Création de rapports financiers complexes ASM Masters avec Wdesk

Les responsables de la création de rapports financiers sont soumis à beaucoup de stress, notamment au cours des périodes de déclarations. Les chiffres sont-ils tous corrects ? Les balises XBRL sont-elles correctes ? Le rapport sera-t-il soumis avant la date limite ?

Des inquiétudes bien connues du directeur des rapports externes et de la trésorerie d’ASM International. La société, dont le siège est aux Pays-Bas, est un fournisseur de premier rang d’équipements semi-conducteurs pour le traitement des plaquettes.

L’action de la société étant cotée au NASDAQ et à l’Euronext Amsterdam Stock Exchange, le directeur doit préparer deux ensembles de rapports financiers différents plusieurs fois par an. Il doit les faire réviser, approuver et les soumettre à deux dates différentes. Le processus de création de deux ensembles de rapports financiers et de deux rapports annuels est une entreprise compliquée qui peut être source importante de stress.

En 2009, l’équipe de création de rapports financiers créait des rapports pour la SEC et les régulateurs européens en utilisant des logiciels de traitement de textes et des tableurs pour mettre à jour leurs précédents rapports.

« Nous nous contentions de modifier le fichier, encore, encore et encore. Ce n’est pas très plaisant comme façon de travailler », explique le directeur.

Ce processus coûtait cher, et il avait l’impression que les documents essentiels étaient difficiles à sauvegarder. Une fois les rapports établis, il devait envoyer les rapports destinés à la SEC à un imprimeur aux États-Unis pour l’« EDGARisation », ce qui prenait encore plus de temps.

Avec Wdesk, c’est simple

Quand ASM a dû commencer à ajouter des balises XBRL à ses rapports SEC, elle a demandé de l’aide à une tierce partie. Mais des problèmes sont survenus pendant la période de grâce.

« Le rapport n’était pas correct à 100 %, et nous n’avions pas le temps de le corriger », déclare le directeur. À ce moment-là, je me suis dit que nous devions trouver une meilleure solution. »

« Cette meilleure solution », c’était l’utilisation de Wdesk pour la création de rapports SEC. ASM est devenue la première société européenne à adopter la plateforme. Les professionnels de Workiva ont réalisé tout le travail préparatoire relatif aux rapports d’ASM en utilisant les précédentes déclarations de la société à la SEC. Une fois cette phase terminée, l’équipe d’ASM avait déjà bien avancé.

« Cela fonctionnait bien et c’était fantastique ! » Grâce à Wdesk, le directeur a déclaré être beaucoup moins stressé.

La fonctionnalité de liaison directe de la plateforme est l’une des raisons pour lesquelles ce processus a si bien fonctionné. ASM utilise un seul livret de travail qui inclut toutes les valeurs financières et les données de la société. Quand l’équipe crée des rapports pour la SEC et les régulateurs aux Pays-Bas, qu’il s’agisse d’une déclaration trimestrielle ou d’un rapport annuel, elle extrait les données de son livret de travail, sachant que les données sont actuelles et que les chiffres sont liés. Grâce à cette technologie, l’équipe a l’esprit tranquille.

« Combiner toutes nos déclarations dans Wdesk est très facile », affirme-t-il. « Il me suffit d’ajouter un chiffre une seule fois pour pouvoir l’utiliser à plusieurs endroits. Et j’ai beaucoup plus l’assurance que les chiffres sont corrects dans tout le document. »

ASM préfère confier la responsabilité des balises XBRL à l’équipe Professional Services de Workiva. Auparavant, l’équipe dépendait d’auditeurs et d’un imprimeur tiers pour le balisage XBRL. Cependant, ce processus était difficile à gérer, demandait beaucoup d’efforts et causait beaucoup de tourments aux auditeurs. Non seulement le processus est plus efficace, mais il coûte aussi moins cher à ASM. Le directeur estime avoir réduit les dépenses supplémentaires liées au balises XBRL de moitié.

Flexibilité totale

ASM ne dépend plus de fournisseurs tiers ou de leurs calendriers. « Le plus intéressant a été la possibilité de soumettre nos rapports quand nous le souhaitons. Nous ne dépendons de personne, » déclare le directeur.

Un autre avantage de l’utilisation de Wdesk est la sécurité. Tous les rapports et données sont sécurisés sur la plateforme cloud et protégés par des options personnalisables en matière de sécurité et d’autorisations. Ils restent toutefois accessibles facilement, n’importe où et n’importe quand.

Wdesk offre à ASM la flexibilité dont son équipe a besoin pour gérer un processus de déclaration compliqué entre deux pays et de nombreux délais. Conformément au droit néerlandais, une entreprise doit publier un rapport annuel statutaire en ligne six semaines avant l’assemblée des actionnaires. Or, c’est précisément ce jour-là qu’ASM avait prévu de lancer son nouveau site Web. Cela aurait dû présenter une difficulté majeure, mais grâce à Wdesk et en dépit de la pression, cela n’a pas été le cas. L’entreprise a réussi à soumettre le document et à lancer le nouveau site le même jour sans aucun problème.

Wdesk a une nouvelle fois réussi à apporter la preuve de sa flexibilité quand le directeur a demandé au graphiste de l’entreprise d’insérer des données issues de Wdesk dans le rapport annuel d’ASM, présenté dans sa version papier de haute qualité, puis de télécharger le document sur le site Web. « Cela a été un avantage énorme », remarque-t-il.

Un document vivant

Au départ, ASM utilisait Wdesk uniquement pendant les périodes de déclaration, mais désormais, l’équipe de création de rapports externes l’utilise beaucoup plus souvent afin de créer ce qu’elle appelle un « document vivant ».

Au cours de l’exercice, quand il a une idée ou des informations intéressantes pour ses rapports, le directeur effectue une petite note rapide dans Wdesk.

« Je veux que ce soit un document vivant. Ce type de document vous aide dans votre planification tout au long de l’exercice parce vous obtenez un rapport de bien meilleure qualité et cela reflète votre exercice avec plus de précision, explique-t-il. Ainsi, toutes nos informations non financières sont terminées avant le 4e trimestre, si bien que nous pouvons nous concentrer sur les informations financières en janvier et en février. »

Quand on lui demande s’il est stressé actuellement, sa réponse est sans appel. « Wdesk m’a énormément soulagé. Le stress, je ne sais presque plus ce que c’est. »

Télécharger l’étude de cas

L’action de la société étant cotée au NASDAQ et à l’Euronext Amsterdam Stock Exchange, le directeur doit préparer deux ensembles de rapports financiers différents plusieurs fois par an. Il doit les faire réviser, approuver et les soumettre à deux dates différentes. Le processus de création de deux ensembles de rapports financiers et de deux rapports annuels est une entreprise compliquée qui peut être source importante de stress.

En 2009, l’équipe de création de rapports financiers créait des rapports pour la SEC et les régulateurs européens en utilisant des logiciels de traitement de textes et des tableurs pour mettre à jour leurs précédents rapports.

« Nous nous contentions de modifier le fichier, encore, encore et encore. Ce n’est pas très plaisant comme façon de travailler », explique le directeur.

Ce processus coûtait cher, et il avait l’impression que les documents essentiels étaient difficiles à sauvegarder. Une fois les rapports établis, il devait envoyer les rapports destinés à la SEC à un imprimeur aux États-Unis pour l’« EDGARisation », ce qui prenait encore plus de temps.

Avec Wdesk, c’est simple

Quand ASM a dû commencer à ajouter des balises XBRL à ses rapports SEC, elle a demandé de l’aide à une tierce partie. Mais des problèmes sont survenus pendant la période de grâce.

« Le rapport n’était pas correct à 100 %, et nous n’avions pas le temps de le corriger », déclare le directeur. À ce moment-là, je me suis dit que nous devions trouver une meilleure solution. »

« Cette meilleure solution », c’était l’utilisation de Wdesk pour la création de rapports SEC. ASM est devenue la première société européenne à adopter la plateforme. Les professionnels de Workiva ont réalisé tout le travail préparatoire relatif aux rapports d’ASM en utilisant les précédentes déclarations de la société à la SEC. Une fois cette phase terminée, l’équipe d’ASM avait déjà bien avancé.

« Cela fonctionnait bien et c’était fantastique ! » Grâce à Wdesk, le directeur a déclaré être beaucoup moins stressé.

La fonctionnalité de liaison directe de la plateforme est l’une des raisons pour lesquelles ce processus a si bien fonctionné. ASM utilise un seul livret de travail qui inclut toutes les valeurs financières et les données de la société. Quand l’équipe crée des rapports pour la SEC et les régulateurs aux Pays-Bas, qu’il s’agisse d’une déclaration trimestrielle ou d’un rapport annuel, elle extrait les données de son livret de travail, sachant que les données sont actuelles et que les chiffres sont liés. Grâce à cette technologie, l’équipe a l’esprit tranquille.

« Combiner toutes nos déclarations dans Wdesk est très facile », affirme-t-il. « Il me suffit d’ajouter un chiffre une seule fois pour pouvoir l’utiliser à plusieurs endroits. Et j’ai beaucoup plus l’assurance que les chiffres sont corrects dans tout le document. »

ASM préfère confier la responsabilité des balises XBRL à l’équipe Professional Services de Workiva. Auparavant, l’équipe dépendait d’auditeurs et d’un imprimeur tiers pour le balisage XBRL. Cependant, ce processus était difficile à gérer, demandait beaucoup d’efforts et causait beaucoup de tourments aux auditeurs. Non seulement le processus est plus efficace, mais il coûte aussi moins cher à ASM. Le directeur estime avoir réduit les dépenses supplémentaires liées au balises XBRL de moitié.

Flexibilité totale

ASM ne dépend plus de fournisseurs tiers ou de leurs calendriers. « Le plus intéressant a été la possibilité de soumettre nos rapports quand nous le souhaitons. Nous ne dépendons de personne, » déclare le directeur.

Un autre avantage de l’utilisation de Wdesk est la sécurité. Tous les rapports et données sont sécurisés sur la plateforme cloud et protégés par des options personnalisables en matière de sécurité et d’autorisations. Ils restent toutefois accessibles facilement, n’importe où et n’importe quand.

Wdesk offre à ASM la flexibilité dont son équipe a besoin pour gérer un processus de déclaration compliqué entre deux pays et de nombreux délais. Conformément au droit néerlandais, une entreprise doit publier un rapport annuel statutaire en ligne six semaines avant l’assemblée des actionnaires. Or, c’est précisément ce jour-là qu’ASM avait prévu de lancer son nouveau site Web. Cela aurait dû présenter une difficulté majeure, mais grâce à Wdesk et en dépit de la pression, cela n’a pas été le cas. L’entreprise a réussi à soumettre le document et à lancer le nouveau site le même jour sans aucun problème.

Wdesk a une nouvelle fois réussi à apporter la preuve de sa flexibilité quand le directeur a demandé au graphiste de l’entreprise d’insérer des données issues de Wdesk dans le rapport annuel d’ASM, présenté dans sa version papier de haute qualité, puis de télécharger le document sur le site Web. « Cela a été un avantage énorme », remarque-t-il.

Un document vivant

Au départ, ASM utilisait Wdesk uniquement pendant les périodes de déclaration, mais désormais, l’équipe de création de rapports externes l’utilise beaucoup plus souvent afin de créer ce qu’elle appelle un « document vivant ».

Au cours de l’exercice, quand il a une idée ou des informations intéressantes pour ses rapports, le directeur effectue une petite note rapide dans Wdesk.

« Je veux que ce soit un document vivant. Ce type de document vous aide dans votre planification tout au long de l’exercice parce vous obtenez un rapport de bien meilleure qualité et cela reflète votre exercice avec plus de précision, explique-t-il. Ainsi, toutes nos informations non financières sont terminées avant le 4e trimestre, si bien que nous pouvons nous concentrer sur les informations financières en janvier et en février. »

Quand on lui demande s’il est stressé actuellement, sa réponse est sans appel. « Wdesk m’a énormément soulagé. Le stress, je ne sais presque plus ce que c’est. »

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