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6 Working from Home Tips for Financial Reporting and Controls Teams

illustration of a remote office
12 March 2020

«Nous souhaitons donner à nos collaborateurs la liberté de travailler où ils le souhaitent car nous savons qu'ils ont la volonté et l'expertise nécessaires pour réaliser d'excellentes performances, qu'ils soient à leur bureau ou dans leur cuisine ». —Richard Branson 

Chez Workviva, nous adorons le travail à distance. Nous élaborons des solutions basées sur le cloud et encourageons une culture favorisant l'excellence dans le travail — quel que soit le lieu de travail. Avec des équipes réparties dans 19 bureaux à travers le monde et d'innombrables sites distants, nous avons tiré quelques leçons sur la façon de travailler ensemble à distance (et sur les écueils à éviter). 

Face à l'évolution récente de la COVID-19, chacun est contraint de repenser sa façon de travailler et d'interagir. Les équipes qui n'ont jamais travaillé à distance doivent apprendre à le faire. Et vite.

Que vous découvriez le travail à domicile ou que vous soyez à la recherche d'une nouvelle approche du travail, voici quelques points clés que nous avons tirés de notre expérience :

1. L'essentiel : équilibrer l'accès et la sécurité

Garantir la sécurité des données est essentiel mais faire son travail est tout aussi important. Compte tenu des protocoles de sécurité de votre entreprise, comment les bonnes personnes peuvent-elles obtenir les bonnes données au bon moment ?

  • Cela semble simple, mais c'est un blocage courant: assurez-vous d'avoir les bons identifiants de connexion ou jetons pour accéder à votre VPN, vos fichiers et vos programmes. 
  • Adoptez le cloud et assurez-vous que les documents sont stockés en ligne. Rien n'est pire que d'avoir un document de travail urgent bloqué sur un ordinateur de bureau lorsque vous en avez besoin. 
  • Utilisez les paramètres de permission pour limiter les personnes autorisées à consulter ou modifier les fichiers.

Nous utilisons Workspaces sur la plateforme Workiva afin de créer des zones contrôlées pour les équipes. Cela nous permet de travailler avec des données et des documents entre équipes ; ainsi, nous pouvons travailler au sein de toute notre entreprise avec flexibilité et en ayant le contrôle.

2. Simplifier la gestion du travail en reliant les données et en automatisant

Il est toujours important d'économiser votre temps. Cela devient d'autant plus essentiel pour les membres d'équipe qui commencent à travailler depuis chez eux où de nouvelles distractions peuvent compliquer les choses — que ce soit les animaux de compagnie, les enfants ou les conjoints ou colocataires qui ont également besoin de travailler à domicile. 

Ajoutez à cela la pression imposée par la mise à jour rapide des prévisions financières ou des contrôles internes à la lumière de la volatilité du marché et de la COVID-19. Chaque minute compte. Gagnez un maximum de temps en reliant les données entre les feuilles de calcul, les documents  et les présentations pour garantir une collaboration fluide. 

Si vous utilisez actuellement la plateforme Workiva (et nous ne pouvons que vous en féliciter !), n'oubliez pas que la mise en lien des données vous permet de modifier les données à la source pour les mettre automatiquement à jour sur toutes les destinations. 

3. Travailler sur votre flux de travail et vos systèmes 

Lorsque les membres de votre équipe ne travaillent pas physiquement ensemble, vérifier le statut des projets ou informer les autres membres que vous avez terminé votre part du travail n'est pas aussi simple que de communiquer d'une part et d'autre de la paroi d'un bureau. 

Les applications de messagerie instantanée peuvent contribuer à combler cette lacune (nous y reviendrons plus tard), mais vous devez aller un peu plus loin : 

  • Automatisez les flux de travail de sorte que des alertes soient automatiquement envoyées lorsque c'est au tour d'un collaborateur précis de prendre en charge un projet ou qu'un membre de l'équipe a du retard dans l'exécution de sa tâche.
  • Ajoutez des tâches et utilisez des certifications sur la plateforme Workiva pour organiser des flux de travail, définir des tâches  et envoyer des rappels pour vous-même ou vos collègues , voire votre supérieur.
  • Créez des tableaux de bord pour voir rapidement ce qu'il reste encore à faire.

4. Finies les tapes sur l'épaule ! Place à la technologie ! 

Vous n'avez pas la possibilité d'aller jusqu'au bureau d'un collaborateur lorsque l'équipe est disséminée. Même lorsque tout le monde est au bureau, aller donner un coup de pouce à un collaborateur ou attendre que votre supérieure revienne à son bureau n'est pas toujours la meilleure façon de procéder. 

  • Suivez les conversations en intégrant des commentaires et des réponses dans des documents de travail afin que chacun soit informé.
  • Utilisez des outils de planification de projet pour assurer la visibilité des étapes importantes du projet, des actions requises  et des produits livrables.
  • Créez des étiquettes à apposer sur vos documents pour aider chacun à trouver rapidement ce qui a été fait. Une équipe de Workiva appose sur les fichiers des étiquettes comme Non commencé, En cours, À modifier  ou Approuvé afin que tous ses membres puissent voir d'un seul coup d'œil les fichiers à traiter. 

5. Trouver le(s) meilleur(s) outil(s) pour le travail à effectuer

Si les équipes travaillent ensemble à distance, il se peut qu'elles ne se trouvent pas toujours sur le même fuseau horaire. Il peut s'avérer difficile de planifier des réunions ou des vidéoconférences pour échanger des informations. Voici les méthodes efficaces que nous avons trouvées pour rester en lien :

  • Utilisez des outils de collaboration, tels que Slack, pour améliorer la communication au quotidien. 
  • Remplacez les conversations à la fontaine à eau et les rendez-vous improvisés autour d'un café par des articles, des blogs, des wikis  et des forums pour partager des connaissances, échanger des astuces  ou signaler la mise à jour des politiques et procédures au sein de votre entreprise.

6. Maintenir la confiance grâce à la mise en lien

Ce sont les personnes qui rendent les entreprises uniques. Ne perdez pas le contact avec vos collaborateurs préférés qui égaient votre vie au bureau au quotidien. Mettez en place un jeu de questions-réponses, un canal Slack  ou un fil d'e-mails réservé aux discussions sur les derniers résultats sportifs, les intrigues de télé-réalité  ou les objectifs de fitness. 

Où trouver de l'aide

Si vous êtes déjà client, nous sommes là pour vous aider. Puisque vous utilisez Workiva et que vous explorez de nouvelles façons de travailler,  la communauté Workiva est un excellent point de départ ; et notre incroyable équipe Customer Success est toujours prête à répondre à vos questions. 

Et si vous n'êtes pas client, nous pouvons toujours vous  aider. Nos solutions sont spécialement conçues pour vous aider à vous mettre en lien ou à collaborer avec votre équipe, que ce soit à l'autre bout du couloir ou à l'autre bout du monde. Consultez la page de nos solutions pour voir si ce que nous proposons répond à vos attentes.

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