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Getrennte Herausforderungen

TomToms Berichtsprozess umfasste zu viele manuelle Eingaben, was es dem Berichtsteam erschwerte, die Daten eingehend zu analysieren und einen Mehrwert für das Unternehmen zu schaffen.

Gemeinsame Erfolge

  • Enorme Beschleunigung der externen Berichterstattung bei stark verbesserter Genauigkeit
  • Während der Corona-Pandemie gelang der kürzeste Berichtszyklus der Firmengeschichte, obwohl alle Beteiligten vom Homeoffice aus arbeiteten
  • Das gesamte Team genießt das Gefühl, alles im Griff zu haben, da es den Berichtsinformationen voll und ganz vertrauen kann

Warum sie Workiva gewählt haben

  • Die Möglichkeit, Daten und Erläuterungen über Dokumente, Kalkulationstabellen und Präsentationen hinweg zu verknüpfen, macht ineffiziente manuelle Prozesse überflüssig
  • Das Arbeiten mit einer einzigen verlässlichen Datenquelle sorgt für höhere Transparenz und Genauigkeit der Berichte
  • Alle Nutzer können in Echtzeit auf der Plattform zusammenarbeiten – Änderungen, Kommentare und Überprüfungen inbegriffen

Lösungen

Finanzberichterstattung, ESEF-Berichterstattung

Menschen dabei zu helfen, sich frei zu bewegen und dabei sicher und effizient von A nach B zu kommen, sind die Kennzeichen erstklassiger Ortungstechnologien, wie sie Navigationsgeräten und -Apps zugrunde liegt. 

Doch Effizienz in der Finanzberichterstattung? Ist manchmal leider Fehlanzeige. Manche Berichtsprozesse nehmen die kurvenreiche Panoramastraße anstatt der kürzesten und effizientesten Route. 

TomTom, ein führender unabhängiger Spezialist für Ortungstechnologie, hat es sich zum Auftrag gemacht, die Welt immer weiter vorwärts zu bewegen. 

Als Megan Daniell die Leitung der externen Finanzberichterstattung bei TomTom übernahm, erkannte sie die Gelegenheit, den Berichtsprozess in die richtige Richtung zu steuern.

„Es gab immer wieder frustrierende Momente“, erinnert sich Megan. „Ich finde die technische Seite des Rechnungswesens und komplexe Buchhaltungsaspekte faszinierend. Bei uns gab es jedoch kaum Automatisierung, sodass ich viel zu viel Zeit mit manuellen Aufgaben verbrachte. Eine typische Arbeitssequenz bestand für mich darin, eine Zahl im System abzurufen, dann manuell ein Word®-Dokument zu öffnen, die Zahl einzutippen, eine Excel®-Arbeitsmappe zu öffnen, dort dieselbe Zahl einzugeben, und schließlich eine Präsentation zu öffnen und dort den Vorgang zu wiederholen.

Bei jeder Änderung musste ich die verschiedenen Anwendungen erneut aufrufen, die Zahl bei jedem Vorkommen aktualisieren und dann alle Angaben neu berechnen und überprüfen. Das Prozedere war höchst unbefriedigend.“

Es wurde Zeit, das TomTom-Team wieder das Steuer übernehmen zu lassen und ihm die volle Kontrolle zurückzugeben.

Einer der kürzesten Berichtszyklen aller Zeiten trotz COVID-19

TomTom setzte Workiva Ende 2018 erstmals für die Erstellung seiner Geschäfts- und Quartalsberichte ein und stellte unglaubliche Ergebnisse fest.

„Die Geschwindigkeit und Genauigkeit, mit der wir über unsere Finanzdaten berichten konnten, haben sich mit Workiva ungemein erhöht“, erläutert Megan.

 

Zudem hat sich unsere Teamarbeit auch in der Corona-Pandemie nicht verlangsamt, als wir alles auf Telearbeit umstellten.

Unser erster Quartalsbericht vom April 2020 ist der hundertprozentige Beleg dafür, dass Workiva einen Unterschied macht“, so Megan weiter. „Inmitten des Ausbruchs von COVID-19 hatten wir einen der schnellsten Berichtszyklen aller Zeiten, obwohl wir alle im Homeoffice arbeiteten. Wir wurden noch vor Ablauf der Frist fertig und kamen ganz ohne Überstunden aus.

Besonders gefreut hat uns, dass wir keinen unserer Abläufe ändern mussten, und es war überhaupt kein Problem, unsere Informationen pünktlich zu veröffentlichen“, merkt Megan weiter an. „Für uns steht fest, dass uns dies ohne Workiva niemals gelungen wäre.“

Nachdem der Geschäftsbericht 2019 nun abgeschlossen ist, wird TomTom in den kommenden beiden Quartalen sein ESEF-Projekt mit Workiva in Angriff nehmen.

Endlich wieder alles im Griff

Mit der Workiva-Plattform verfügt TomTom über eine einzige verlässliche Datenquelle. So kann Megan blind darauf vertrauen, dass ihre Informationen in all ihren Dokumenten, Kalkulationstabellen und Präsentationen korrekt sind.

„Das tollste an der Workiva-Plattform ist die Sicherheit, alles im Griff zu haben“, erklärt Megan. „Ich kann meine Arbeit machen, ohne das Gefühl zu haben, meine Zeit mit Kopieren und Einfügen zu verbringen. Denn das war für mich alles andere als eine effiziente Nutzung meiner Zeit und Kenntnisse.

Die Möglichkeit, Zahlen in jedem Bericht zu verknüpfen, wo auch immer sie auftauchen, spart auch enorm viel Zeit.

Ich finde es fantastisch, eine Zahl zu aktualisieren und dann zuzusehen, wie die Änderungen durch das gesamte Dokument und zu jedem verknüpften Element fließen“, so Megan. „Großartig ist auch, dass jeder das Dokument zur selben Zeit bearbeiten und man sämtliche Überarbeitungen eines Dokuments einsehen und Versionsvergleiche erstellen kann.“

Konzentrieren Sie sich auf das, was Ihnen Spaß macht

Megan ist es wichtig, mit anderen interagieren und erklären zu können, was mit den Zahlen passiert. Dank Workiva hat sie nun mehr Zeit, um die Daten aus der Rechnungslegungsperspektive zu analysieren.

„Heutzutage verbringe ich meine Zeit nicht mehr nur damit, zu prüfen, ob die Zahlen in fünf verschiedenen Dokumenten übereinstimmen. In diesem Punkt kann ich ganz unbesorgt sein“, weiß Megan. „Ich habe jetzt Zeit, noch einmal mit einem gewissen Abstand auf die Informationen zu blicken und sie in einem interessanten Gespräch zu erörtern, anstatt nur sicherzustellen, dass die Zahlen und Formatierungen stimmen. Dies ist eine gewaltige Verbesserung und entspricht meiner Aufgabe viel besser.“ 

Workiva hat es Megan und dem Berichtsteam nicht nur ermöglicht, mit einem echten Mehrwert zum Geschäftserfolg von TomTom beizutragen, sondern auch Megans Arbeitsalltag grundlegend verändert.

„Workiva hat mein Engagement als Arbeitnehmerin wie auch meine berufliche Zufriedenheit erheblich gesteigert.“

Der Blick nach vorn offenbart für Megan und das für die Finanzberichterstattung von TomTom zuständige Team nur noch eins: freie Bahn.

Word and Excel are registered trademarks of Microsoft Inc. in the United States and/or other countries.

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