Passer au contenu principal
Fleetcor + Workiva

Combler les lacunes : comment la connectivité a synchronisé les rapports statutaires de FLEETCOR

Disconnected Challenges

  • Des processus manuels fragmentés ont ajouté des délais aux dépôts
  • Rapport création horizons de 8 à 9 mois

  • Manque de temps et de ressources pour remplir les rapports pour de nombreuses entités

Résultats

  • Cycles de vie des rapports raccourcis et charges de travail réduites

  • Collaboration en temps réel avec les parties prenantes

  • Connectivité directe aux fichiers source

Pourquoi ils ont choisi Workiva

FLEETCOR avait du mal à remplir les documents statutaires pour plusieurs entités britanniques, et ils avaient besoin d'une solution pour réduire les cycles de vie des rapports et les charges de travail des équipes tout en gérant les opérations comptables quotidiennes. La mise en œuvre de la plateforme Workiva et la connexion avec Dixon Hughes Goodman (DHG) ont réduit les délais de dépôt.

logo flottecor

Company Size

  • Enterprise

Solutions Workiva

  • Reporting statutaire

Lara Wilson a un travail chargé. En tant que contrôleur financier pour la multinationale FLEETCOR, elle dirige 12 entités désignées au Royaume-Uni. FLEETCOR est un leader mondial du traitement des paiements B2B, facilitant des milliards de transactions dans 100 pays. 

La gestion des opérations comptables d'une entreprise mondiale matricielle demande beaucoup de temps et d'investissements. Tout en supervisant les sprints de rapports de fin d'année, elle a également été harcelée par des protocoles de rapports manuels, ce qui a éparpillé ses ressources. 

Cependant, elle était en bonne compagnie car les opérations américaines de l'entreprise utilisaient la plate-forme Workiva pour ses rapports SEC . La connexion avec l'équipe Workiva lui a donné des éclaircissements sur une nouvelle solution possible qui pourrait accélérer les délais de reporting statutaires. "Lorsque nous avons initialement parlé à Workiva et examiné la plate-forme, il s'agissait vraiment de gagner du temps", a déclaré Lara. Après s'être associée au cabinet d'expertise comptable et de conseil Dixon Hughes Goodman LLP (DHG) et avoir intégré Workiva dans les workflows de reporting de FLEETCOR l'année dernière, le resserrement des délais de reporting a été facilité et la vie professionnelle de Lara est devenue un peu plus spacieuse et plus simple.  

Lara supervise un mélange de petites sociétés de négoce et d'investissement et d'entités de négoce de carburant d'un milliard de dollars. La collecte et la saisie de données statutaires ont exigé un travail intensif, car Lara et son équipe utilisaient des systèmes de bureau. Parce que les ressources étaient limitées pour rassembler toutes les données statutaires, elle a dû retirer les membres de son équipe d'équipes indépendantes alors qu'ils géraient leurs responsabilités comptables quotidiennes. Ces processus ont pris huit à neuf mois pour atteindre la marque de dépôt de fin d'année. 

Consciente des inefficacités des méthodes de bureau, Lara a expliqué : "Nous avons définitivement examiné comment nous pourrions simplement rendre le processus plus fluide et [avec] moins d'interventions de l'utilisateur." 

Elle avait entendu parler des capacités de Workiva lors d'une discussion préalable avec une autre organisation avant de découvrir le partenariat américain de FLEETCOR avec la plateforme. Lorsqu'elle a contacté l'équipe commerciale de Workiva plus tard, elle a fourni plus d'informations sur les opportunités d'automatisation et de connectivité dans le cadre de reporting de FLEETCOR. 

"Cela a absolument coché toutes les cases pour nous, pour pouvoir intégrer l'automatisation et examiner les économies de temps et de ressources. Ils nous ont aidés à élaborer une analyse de rentabilisation en examinant comment nous pourrions mettre en œuvre localement, mais en montrant également les avantages d'un point de vue général », a-t-elle déclaré.  

Après s'être inspirée du cadre de valeur de la plateforme Workiva, elle s'est alignée sur le contrôle basé aux États-Unis, et un programme pilote a été mis en place pour son territoire britannique. Ensuite, elle avait besoin d'informations sur l'intégration stratégique par étapes dans plusieurs entités.

Mais elle avait besoin de conseils sur le puzzle devant elle. Elle s'est synchronisée avec David Grant, directeur général de DHG, et a demandé son expertise alors qu'ils cherchaient à se développer largement dans 12 entités.

Avec le projet pilote en cours, elle avait le bon outil, la consultation de David et un ensemble de soutien. Mais Lara avait besoin d'un talent unique capable de fournir une analyse financière granulaire. C'est alors qu'Alison Golden, responsable des finances commerciales pour le territoire britannique de FLEETCOR, est entrée en scène. 

"Je ne suis pas vraiment une personne qui compte des statistiques", a déclaré Alison. "Cependant, [dans] les conversations que nous avons eues avec Workiva, il est devenu vraiment évident que nous pourrions également mettre en œuvre leur solution... participer à ce processus de rapport de compte statistique serait bénéfique pour moi et pour ma région."

Alison s'est concentrée sur la cartographie des données, tandis que Lara a peaufiné les rapports statutaires finaux. 

Avec un audit majeur qui pèse sur Lara et avec les priorités quotidiennes d'Alison, ils ont réalisé qu'une migration par segments correspondrait mieux à leur stratégie. « Au départ, nous avions 12 entités avec les banques. L'une des choses que nous avons remarquées assez rapidement, c'est que nous étions vraiment enthousiastes, mais nous essayions toujours de faire nos tâches quotidiennes également. Plutôt que de s'arrêter et d'attendre, nous avons réduit notre portée, en pensant maintenant regardons sept des entités pour le faire.  

La stratégie originale de mise en œuvre « big bang » de Lara dans toutes les entités se situe à une extrémité du spectre, tandis que l'approche progressive vers laquelle elle est passée se situe à l'autre. David a vu des lancements réussis en utilisant la plate-forme Workiva dans les deux scénarios, mais il recommande une mise à l'échelle par niveaux.   

« Si vous avez le temps de faire [a] approche pilote progressive, je pense que vous obtenez les avantages, ce qui réduit d'abord le fardeau. Vous n'avez pas toutes les régions, toutes les entités à la fois, ce qui est une entreprise énorme. Certaines régions sont simplement plus compliquées que d'autres. Une taille unique ne convient pas à tous. Vous avez donc souvent des méthodologies différentes, des régions différentes, ce qui aide également », a déclaré David. 

Chris Brown, directeur chez DHG, aide ses clients à normaliser et à centraliser leurs cadres de reporting. Il a également vu un lancement réussi en utilisant les deux approches, mais un défi unique existe pour les entreprises qui opèrent sur un modèle de services partagés car le dernier kilomètre du reporting repose sur les ressources locales et la compréhension locale des exigences réglementaires juridictionnelles. 

« Nous aidons nos clients à suivre un processus visant à normaliser et à centraliser autant que possible ce processus statutaire, puis à tirer parti de la solution Workiva pour produire les rapports statutaires, ce qui s'avère efficace pour centraliser davantage ce dernier kilomètre de la comptabilité, », a déclaré Chris. 

La connectivité a permis de relier la stratégie de mise en œuvre de Lara, l'expertise de l'équipe et le reporting de l'entité locale, ce qui a permis une collaboration en temps réel de bout en bout. Lors de la synchronisation dans le cloud, Lara et Alison ont travaillé séparément sur les documents statutaires pendant que les auditeurs les examinaient. "Plutôt que d'avoir à imprimer ou à créer un PDF à envoyer aux auditeurs pour qu'ils examinent et écrivent des choses, vous pouvez également le faire sur la plate-forme Workiva", a déclaré Lara.  

Au-delà de l'efficacité des processus dont Lara et son équipe ont fait l'expérience, Chris a noté que la connectivité offre également au leadership une visibilité sur le processus de reporting statutaire. «Je sais par expérience passée du côté de l'entreprise, que c'était toujours un peu un trou noir en termes de visibilité centrale. La solution de Workiva aide vraiment à donner une visibilité sur l'emplacement réel des comptes », a déclaré Chris.  

De par son expérience antérieure dans l'aide aux clients, David a reconnu que les capacités de connectivité de la plateforme Workiva pouvaient être utilisées au-delà d'une simple solution de reporting statutaire. "Cela se connecte de bout en bout", a déclaré David. "Combien d'entre nous ont fait cela : quand vous pensez que vous avez terminé votre compte et que vous avez fait tous les beaux comptes et toutes les belles présentations, et puis soit le service fiscal veut un changement, soit le service d'audit veut du changement... et tout à coup, vous avez 15 rapports différents et 12 présentations PowerPoint® à modifier. Vous n'avez pas besoin de faire cela dans la solution Workiva.

Excel et PowerPoint sont des marques déposées de Microsoft Corporation aux États-Unis et / ou dans d'autres pays.

L’inscription en ligne n’est pas disponible pour le moment.

Veuillez envoyer un e-mail à events@workiva pour vous inscrire à cet événement.

Nos formulaires sont temporairement indisponibles.

Veuillez nous contacter à l’adresse suivante : info@workiva.com

Nos formulaires sont temporairement indisponibles.

Veuillez nous contacter à l’adresse suivante : info@workiva.com