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Getrennte Herausforderungen

  • Im Zuge der neuen ESEF-Berichterstattung müssen die Berichterstatter in der EU ihre Berichterstattung komplett überarbeiten
  • Dabei stehen verschiedene Fragen im Raum, ob und wann die neue ESEF-Pflicht in Kraft tritt
  • Auch das Team Reporting musste wegen der Corona-Pandemie remote arbeiten, während es gleichzeitig versucht hat, den neuen Prozess einzuführen

Gemeinsame Erfolge

  • Der erste ESEF-Bericht wurde während der freiwilligen Phase eingereicht, ein Jahr vor der verpflichtenden Einführung
  • Mehr Zeit für Analyse und Mehrwert-Aufgaben
  • Mehr Zufriedenheit am Arbeitsplatz bei den Mitarbeitern in der Buchhaltung

Warum sie Workiva gewählt haben

Bei der Einführung eines vollkommen neuen Prozesses ist Zeit ein knappes Gut – und Dinge wie die Bearbeitung von Tabellen, Formatierungen und Dateneingabe können Sie ganz schön ausbremsen. Die Workiva-Plattform hat sich direkt mit den Quellsystemen von Signify verbunden und dabei manuelle Aufgaben automatisiert, um das Beleuchtungsunternehmen so bei der vorzeitigen Einreichung seines ESEF-Berichts zu unterstützen.

Als die Europäische Wertpapier- und Marktaufsichtsbehörde (ESMA) das Einheitliche Europäische Elektronische Format (ESEF) erstmals vorgeschlagen hat, gab es verschiedene Implikationen. Für Emittenten auf den regulierten Märkten in der EU wäre eine umfassende Anpassung bei der Erstellung der Jahresabschlüsse erforderlich gewesen. Die beiden getrennten Einreichungen würden der Vergangenheit angehören – in Zukunft würde ein einziges Berichtsformat alle Finanzdaten und die maschinenlesbaren XBRL®-Tags in einem webfreundlichen XHTML-Dokument enthalten. 

Dabei muss nicht eigens erwähnt werden, dass ESEF sehr schnell zu dem Akronym wurde, mit dem sich die Berichterstatter in der EU am meisten beschäftigten. Das Ausmaß der Verpflichtung – sowie der Zeitpunkt der Corona-Pandemie – hat die ESMA jedoch dazu veranlasst, die Frist zur Anwendung von ESEF zu verschieben, sodass inzwischen nicht mehr die Geschäftsjahre mit Beginn am oder nach dem 1. Januar 2020, sondern am oder nach dem 1. Januar 2021 betroffen sind. 

Bei einigen Teams hat das dazu geführt, dass sie ein Jahr länger mit der herkömmlichen Form der Berichterstattung gearbeitet haben. Die Pioniere im Team Group Accounting & Reporting (GAR) von Signify – dem Weltmarktführer in Sachen Beleuchtung mit Sitz in der Niederlande – haben genau darin jedoch eine Möglichkeit gesehen, sich selbst ins Rampenlicht zu rücken. 

Die zukünftige Berichterstattung schon jetzt

„Wir sind sehr stolz auf unser Unternehmen und unsere Buchhaltung. Wir alle wollen die Besten in unserer Klasse sein. Und das beweisen wir, indem wir regulatorische Veränderungen akzeptieren und sie aktiv in unsere Arbeitsweise aufnehmen, um zu zeigen, dass wir sie in unserem Team problemlos bewältigen können“, sagt Dick Overeem, Chief Accountant bei Signify.

Mit seiner innovativen Haltung – und den für ESEF vorbereiteten Funktionen der Workiva-Plattform – konnte das Team von Signify vorangehen und am 23. Februar 2021 seinen ersten ESEF-Bericht einreichen, ein Jahr vor der verpflichtenden Einführung.

Weniger Arbeit von Hand, mehr Aussagefähigkeit

Bei der Einführung eines vollkommen neuen Prozesses ist Zeit ein knappes Gut – und Dinge wie die Bearbeitung von Tabellen, Formatierungen und Dateneingabe können Sie ganz schön ausbremsen. Und genau in diesem Bereich hat die Workiva-Plattform eine wichtige Rolle gespielt, um Signify bei der vorzeitigen Einreichung des ESEF-Berichts zu unterstützen.

Als Marktführer bei der vernetzten Beleuchtung ist Signify sich dem Mehrwert von Konnektivität bewusst – und das gilt auch für die Finanzberichterstattung des Unternehmens. „Unser Ziel besteht darin, zuverlässige Informationen effizient zur Verfügung zu stellen, und Workiva sorgt dabei für jede Menge Effizienz und Zuverlässigkeit“, erklärt Dick Overeem. „Es ist mit unserem Kernsystem synchronisiert, in dem wir die Daten ganz leicht aktualisieren können. Wir wissen, dass keine weiteren Eingaben von Hand mehr erforderlich sind. Mir gibt das wirklich die Gewissheit, dass die Informationen zuverlässig sind.“

Weil die Workiva-Plattform viele zeitraubende Aspekte der Berichterstattung automatisiert, kann das GAR-Team seine Energie für Dinge verwenden, bei denen es auf eine Bearbeitung von Menschen ankommt. 

„Jetzt können sich unsere Leute wirklich auf die Analyse konzentrieren. So muss das Team im Rahmen der Erstellung unseres internen GAR-Quartalshefts beispielsweise keine Tabellen mehr zusammenstellen, um sie dann in PowerPoint® zu kopieren“, erklärt Dick Overeem. „Stattdessen können meine Leute sich mit der Analyse, dem eigentlichen Mehrwert der Berichterstattung, beschäftigen. Und das ist nicht nur interessant für das Team, es ist auch gut für Signify und führt zu einem qualitativ besseren Ergebnis. Genau das ist es, was wir wollen.“

Bereit für ESEF (und alles andere auch)

Nach dem Abschluss des ersten ESEF-Berichts ist man bei Signify zuversichtlich, dass das Unternehmen über die Technologie und die Fachkräfte verfügt, um alle zukünftige Änderungen direkt anzupacken.

Dick Overeem drückt es so aus: „Wir sind bestens ausgestattet, um auch mit zukünftigen Anforderungen umzugehen, die von der AFM oder der ESMA auf uns zukommen werden.“

Im Rahmen der Einführung des ESEF-Prozesses musste Signify auch keine zusätzlichen Stellen schaffen. Laut Faizal Mahomed, dem Projektleiter Annual Report bei Signify, „haben wir es einzig mit der Unterstützung von Workiva geschafft, auf ESEF umzustellen.“ So bleibt das Unternehmen schlank und räumt trotzdem noch Zeiten für sein bestehendes GAR-Team frei. 

Dank der Vereinfachung des Prozesses zur Berichterstattung mit Workiva kann Signify auch in Zukunft die hellsten Köpfchen im Unternehmen für Aufgaben einsetzen, die wichtiger sind und einen größeren Mehrwert schaffen. 

„Ich kann bestätigen, dass das Team mit Workiva sehr zufrieden ist“, ergänzt Dick Overeem. „Denn klar ist auch, dass die Erstellung und das Ausfüllen von Tabellen sowie das Zusammentragen von Daten eigentlich nicht ihre Aufgabe ist. Es handelt sich um ein hochqualifiziertes Team, das der Masse voraus sein und ganz vorne mitspielen will, sodass es sich im Idealfall nicht mit Sachen beschäftigen muss, von denen das Team aufgehalten wird. Wir wollen wirklich vorankommen und weiter wachsen.“

PowerPoint ist eine eingetragene Marke der Microsoft Corporation in den Vereinigten Staaten und/oder weiteren Ländern.

XBRL® ist eine Marke von XBRL International, Inc. Alle Rechte vorbehalten. Die XBRL®-Standards sind offen und über die XBRL International License Agreement frei lizenziert.
 

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