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Client Workiva + Workiva

La nouvelle méthode de reporting lié aux fonds d'un gestionnaire d'actifs donne de bons résultats

Disconnected Challenges

  • Contrôle des versions
  • Documents déconnectés
  • Manque de visibilité sur les données

Résultats

  • Contributeurs, parties prenantes et trois administrateurs de fonds travaillent tous ensemble sur une seule plateforme
  • Possibilité de gérer les données dans un seul emplacement et de relier les informations d’une feuille de calcul unique à plusieurs livrables 
  • Correspondances automatisées, validation des données et contrôles de l’intégrité des données
  • Évolutivité, afin qu’ils puissent soutenir de nouveaux fonds avec des effectifs existants

Pourquoi ils ont choisi Workiva

Le gestionnaire d’actifs alternatifs utilisait déjà Workiva pour le reporting du fonds public. Ensuite, ses fonds privés ont également commencé à l’utiliser pour gagner du temps et garantir une plus grande transparence des données qu’ils communiquent.
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Solutions Workiva

  • Reporting SEC

Shelley, vice-présidente des finances pour un gestionnaire d’actifs alternatifs, a contribué à moderniser le processus de reporting financier pour plusieurs entreprises. Son dernier projet de transformation : réorganiser le reporting du fonds privé du gestionnaire d’actifs.

La première fois que Shelley a contribué à réinventer les anciennes méthodes de travail, elle était à la tête du service de reporting financier de l’un des plus grands détaillants de produits alimentaires du Canada. Elle cherchait un meilleur moyen de compiler des rapports plutôt que d’utiliser des documents de traitement de texte sur ordinateur. 

« Les outils traditionnels n’étaient tout simplement pas assez collaboratifs », a-t-elle déclaré. « Un seul utilisateur à la fois peut travailler sur le document, et cela a créé un problème lorsque chaque réviseur apportait des modifications sur des documents distincts. Tous les commentaires des réviseurs étaient regroupés manuellement et un seul préparateur devait les consolider et les traiter dans le document en direct. » 

Les problèmes de contrôle de version représentaient « un défi continu ».

L’équipe a examiné plusieurs options logicielles avant de choisir Workiva, une plateforme cloud conçue pour simplifier les processus complexes impliquant plusieurs contributeurs, sources de données et résultats.

Shelley a ensuite aidé deux autres entreprises publiques canadiennes à exécuter Workiva et a même répondu aux questions d’un ami qui adoptait Workiva pour simplifier le processus de reporting des entreprises publiques au sein d’une multinationale de gestion d’actifs alternatifs dont les actifs sous gestion dépassent 600 milliards USD.

Des années plus tard, Shelley a fini par rejoindre ce même gestionnaire d’actifs alternatifs, et elle était tout indiquée pour installer Workiva afin de moderniser le reporting pour les fonds privés du gestionnaire d’actifs.

Le groupe de fonds privés de la société de gestion d’actifs alternatifs produit des livrables destinés aux investisseurs, notamment des états financiers des fonds, des présentations trimestrielles en webcast, des informations sur les fusions et acquisitions, des rapports sur les co-investisseurs, des rapports sur la performance ainsi que des rapports sur les transactions de sociétés affiliées. Lorsque Shelley est arrivée au sein de l’entreprise, le groupe de fonds privés utilisait encore des documents traditionnels et déconnectés.

Chaque trimestre, l’équipe était chargée de préparer plus de 40 séries d’états financiers et de rapports trimestriels. Beaucoup d’entre eux étaient interdépendants, car ils présentaient les mêmes investissements pour plusieurs types d’investisseurs. Il était difficile de suivre la source des chiffres sur des dizaines de séries de documents et de s’assurer que chaque nombre avait été actualisé si le chiffre en question avait changé.

Immédiatement, Shelley a compris qu’elle pouvait gagner du temps et garantir la précision en :

  • Créant un fichier source avec des données pour alimenter plusieurs rapports, lettres et présentations

  • Établissant un lien entre les données et tous les produits livrables en aval pour en assurer la cohérence, même si les données avaient changé

  • Produisant des copies annotées en interne pour identifier rapidement les modifications apportées au fil du temps

  • Permettant à toutes les parties prenantes, y compris aux trois administrateurs de fonds de l’entreprise, de travailler ensemble dans une seule application

  • Intégrant des commentaires dans les documents afin que les contributeurs de différents pays puissent avoir des conversations asynchrones avec leurs collègues sur la plateforme

Et elle pouvait utiliser Workiva pour faire toutes ces choses. La plateforme automatise les tâches chronophages, notamment les correspondances, la validation des données et les contrôles d’intégrité des données. Elle s’en sert également pour accélérer les révisions, notamment en utilisant la fonction de copie annotée, par exemple.

« Je peux très rapidement voir quelles modifications ont été apportées d’une version à l’autre », a-t-elle affirmé. « Cela prend cinq secondes, il n’est plus nécessaire de relire tout le document du début à la fin ».

À la fin de chaque trimestre, les administrateurs de fonds peuvent synchroniser leurs documents de travail Microsoft® Excel avec l’équipe de Shelley, intégrée à la plateforme Workiva, suite à quoi le processus d’examen commence.

« Je fais mes révisions entièrement en ligne sur la plateforme Workiva, ce qui me permet de retracer les liens dans la feuille de calcul et de voir les formules sous-jacentes », a expliqué Shelley. 

Le groupe de fonds privés dispose d’un processus de contrôle dans lequel la personne qui initie un commentaire est la seule à pouvoir le résoudre ou le supprimer. Le processus permet de s’assurer que chaque commentaire est traité. Les membres de l’équipe peuvent adresser des commentaires à leurs collègues du monde entier sur la plateforme afin de faire avancer le travail, malgré le décalage horaire. 

Shelley affirme que la plus grande valeur générée par le travail sur la plateforme Workiva est le gain de temps, mais aussi la transparence qu’elle offre.

« L’automatisation m’évite de passer des heures et des heures sur des tâches simples », a-t-elle déclaré. « Je peux tout faire beaucoup plus vite. »

Les membres de l’équipe ont également créé un modèle personnalisé pour les documents de travail afin de simplifier les révisions de Shelley. Non seulement ce modèle sert de fichier source pour les chiffres, mais il comprend également un espace pour les explications et les notes de bas de page, ce qui renforce la confiance quant à la fiabilité et à l’exactitude des chiffres.

« Mais c’est aussi une question de transparence et de cohérence », a déclaré Shelley. « Je n’ai pas besoin de deviner. Je sais exactement comment ce calcul est effectué et les modèles de dossiers de travail ont été reproduits dans chaque fonds. Je regarde les mêmes informations, dans un format cohérent, dans chaque série d’états financiers. »

« Nous essayons toujours d’être plus rapides, et pour ce faire, il faut améliorer en permanence les processus et utiliser les technologies qui sont disponibles », a déclaré Shelley.

Elle a remarqué que les commentaires de son entreprise sur Workiva sont intégrés aux nouvelles fonctionnalités que Workiva produit en continu. Ensuite, l’entreprise souhaite découvrir d’autres moyens de mettre en relation les équipes et ses centaines de contributeurs à la publication de rapports, types de rapports et plateformes technologiques.

Pour les équipes qui cherchent à améliorer leurs processus de reporting d’investissement sur papier ou sur ordinateur, elle suggère d’impliquer tous les employés en mettant l’accent sur les avantages et l’efficacité de la modernisation et sur la nécessité persistante de veiller à ce que ces processus deviennent et restent les meilleurs.

« Mon conseil, si je devais le résumer à deux choses, concerne la partie gestion du changement », a-t-elle expliqué, « mais c’est aussi l’amélioration et l’élévation continues de l’équipe. » 
 

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Veuillez nous contacter à l’adresse suivante : info@workiva.com

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