Bridging the Gaps: How Connectivity Synced FLEETCOR’s Statutory Reporting

Lara Wilson tiene un trabajo ocupado. Como controladora financiera de la multinacional FLEETCOR, dirige 12 entidades designadas dentro del Reino Unido. FLEETCOR es líder mundial en el procesamiento de pagos B2B y facilita miles de millones de transacciones en 100 países. 

La gestión de las operaciones contables de una empresa global matricial exige mucho tiempo e inversión. Mientras supervisaba los sprints de informes de fin de año, también se enredó en los protocolos de informes manuales, que redujeron sus recursos. 

Sin embargo, estaba en buena compañía porque las operaciones estadounidenses de la empresa habían estado usando la plataforma Workiva para sus informes de la SEC . Conectarse con el equipo de Workiva le dio claridad sobre una posible nueva solución que podría acelerar los plazos de presentación de informes legales. “Cuando hablamos inicialmente con Workiva y analizamos la plataforma, en realidad se trataba de ahorrar algo de tiempo”, dijo Lara. Después de asociarse con la firma de contabilidad y asesoría Dixon Hughes Goodman LLP (DHG) e integrar Workiva en los flujos de trabajo de informes de FLEETCOR el año pasado, se alivió la crisis de los plazos de presentación de informes y la vida laboral de Lara se volvió un poco más espaciosa y sencilla.  

Mucho tiempo en informes, poco tiempo

Lara supervisa una combinación de empresas comerciales y de inversión más pequeñas y entidades comerciales de combustible de miles de millones de dólares. Recopilar e ingresar datos legales exigió un trabajo intensivo, ya que Lara y su equipo usaban sistemas de escritorio. Debido a que los recursos eran escasos para reunir todos los datos legales, tuvo que sacar a los miembros de su equipo de equipos independientes mientras manejaban sus responsabilidades contables diarias. Estos procesos tardaron de ocho a nueve meses en llegar a la marca de presentación de fin de año. 

Conectando los puntos

Consciente de las ineficiencias del uso de métodos de escritorio, Lara explicó: "Definitivamente analizamos cómo podíamos hacer que el proceso fuera más fluido y [con] menos intervención del usuario". 

Había oído hablar de las capacidades de Workiva en una conversación previa con otra organización antes de descubrir la asociación con la plataforma de FLEETCOR en EE. UU. Cuando se conectó con el equipo de ventas de Workiva más adelante, le brindaron más orientación sobre las oportunidades de automatización y conectividad en el marco de informes de FLEETCOR. 

“Absolutamente cumplía todos los requisitos para nosotros, poder incorporar la automatización y observar el ahorro de tiempo y recursos. Nos ayudaron a armar un caso de negocios al ver cómo podíamos implementarlo localmente, pero luego también mostraron los beneficios desde una perspectiva general”, dijo.  

Después de inspirarse en el marco de valores de la plataforma Workiva, se alineó con la contraloría con sede en EE. UU. y se estableció un programa piloto para su territorio del Reino Unido. A continuación, necesitaba información sobre la integración por fases estratégicas entre varias entidades.

Pero necesitaba orientación sobre el rompecabezas que tenía delante. Se sincronizó con David Grant, director general de DHG, y le pidió su experiencia mientras buscaban escalar ampliamente en 12 entidades.

Con el piloto en marcha, tenía la herramienta adecuada, la consulta de David y un conjunto de apoyo. Pero Lara necesitaba un talento único que pudiera proporcionar un análisis financiero granular. Fue entonces cuando Alison Golden, Gerente de Finanzas Comerciales para el territorio británico de FLEETCOR, entró en escena. 

"En realidad, no soy una persona de cuentas estadísticas", dijo Alison. "Sin embargo, [en] las conversaciones que hemos tenido con Workiva, se ha vuelto muy evidente que también podríamos implementar su solución... involucrarme en este proceso de informes de cuentas estadísticas sería beneficioso para mí y para mi área".

Alison se centró en el mapeo de datos, mientras Lara perfeccionaba los informes reglamentarios finales. 

“Big bang” versus lento y constante

Con una auditoría importante pendiente sobre Lara y con las prioridades diarias de Alison, se dieron cuenta de que migrar en segmentos encajaría mejor con su estrategia. “Inicialmente teníamos 12 entidades con los bancos. Una de las cosas que notamos con bastante rapidez fue que estábamos realmente entusiasmados, pero también estábamos tratando de hacer nuestro trabajo diario. En lugar de detenernos y esperar, redujimos nuestro alcance, pensando ahora en siete de las entidades para hacerlo”.  

La estrategia de implementación "big bang" original de Lara en todas las entidades cae en un extremo del espectro, mientras que el enfoque por etapas al que hizo la transición cae en el otro. David ha visto lanzamientos exitosos utilizando la plataforma Workiva en ambos escenarios, pero recomienda escalar en niveles.   

“Si tiene tiempo para hacer [un] enfoque piloto por etapas, creo que obtiene los beneficios, lo que en primer lugar reduce la carga. No tienes todas las regiones, todas las entidades a la vez, lo cual es una tarea enorme. Algunas regiones son más complicadas que otras. Una talla no sirve para todos. Entonces, a menudo tienes diferentes metodologías, diferentes regiones, lo que también ayuda”, dijo David. 

Chris Brown, director de DHG, ha estado ayudando a los clientes a estandarizar y centralizar sus marcos de informes. También ha visto un lanzamiento exitoso utilizando ambos enfoques, pero existe un desafío único para las empresas que operan en un modelo de servicios compartidos porque la última milla de informes depende de los recursos locales y la comprensión local de los requisitos reglamentarios jurisdiccionales. 

“Hemos estado ayudando a los clientes a trabajar a través de un proceso para estandarizar y centralizar la mayor parte posible de ese proceso legal, y luego aprovechar la solución de Workiva para producir los informes legales, que está demostrando ser exitoso en centralizar más de esta última milla de contabilidad, dijo Cris. 

El efecto dominó de los informes conectados

Vincular la estrategia de implementación de Lara, la experiencia del equipo y los informes de las entidades locales fue la conectividad, que permitió la colaboración en tiempo real de un extremo a otro. Mientras se sincronizaban en la nube, Lara y Alison trabajaron en las presentaciones legales por separado mientras los auditores las revisaban. “En lugar de tener que imprimir o crear un PDF para enviar a los auditores para que lo revisen y escriban, también puede hacerlo en la plataforma Workiva”, dijo Lara.  

Más allá de las eficiencias del proceso que experimentaron Lara y su equipo, Chris señaló que la conectividad también brinda al liderazgo visibilidad en el proceso de informes legales. “Sé por experiencia pasada estar en el lado corporativo, siempre fue un pequeño agujero negro en términos de esa visibilidad central. La solución de Workiva realmente ayuda a dar visibilidad sobre dónde están realmente las cuentas”, dijo Chris.  

A partir de su experiencia previa ayudando a los clientes, David ha reconocido que las capacidades de conectividad de la plataforma Workiva podrían utilizarse más allá de una simple solución de generación de informes reglamentarios. “Se conecta de extremo a extremo”, dijo David. “¿Cuántos de nosotros hemos hecho esto: cuando crees que has terminado tu cuenta y has hecho todas las cuentas hermosas y todas las presentaciones hermosas, y luego el departamento de impuestos quiere un cambio o el departamento de auditoría quiere un cambio… y de repente tiene 15 informes diferentes y 12 presentaciones de PowerPoint® para cambiar. No necesita hacer eso en la solución de Workiva”.

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