Comment la technologie peut améliorer les processus de création de rapports statutaires

Les rapports statutaires posent plusieurs difficultés aux entreprises, notamment la gestion interne des données nécessaires pour répondre aux exigences de création des rapports.

De quelle manière ces difficultés se manifestent-elles précisément en ce qui concerne les exigences en matière de création de rapports statutaires ? Que signifient-elles pour les professionnels de la création de rapports financiers ? Quelle aide la technologie peut-elle apporter dans l’amélioration des processus ?

Cet article cherche à répondre à ces questions, et à bien d’autres, afin d’expliquer la création de rapports statutaires.

Pourquoi la création de rapports statutaires est-elle compliquée ?

Dans le domaine de la création de rapports statutaires, on accorde, à juste titre, la priorité à la production du rapport consolidé et aux déclarations réglementaires de titres. Cependant, les sociétés doivent également soumettre des rapports aux autorités gouvernementales (souvent, au registre du commerce) responsables de l’application du droit des sociétés, notamment en matière de finance et de gouvernance.

Ces exigences statutaires ne sont pas forcément réservées aux sociétés cotées en bourse. En règle générale, elles s’appliquent à toutes les entités légales, même si la définition exacte du terme « personne morale » varie en fonction du droit local. Par conséquent, les multinationales qui ont des filiales dans le monde entier doivent établir des rapports pour la plupart de ces filiales.

Il faut également noter que, pour de nombreuses entreprises, il ne s’agit pas seulement de créer un seul rapport par pays. Les filiales sont créées pour des raisons différentes, et il n’est pas rare qu’une société mère gère des dizaines de filiales devant établir des rapports dans un seul pays.

Gestion des états financiers annuels

Le nombre et la nature des rapports varient d’un pays à l’autre, mais les états financiers annuels et les rapports d’audit et de gouvernance associés sont les plus courants. Ces chiffres annuels sont souvent utilisés dans le cadre des déclarations fiscales locales et peuvent être exigés par les instituts de statistiques et pour les demandes de crédits.

Pour chaque petite entité, un rapport annuel semble être une chose facile à gérer. Cependant, si l’on prend en compte les complications suivantes, le processus devient un casse-tête :

• assurer dans un seul pays la cohérence des chiffres et des explications entre les rapports,
• gérer les exigences différentes en matière de gouvernance d’entreprises entre les pays,
• gérer le travail supplémentaire requis pour les entités plus grandes,
• gérer le nombre d’équipes à impliquer

N’oubliez pas, il s’agit tous de rapports statutaires : ils sont tous liés à des responsabilités légales. De plus, l’ensemble des données et des chiffres comptables créés au niveau local alimentent le processus de consolidation, ce qui a une incidence sur leur précision quand ils sont intégrés au rapport consolidé. En conséquence, créer un processus harmonisé et simplifié à l’intention des équipes comptables intervenant sur ces rapports devrait être une priorité.

Comment les entreprises peuvent-elles mettre l’accent sur leurs processus ? En réévaluant la technologie utilisée pour créer les rapports. Quand vous connectez des données financières et utilisez une source unique et unifiée pour toutes les données des rapports — ESEF, rapports statutaires, 20-F, etc. — les processus sont plus agiles et adaptables.

Technologie et rapports statutaires

En dépit du caractère vital des chiffres des entités individuelles relatifs aux valeurs fournies dans le rapport consolidé, nombreuses sont les sociétés à être dépourvues d’un processus ou d’un logiciel universel pour toute l’entreprise.

Même dans les organisations où la préparation de rapports est centralisée, les données requises sont souvent enregistrées dans plusieurs systèmes locaux différents. De plus, un transfert sécurisé n’est pas toujours facile, car le contrôle de version n’est souvent pas formalisé et le processus nécessite des étapes manuelles augmentant le risque d’erreur. Avec de tels processus, l’organisation ne peut exercer un contrôle solide des opérations locales. Les modifications et les mises à jour de dernière minute sont difficiles à gérer, et sont synonymes de longues soirées de travail et de casse-tête pour les équipes chargées des rapports.

En dépit de ces difficultés, privilégier des technologies favorisant la collaboration et simplifiant les processus peut faciliter la création de rapports statutaires. En utilisant un logiciel sur le cloud qui leur permet d’adapter les processus de création de rapports statutaires à leurs besoins, les équipes peuvent consacrer plus de temps à fournir des éclaircissements aux principales parties prenantes, plutôt que de se limiter à l’établissement de rapports obligatoires.

Pour plus d’informations sur la raison pour laquelle les organisations intègrent la technologie dans leurs processus de création de rapports statutaires, lisez notre article de blog Pourquoi la création de rapports statutaires est prête pour la transformation numérique (Why Statutory Reporting Is Ready for Digital Transformation).