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SmileDirectClub + Workiva

SmileDirectClub passt Risiko und zukünftiges Wachstum an und spart 500.000 USD an Prüfungsgebühren

Getrennte Herausforderungen

  • Team struggled to finish work by deadlines

  • Processes were a veritable soup of software

Gemeinsame Erfolge

  • Effortless remote work

  • Seamless team interaction via an intuitive platform

  • Eliminated external audit assistance, shaving $500,000 from the bottom line

Warum sie Workiva gewählt haben

„Ich glaube nicht, dass Workiva in Bezug auf die Bandbreite der Visionen, die Technologie und die Erfolgsbilanz einen ebenbürtigen Konkurrenten hat."

Smile Direct Club Logo

Workiva-Lösungen

  • Enterprise Risk Management
  • Internes Kontrollmanagement
  • Management-Berichterstattung
  • SEC-Berichterstattung
  • SOX-Compliance

When it comes to compliance, it’s fair to say that David Gamble has seen a thing or two. With 20+ years of experience (from the very start of SOX), he’s helped companies of all sizes surmount the regulation’s complex challenges.

It’s also fair to say that Workiva might be one of the keys to his individual success and the success of his organizations—most recently, SmileDirectClub. But David’s experience with the platform started much earlier than that.

2014 war David als Direktor für SOX-Compliance bei einem öffentlichen Stromversorger in Tennessee tätig. 

“I remember in the beginning days at the utility," said David, “we barely finished our work in time for the board meeting.” His processes were a veritable soup of software, with Microsoft Word, Excel, and PowerPoint as the main, ill-functioning ingredients.

And then came Workiva. As one of the first customers to use Workiva for SOX compliance, he saw the power, potential, and capabilities of the platform.

“The thing that I love about the Workiva platform,” said David, “it automates much of the grunt work of auditing and allows you to do the thinking and the analyzing at a higher level.”

That same higher-level thinking propelled David to become Director of Risk and Advisory Services at SmileDirectClub in 2019, shortly before the company went public.

As a pioneer in the doctor-directed at-home orthodontic industry, SmileDirectClub rewrote the rules on straightening smiles, going from zero to IPO (and 300 retail locations) in just five years. 

Accordingly, David got to pioneer his own compliance team. His grand, articulate vision—guided by the nearly endless capabilities of the Workiva platform—even helped land him the role at SmileDirectClub.

„Da das Unternehmen so schnell wuchs, rechneten wir damit, dass wir unseren Status als aufstrebendes Wachstumsunternehmen verlieren würden", so David. „Also habe ich dem CEO, dem CFO und dem COO gesagt: „Wir tun, was immer ihr tun wollt. Aber wenn ihr uns die besten Erfolgsaussichten geben wollen, werdet ihr Workiva einführen." Diese Vision war der Grund, warum ich den Job bekommen habe."

Specifically, David's vision included remote work, financial savings, and management ease. It was about delivering on a roadmap and bringing the future dreams of compliance to today’s reality.

“Because of Workiva, we will be updating our SOX risk assessment three times this year. Once we get the Workiva platform, we'll be able to update it in real time. That's unheard of in the audit world,” said David. “That's what we used to dream about when we would all go to audit conferences.”

As David and SmileDirectClub utilize a shared service center for compliance work, remote capabilities are a base requirement for the job. Living exclusively in the cloud, the Workiva platform easily clears that hurdle, allowing David’s globally dispersed team to work in synchrony, no matter the situation.

“I have a team of three in Costa Rica, and we were able  to do all of our audit testing with Workiva during the pandemic,” said David. “Were it not for this product, we could not have been able to do that at all.”

As an unexpected benefit, David’s team found themselves being much more engaged, thorough, and detailed in their work because the platform is simple to use.

„Es ist einfach, die Prüfdokumentation um eine Fußnote zu ergänzen, und dann ist es einfach, diese in den Prüfbericht aufzunehmen", sagte er. „Sie ertappen sich dabei, wie sie Dinge tun, nur weil es einfach ist. Es besteht kein Zweifel daran, dass ihre Zufriedenheit viel geringer gewesen wäre, wenn wir versucht hätten, all das in Excel und Word und PowerPoint zu erledigen."

Es gibt einen eklatanten Zusammenhang zwischen dem Wohlbefinden seines Teams, der Technologie und dem Erfolg des Unternehmens, sagt David, und Workiva verbindet die Punkte.

„Ohne wirksame Technologie kann ich die Risiken nicht effektiv verwalten und überwachen — so schnell verändert sich die Welt", sagte er. „Mein Team arbeitet dezentral, und wir können nahtlos interagieren, zusammenarbeiten und kooperieren. Das wäre ohne Technologie einfach nicht möglich." 

Die Zusammenarbeit im Team und das Engagement sind großartig, aber Workiva zeichnet sich wirklich durch den Nettoprofit aus, so David.

Back at his previous role as the head of SOX at a utility company, Workiva was able to redeploy an entire FTE role in 2015. But today, the financial impact of using Workiva's solution is nothing short of incredible.

„Abgesehen von der IT-Prüfung werden wir wirklich keine externe Prüfungshilfe in Anspruch nehmen. Dadurch wird das Unternehmen bis 2020 etwa eine halbe Million Dollar einsparen", so David, „und das hätten wir ohne dieses Tool nicht geschafft."

Much of the exponential growth in savings, he said, can be attributed to the pace at which the Workiva platform has improved over the years. And he added, “There are some pretty incredible things being planned. It is remarkable to see the functionality and the improvement that happens.” 

Die Verbesserung von Workiva als Produkt ergibt sich direkt aus dem einzigartigen Engagement des Unternehmens für Wachstum, das in der Branche sonst nicht zu finden ist, so David.

„Zu Beginn meiner Karriere gab es Softwareplattformen — sie waren die Nummer eins und sind jetzt verschwunden. Und in der Mitte meiner Karriere gab es Softwareplattformen, die die Nummer eins waren, und die sind jetzt weg. Sie haben nicht weiter investiert, oder das Management hat sich nicht engagiert", sagte David.

This spells out an enormous lesson for organizations shopping for SOX, internal controls, or internal audit—you’ve got to look at the whole company, not just at the technology. The features and functionality of Workiva's solution are immensely beneficial to SmileDirectClub, but knowing his vision will be safely carried through on the platform helps him rest easy.

The connectivity of the Workvia platform is why SmileDirectClub has greatly expanded its use beyond audit management and SOX compliance. 

When it comes to enterprise risk management, IT risk and compliance, policies and procedures, SEC/external reporting, and management reporting, SmileDirectClub turns to Workiva. 

„Ich sage Ihnen", so David, „ich glaube nicht, dass Workiva in Bezug auf die Bandbreite der Visionen, die Technologie und die Erfolgsbilanz einen ebenbürtigen Konkurrenten hat."

Word, Excel and PowerPoint are registered trademarks of the Microsoft group of companies in the United States and/or other countries.

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