Cómo la plataforma Workiva capacitó a Aker Horizons para integrar ESG en su informe anual líder del sector

Cómo la plataforma Workiva capacitó a Aker Horizons para integrar ESG en su informe anual líder del sector

Aker Horizons es un desarrollador de energía verde e industria verde. Y están en una misión. Fundada en 2020 por la firma de inversión industrial noruega Aker ASA, su enfoque exclusivo es apoyar a las empresas que pueden acelerar la carrera hacia el cero neto. Desde energías renovables hasta tecnologías de vanguardia, su cartera consta de empresas "positivas para el planeta" que trabajan activamente para reducir las emisiones globales y construir una forma de vida verdaderamente sostenible. 

Al valorar su primer informe anual, el equipo de Aker Horizons sabía que necesitarían liderar con el ejemplo. Para Jeanett Bergan, que se unió a la empresa en 2021 como directora de sostenibilidad, estaba claro que este informe debía integrar información financiera y no financiera. «Aker Horizons tiene grandes ambiciones en materia de ESG. Como empresa que ejerce un impacto positivo en el planeta y que está impulsada por un propósito, tenía sentido para nosotros hacer un informe integrado», comentó.

Un reto único: liderar la elaboración de informes ESG

La elaboración de un informe que transmitiera los valores de Aker Horizon desde el inicio hasta el producto final era innegociable. «Al ser una empresa de nueva creación, empezábamos básicamente desde cero», explicó Jeanett. Aunque esto supuso un reto para ellos, también les brindó la oportunidad de diseñar intencionadamente su proceso desde la nada. Al hacerlo, sabían que podrían comunicar claramente el valor de la empresa al tiempo que se preparaban para cumplir con la inminente normativa de presentación de informes medioambientales, sociales y de gobierno corporativo (ESG). 

Si hay algo que a Jeanett le apasiona cuando se trata de informes ESG, es el poder de la estandarización para ayudarnos a comparar datos, tomar decisiones informadas e impulsar un cambio positivo. Para que esto sea posible, los datos deben recopilarse, medirse y compararse de manera coherente y uniforme. “Nuestro objetivo con el informe era estandarizar todo. Queríamos que fuera lo más relevante posible para las últimas legislaciones y directrices, y cubrir todo lo que pensamos que deberíamos informar”.  

Aker Horizons también necesitaba considerar las empresas de su cartera. “Si les hubiéramos dicho que necesitaban producir sus propios informes de sustentabilidad, lo más probable es que hubieran informado sobre diferentes métricas que no eran comparables con las nuestras”, aclaró Jeanett. El equipo reconoció que, para llevar a las empresas de su cartera con ellos en su viaje hacia la estandarización, necesitaban predicar con el ejemplo. 

Nuestro objetivo con el informe era estandarizar todo. Queríamos que fuera lo más relevante posible para las últimas legislaciones y directrices, y cubrir todo lo que pensamos que deberíamos informar”. Jeanett Bergan, directora de sostenibilidad de Aker Horizons

Para lograr una verdadera integración y transparencia, también decidieron invitar a representantes de las empresas de su cartera para que colaboraran con ellos durante el proceso de elaboración de informes. "Teníamos que ser muy cautelosos, éramos conscientes de que estábamos exigiéndoles mucho a las empresas de nuestra cartera», dijo. «Encontrar la herramienta adecuada para aglutinarlos a todos y permitir procesos coherentes pasó a ser rápidamente una prioridad», confesó Jeanett.

Aker Horizons se sintió atraído por Workiva por primera vez porque ofrecía una plataforma segura y centralizada con estrictas capacidades de permisos para informes financieros y ESG. Esto significaba que todo el trabajo podía realizarse en el mismo entorno y que el equipo principal de informes podía confiar en la coherencia de los datos y en su capacidad para mantener el control del proceso. Jeanett explicó: “Estábamos buscando una solución que fuera muy flexible sin tener innumerables hojas de cálculo y múltiples versiones del mismo documento dando vueltas. Nos encontramos con Workiva y vimos que podía satisfacer nuestras necesidades tanto en el aspecto financiero como en tareas como el etiquetado ESG”.

Para el equipo de Aker Horizons, las primeras fases de la implementación fueron fluidas: a pesar de cumplir con algunos requisitos complejos, el equipo comprobó que la plataforma Workiva era fácil de entender. «Gracias a su facilidad de uso, no hace falta ser un usuario avanzado para empezar a navegar por ella. Ofrecimos 15 sesiones de incorporación de 30 minutos para los nuevos usuarios, pero algunos no las necesitaron en absoluto: simplemente se conectaron y empezaron a trabajar», recuerda Jeanett. 

Donde colaboración y seguridad se dan la mano

Establecer un nuevo proceso mientras se gestiona la recopilación, revisión e integración de datos financieros y no financieros es, en sí mismo, una tarea difícil. Hacer todo esto con una fuerza laboral distribuida se sumó a la complejidad. En total, más de 50 personas colaboraron en el informe: alrededor de una docena dentro de Aker Horizons, y todos los demás contribuyentes se encuentran dentro de las empresas de cartera. 

Todos pudieron trabajar juntos, con facilidad, en tiempo real en la plataforma Workiva. Esto significaba que podían ingresar, analizar y publicar sus datos en un solo lugar, con supervisión de toda la actividad, linaje de datos claro y la capacidad de controlar el acceso hasta el nivel celular. La mayoría de las empresas de la cartera también optaron por utilizar la plataforma para crear sus informes individuales, lo que permitió un flujo ininterrumpido de información transparente y verificable. 

Debido a que es fácil de usar, no necesita ser un usuario avanzado para comenzar a navegarlo. Nos ofrecieron 15 sesiones de incorporación de 30 minutos para nuevos usuarios, pero algunos no las necesitaban en absoluto: simplemente se conectaban y comenzaban”. Jeanett Bergan, directora de sostenibilidad de Aker Horizons

«Con mucho, la funcionalidad más importante para nosotros ha sido la elaboración de informes conectados», dijo Jeanett. «Cuando nos decantamos por Workiva, no teníamos ni idea de lo fluida que sería la colaboración. En la práctica, la plataforma cumple sus promesas, tanto a nivel general como más específico. Puesto que todos los datos están conectados, cualquier cambio que nuestras empresas en cartera realicen en sus informes actualiza automáticamente los nuestros. Y como podemos centrar la colaboración en procesos específicos, como tareas y etiquetas, podemos trabajar de manera mucho más eficiente».

Con tantas partes trabajando en los mismos documentos, era fundamental proteger la información confidencial. «Necesitábamos ser muy restrictivos en términos de quién tenía acceso a qué -explicó-. Dimos la responsabilidad a determinadas personas de otorgar acceso a los nuevos usuarios y asignarles los niveles adecuados de permisos a sus áreas correspondientes, donde podían entrar y leer o editar los archivos. Fue muy fácil incorporar a auditores, consultores y cualquier persona que nos ayudara con el informe». 

Una solución sencilla para objetivos ESG ambiciosos 

Si bien el equipo se sintió atraído inicialmente por Workiva por su inclusión de los últimos marcos de informes financieros y ESG, en última instancia fue su simplicidad, una plataforma segura y fácil de usar, que permite a los usuarios trabajar juntos de una manera transparente y dinámica. hizo la mayor diferencia para ellos. “Sin Workiva, todo el proceso probablemente se habría visto muy diferente”, dijo Jeanett. “Creo que hubiera sido mucho más estresante, particularmente en términos de recopilación de datos, verificar si los documentos se habían actualizado y perseguir a las personas para obtener las últimas versiones. Ahora todos estamos trabajando en el mismo sistema y todos podemos acceder a la información más reciente en cualquier momento”. 

¿El resultado? Un informe que reúne las variables financieras y no financieras de una manera cuantificable y significativa, y que puede servir de ejemplo de las buenas prácticas emergentes. En palabras de la propia Jeanett, «hemos optado por situarnos a la vanguardia de determinados marcos de presentación de información, aplicando los requisitos reglamentarios más recientes».

“Cuando elegimos Workiva por primera vez, no sabíamos exactamente cuán fluida sería la colaboración. En la práctica, la plataforma cumple sus promesas”. Jeanett Bergan, Directora de Sostenibilidad, Aker Horizons
 

A medida que los estándares y las legislaciones continúan evolucionando con el tiempo, contar con una herramienta integral que sustente la recopilación de datos mientras se adapta a los requisitos más recientes permitirá que el equipo de Aker Horizons continúe liderando el camino. 

“Vamos a ver más y más estandarización en el futuro, lo que será algo grandioso en esta jungla ESG”, concluyó Jeanett.