aider l’entreprise à gagner du temps, à améliorer la cohérence de ses informations et augmenter son efficacité, elle les a également aidés à réaliser un travail de meilleure qualité.

« Wdesk relève le niveau de notre travail, affirme le responsable. Avant Wdesk, nous passions une grande partie de notre temps à faire des révisions à la main. Maintenant, nous travaillons à un niveau supérieur et plus analytique. » Il ajoute que Wdesk a également amélioré leur qualité de vie. « Wdesk a rendu notre travail plus agréable. En outre, on peut quitter le bureau à l’heure prévue. »

« Wdesk a rendu notre travail plus agréable. En outre, on peut quitter le bureau à l’heure prévue. »

—Responsable de l’équipe de rapprochement


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