Establecimiento de procesos estandarizados de informes multientidad para The Kraft Heinz Company.

Kraft Heinz Company es una compañía de confianza y conocida en todo el mundo como productor de alimentos y bebidas de elevada calidad. Al ser una gran multinacional con 187 entidades separadas fuera de EE. UU., también tiene que preparar numerosos informes corporativos. 

Para Luke Templeman, responsable de Informes Financieros, que gestiona la presentación de información financiera, los cierres mensuales y los estados financieros para las sociedades de cartera en Europa, además de ayudar a las ramas de Oriente Medio y Latinoamérica de la compañía con sus informes legales anuales a nivel local, son tareas que requieren tanto precisión como eficiencia. Con poco margen de error y un imperativo de mantener la coherencia en la presentación de estados financieros en todos los informes anuales locales, la dirección era consciente de que necesitaba introducir prácticas estandarizadas en todos los informes financieros de sus entidades.

«Cuando miras nuestros estados financieros antes de la adopción de Workiva, todos tenían formatos diferentes y notas distintas —confesaba Luke—. Por ejemplo, generamos informes legales individuales para nuestros múltiples estados financieros según los PCGA del Reino Unido y ninguno de ellos tenía el mismo formato e imagen. Nos esforzamos mucho por garantizar la exactitud de los datos y el cumplimiento de la normativa local en materia de presentación de informes, por lo que resultaba frustrante, tanto desde el punto de vista de la revisión por parte de la dirección como de la presentación de informes, no poder ofrecer un resultado coherente a nuestros distintos grupos de interés». 

Con la plataforma Workiva ya implantada en las divisiones de Kraft Heinz Company con sede en EE. UU., y tras las experiencias positivas con Workiva en puestos anteriores, Luke y su gerente confiaban en que la plataforma permitiría la estandarización y ayudaría a facilitar los procesos de preparación y revisión por parte de la dirección. 

When VPs ask me questions or flag anything for review, I’m confident in my responses and can get back to them quickly because I have oversight of all information.” —Luke Templeman, Financial Reporting Manager, The Kraft Heinz Company
 

The challenge

Para Luke, los procesos de preparación de informes legales anuales en Kraft Heinz Company antes de colaborar con Workiva eran excesivamente manuales y laboriosos. 

«Para cada informe anual, trabajábamos en varias hojas de cálculo y luego pegábamos esa información en documentos independientes. Con numerosas partes interesadas en múltiples ubicaciones trabajando en cada informe, debíamos hacer muchísimo trabajo manual. Podíamos tener aportaciones de Brasil, luego añadidos de Dubái y terminar con una serie de ajustes aleatorios que debían realizarse. Debíamos copiar y pegar tablas, revisar y comprobar el texto cada vez que se facilitaba información nueva. Y, si había que hacer modificaciones, debíamos actualizarlas minuciosamente en todas las hojas de cálculo y documentos». 

Hacer un seguimiento de cantidades ingentes de información y documentos también generó complicaciones para los interventores y vicepresidentes de la compañía durante el proceso de revisión.

«Cuando eres interventor y estás repasando conjuntos aparentemente interminables de estados financieros de todas partes, es inevitable tener que hacer algunas preguntas. Siempre había múltiples ocasiones en las que nos preguntaban: "¿qué habéis hecho aquí?" o "¿qué es esto?". Dado que el formato de informes anuales no estaba estandarizado, era como tener que leerle la mente a los equipos que preparaban los informes para entender la lógica aplicada al proceso. En última instancia, me resultaba difícil saber si los datos facilitados por mis compañeros de todas nuestras entidades eran correctos sin dedicarles mucho trabajo personalmente».  

Otro elemento del proceso de revisión que causaba problemas era la traducción.

«En Brasil, hay que revisar en portugués. En Chile, en español. En Francia, en francés. Cada informe debía traducirse antes de su revisión para que pudiéramos conocer en profundidad las notas. No había una forma rápida, fácil y segura de hacerlo». 

Cómo Kraft Heinz Company alcanzó la estandarización y la coherencia

El equipo ha podido resolver muchos de los problemas de su proceso local de preparación de informes legales utilizando la plataforma Workiva. Luke destaca especialmente la forma en que aborda su principal problema: la falta de estandarización.

«A nuestra escala, los procesos de generación de informes no deben ser ad hoc. Hemos encontrado una gran herramienta de estandarización con la plataforma Workiva. Las horas que solía dedicar a dar formato a la información son cosa del pasado. Ahora, cuando creo y doy formato a una tabla, sé que será uniforme y tendrá un aspecto profesional en todos los materiales. Personalmente, esto me ha ahorrado mucho tiempo». 

La plataforma Workiva también ha demostrado ofrecer un valor incalculable a la hora de garantizar la coherencia de los datos. 

«Puesto que aprovechamos la funcionalidad de vinculación de la plataforma Workiva, cuando voy a actualizar números o copiar y hacer clic en publicar, me tranquiliza saber que estos cambios se actualizan inmediatamente en nuestros estados financieros. Puedo afirmar que esto ahorra muchísimo tiempo. Implica que no nos saltaremos accidentalmente cifras anteriores y que, cuando nos sometamos a una revisión de auditoría externa, nos sentiremos mucho más cómodos con los datos». 

También ha transformado el proceso de revisión de la organización, evitando que los altos cargos de la empresa tengan que revisar montones de datos.

«A los vicepresidentes les resulta muy fácil entrar y revisar los estados financieros en la plataforma. No revisan todos los detalles, pero ¿por qué deberían hacerlo? Quieren tener una visión de alto nivel de todos los números y hacer una evaluación rápida sobre si tiene sentido, y esto es precisamente lo que consiguen con la plataforma Workiva. Y, desde mi punto de vista, cuando me hacen preguntas o marcan algo para revisión, estoy seguro de mis respuestas y puedo contestarles rápidamente, porque puedo tener visibilidad sobre toda la información». 

La facilidad de revisión se ha visto favorecida por las funciones de traducción integradas en la plataforma. 

«La traducción que obtenemos nunca va a ser de la misma calidad que si lo hiciera un hablante nativo. Pero, durante la revisión, esto no es una prioridad. La prioridad es poder obtener comentarios rápidos de nuestros compañeros de territorios donde no se habla inglés. La herramienta de traducción ha facilitado enormemente la revisión y ha logrado ayudarnos a obtener una visión más profunda durante la revisión. Es otra forma de controlar mejor todo el proceso y otro ejemplo más de mejora de la estandarización, que ha sido beneficiosa en todos los sentidos». 

Y la plataforma ha desempeñado un papel clave a la hora de garantizar el cumplimiento normativo. Cuando los requisitos del formato electrónico único europeo (ESEF) pasaron a ser de obligado cumplimiento a principios de 2022, el equipo no tuvo que preocuparse de lidiar con su etiquetado XBRL®.

«El responsable de impuestos respiró aliviado al ver cómo podía aplicar etiquetas XBRL con Workiva. ¡Fue muy rápido y fácil!».   

¿Su consejo? Confiar en el proceso 

Vale la pena señalar que Kraft Heinz Company en Europa acaba de iniciar su andadura con Workiva, lo que implica que el equipo aún está trabajando en su transición desde el uso de hojas de cálculo y documentos para las actividades de elaboración de informes anuales. Para algunos, el cambio no es fácil. Pero Luke tiene consejos para otras multinacionales durante las primeras etapas de adopción.

«Como empresa, somos muy innovadores y trabajamos a un ritmo rápido. Pero como interventores, por naturaleza, siempre cuestionamos por qué el cambio es necesario cuando, en años anteriores, los informes finales se entregaron a tiempo. Si experimentas dudas, te diría que te limites a ponerte a trabajar con la herramienta. Úsala. Acostúmbrate a ella. Solo así y familiarizándote con ella tendrás más confianza, te sentirás más cómodo y podrás trabajar más rápido».

Con los primeros éxitos que Luke ha experimentado con la plataforma y el apoyo que recibió de Workiva, está buscando ampliar su uso dentro de la organización. 

«El equipo de Workiva ha ido siempre un paso más allá para nosotros. Hemos forjado una relación sólida que estoy seguro de que proporcionará valor a medida que continuemos nuestro proceso hacia la estandarización completa en más territorios».

As work continues on that journey, Luke’s focused on his next goal: to help all of his colleagues to enjoy the same time savings that he’s experienced with the Workiva platform. 
 
“Using Workiva, my interim financial reporting took me about two to three hours to roll forward whereas, before, it could have taken me a day or two. It was very, very quick. As more people get comfortable with using the platform, we’re hoping that we’ll be able to gain back significant time.”