IFRS 16 - Attention aux Actifs Fantômes!

26 Novembre 2019

IFRS 16 sur les contrats de location entre en vigueur pour les exercices commençant le 1er janvier 2019 ou après. Cela signifie que les équipes financières seront mobilisées jusqu’à la fin de l’année pour appliquer cette nouvelle norme.

IFRS 16 va principalement concerner les entreprises qui présentent d’importants portefeuilles de contrats de location. Cependant, les répercussions les plus importantes se feront sentir chez les entreprises qui sont actuellement preneuses de contrats de location simple. En effet, cette nouvelle norme impose aux sociétés d’intégrer la plupart des contrats de location à leur bilan à compter de 2019.

Si l’IFRS 16 offre davantage de transparence en ce qui concerne les contrats de location dans les états financiers des sociétés, sa mise en œuvre s’accompagne également de différents obstacles, qui sont encore plus complexes quand on y ajoute la question des actifs fantômes.

Voici ce que vous devez savoir pour ne pas être victime de la malédiction des actifs fantômes lors de votre mise en œuvre de l’IFRS 16.

Qu’est-ce qui change?

Alors que, pour l’essentiel, la comptabilité des bailleurs n’est pas modifiée, IFRS 16 change en profondeur le traitement comptable des contrats de location pour les preneurs.

Cette norme supprime la distinction entre les contrats de location simple et de location-financement pour les preneurs. Tous les contrats de location seront dorénavant considérés de la même manière que les contrats de location-financement en application de l’IAS 17. Des exceptions sont permises pour les locations à court terme (d’une durée maximale de 12 mois) et pour les actifs de faible valeur.

L’entrée en vigueur d'IFRS 16 affecte fortement les informations incluses dans les états financiers IFRS, car elle génère une augmentation des actifs capitalisés et des crédits comptabilisés au passif. Le compte de résultat est également modifié, puisque les dépenses liées aux contrats de location sont remplacées par des dotations aux amortissements plus élevées et par des frais d’intérêts.

Obstacles à la mise en œuvre

La mise en œuvre de l’IFRS 16 présente plusieurs challenges potentiels que les entreprises doivent relever, notamment:

  • Les bailleurs doivent analyser l’intégralité de leurs contrats existants pour collecter des données sur les locations, ce qui représente un défi de grande envergure pour les multinationales dont la supervision des contrats de location n’est pas nécessairement centralisée.
  • De plus, les contrats peuvent être rédigés en différentes langues.
  • Selon cette analyse, il est nécessaire de connaître la durée exacte des contrats de location.
  • Les bailleurs doivent ainsi procéder à plusieurs mesures successives pour déterminer le taux d’actualisation.
  • En fonction des critères établis, ils doivent identifier quels contrats de location doivent être modifiés, ce qui a des répercussions bien au-delà des équipes financières.
  • Les bailleurs doivent dès lors se préparer à de nouvelles exigences afin de fournir des informations de meilleure qualité.

Autres éléments qui risquent de compliquer la mise en œuvre de l’IFRS 16? Les actifs fantômes.

Les actifs fantômes existent

Vous pensez peut-être que les sociétés arrivent toujours à garder la trace de tous leurs actifs immobilisés, mais ce n’est pas forcément le cas, et ce, pour plusieurs raisons. C’est ce qu’on appelle des actifs fantômes : des actifs immobilisés inscrits au grand livre qui ne peuvent être comptabilisés, car ils sont physiquement absents, ont été perdus ou ont disparu.

Votre organisation doit donc payer des impôts sur quelque chose qu’elle n’utilise plus et cela entraîne des erreurs dans le reporting.

Prenons un exemple pratique. Une multinationale possède un parc de 300 000 ordinateurs portables et téléphones avec un cycle de vie de trois ans en contrats de location simple. Étant donné que les contrats étaient auparavant passés en charge, les actifs de faible valeur ne sont généralement pas inscrits dans les registres d’actifs immobilisés. Alors que la valeur de chaque ordinateur est relativement faible, la valeur totale des 300 000 ordinateurs portables et dispositifs mobiles est supérieure à 10 millions d’euros, un montant significatif en matière d’audit et de reporting.

Quand vient le moment de renouveler le contrat de location, un appareil peut se trouver dans un pays et le contrat dans un autre. L’appareil peut également avoir été perdu, volé, cassé, endommagé ou remplacé sans que les documents justificatifs appropriés aient été remplis. Pour répondre à ce problème, les organisations remplacent souvent l’actif sur une base comparable à l’expiration du contrat de location, puis le renouvellement est effectué de la même manière. Le statu quo est préservé étant donné que le nombre d’actifs sortants est égal au nombre d’actifs entrants. Et puisque l’intégrité comptable au niveau du groupe n’est pas fortement affectée, cela ne pose pas de problème lors de l’audit.

La modification du traitement comptable introduite par l’IFRS 16 impose de réaliser un inventaire des contrats de location et un rapprochement avec les registres d’actifs sous-jacents. Cela peut être un challenge si vous ne l’avez pas fait pendant plusieurs années. Les organisations actives dans des secteurs à forte intensité capitalistique, comme le pétrole et le gaz ou la location d’avions, doivent faire face à des conséquences financières encore plus importantes.

N’ayez pas peur des actifs fantômes

Une solution Cloud de reporting connecté et de conformité peut vous aider à supprimer les inconnues liées aux actifs fantômes.

Le suivi des actifs immobilisés de leur achat à leur sortie peut être simplifié par le recours à des outils de rapprochement du bilan associés à des solutions de reporting connecté et de conformité. Vous pouvez ainsi combiner la gestion des contrats de location avec des systèmes relatifs aux actifs immobilisés au sein d'un seul et même environnement pour réduire les erreurs dans l’ensemble de l’organisation.

La puissance de l’analyse de données permet de relier vos ERP aux systèmes de saisie dans les registres de contrats de location. L’analyse avancée des durées des contrats et les scénarios hypothétiques à auditer s’en trouvent simplifiés. L’analyse des contrats de location est également connectée à la Plateforme afin de maximiser la durée de vie utile de l’actif.

Notre plateforme de reporting connecté et de conformité prend également en charge l’analyse des taux d’actualisation complexes et de la juste valeur marchande résiduelle ainsi que les calculs des taux de rendement internes actualisés. Cela réduit les procédures manuelles et intègre davantage le rapprochement entre l’analyse des registres du bilan et les registres des contrats de location ainsi que l’analyse des avantages économiques.

Un protocole d’examen comptable technique (technical accounting review, TAR) devra probablement être rédigé afin de montrer que le traitement comptable réalisé par l’équipe financière et les informations correspondent aux exigences de l’IFRS 16. Le TAR sera révisé par le comité d’audit et les auditeurs avant la validation finale des informations financières.

Grâce aux solutions de reporting connecté et de conformité, vous pouvez relier toutes les personnes, toutes les données et tous les processus impliqués dans cet examen sur une plateforme unique. Résultat : un examen plus rapide et une meilleure efficacité du processus. La gestion de l’information et les notes sur l’examen d’audit peuvent apporter les mêmes avantages lorsque vous associez le reporting et la conformité. Vous obtenez ainsi des informations comptables plus cohérentes sur de grands nombres d’écritures comptables issues des différentes entités du groupe lors de la mise en œuvre de l’IFRS 16.

Enfin, les solutions de reporting connecté et de conformité peuvent automatiser la collecte et la préparation des données pour limiter les erreurs, réduire les risques de mise en œuvre et aider à assurer la cohérence entre vos différentes informations financières.

N’ayez pas peur des challenges liés à l’IFRS 16 et aux actifs fantômes. Prenez contact avec Workiva pour découvrir comment nous pouvons vous aider.