Alcon rechaza el statu quo y reconstruye su programa de auditoría interna

La mejora continua es una forma de vida para el equipo de auditoría interna de Alcon, la innovadora empresa mundial de productos oftalmológicos.

Cuando Novartis anunció en 2018 que quería escindir Alcon, le dio una rara oportunidad de construir su grupo de auditoría interna desde cero, dijo el Jefe Global de Auditoría Interna, Charles Silvey. 

Aprovechó la ocasión para revisar las soluciones de auditoría interna de en el mercado, incluida la plataforma conectada de elaboración de informes y cumplimiento Workiva.

"Tuve ese catalizador para poder mirar y decir: '¿Debería hacer otra cosa? Y una vez que lo hice y examiné la herramienta, por mi parte fue pan comido", dijo Charles.

Charles tenía experiencia previa en el uso de Workiva para el cumplimiento de la ley Sarbanes-Oxley (SOX) en otra empresa.

Descubrió que el uso de la plataforma Workiva para conectar datos, personas y procesos en el proceso SOX proporcionaba a todos una mejor visibilidad del estado de las tareas clave.

"Lo más importante para mí como director ejecutivo de auditoría allí fue que podía llamar a mi administrador SOX y decirle: '¿Dónde estamos en nuestras pruebas? Y en cinco minutos, recibí un informe que me mostraba que habíamos completado el 80% de esto, el 60% de esto, el 30% de aquello. Era algo que a la gente le habría llevado días, si no semanas, idear en el formato manual de Excel y Word en el que teníamos las cosas antes".

Workiva simplifica enormemente los procesos SOX y de auditoría interna con potentes funciones.

Los paneles de control en tiempo real ayudan a los equipos a gestionar las solicitudes de pruebas y a realizar un seguimiento de las respuestas y aprobaciones. Para mayor eficacia y coherencia, los usuarios pueden vincular los datos de varias instancias y actualizar todas las instancias vinculadas a la vez. 

Por ejemplo, pueden vincular la información, como los detalles del alcance en una carta de anuncio, con el informe final. Un registro de auditoría captura automáticamente un historial de revisiones, y los equipos pueden conectar los datos con la narrativa.

Utilizar Workiva para la auditoría interna... y mucho más

Workiva lanzó formalmente nuestra solución de auditoría interna a finales de 2018. A Charles le gusta especialmente que permita a su equipo

• Personalice las plantillas y siga actualizándolas con el tiempo

• Automatice los recordatorios para completar tareas, como la actualización de la documentación o el suministro de muestras

• Utilice la plataforma para simplificar la presentación de informes a la alta dirección y a los equipos locales

En lugar de enviar al director general y al director financiero todas las observaciones, el equipo de auditoría interna de Alcon envía a los ejecutivos un informe de alto nivel y un resumen de las cartas de gestión que han preparado para que los equipos locales se ocupen de ellas. Los ejecutivos pueden solicitar más detalles a los equipos locales, si es necesario.

"Uno de los retos para la dirección ejecutiva es el exceso de información, dijo" Charles. "Ahora, con estos dos informes, la carta de gestión y el informe principal, podemos poner la información delante de las personas que realmente pueden contribuir a mejorar el asunto y el proceso, si es el caso. Podemos construir, dentro de la plataforma Workiva, las plantillas de esos dos informes." 

Esencialmente, los auditores pueden clasificar y triar sus observaciones y luego utilizar las plantillas de informe para agilizar el proceso de incluir esas observaciones en una carta de gestión local o en el informe principal.

"La capacidad de hacer llegar rápidamente la información valiosa a las manos de las personas adecuadas es realmente una de esas cosas que siempre ha sido un reto para la auditoría interna desde que yo me dedico a ella," dijo Charles. "Cuando se llega a la fase final, siempre hay discusiones, siempre hay retoques, siempre hay ediciones, siempre hay cambios, y el tiempo desde la carta de anuncio hasta el informe en algunos casos puede ser de tres, cuatro meses."

El tiempo fue significativamente menor con Workiva.

"En la primera auditoría que realizamos, tuvimos el informe final en manos de los equipos de auditoría en menos de dos semanas, dijo" Charles. La emisión se produjo dos días después.

Vinculación de datos entre varios equipos

Alcon utiliza ahora Workiva para la auditoría interna, así como para la gestión de riesgos empresariales (ERM) y la elaboración de informes financieros. También empezó a trasladar su gestión de procesos SOX a Workiva.

"Tiene que haber, para aquellos de nosotros que dirigimos grupos, la voluntad de escuchar y oír hablar de mejores oportunidades y mejores formas de hacer estas cosas," dijo Charles, "y luego aceptar y estar dispuesto a impulsar el cambio."

Excel y Word son marcas registradas del grupo de empresas Microsoft en Estados Unidos y/o en otros países.