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NXP Semiconductors + Workiva

NXP verbindet globales Backoffice mit der Unternehmensmission

Getrennte Herausforderungen

Die Teams arbeiteten mit einer Software, die mehrere manuelle Aktualisierungen in unzusammenhängenden Tabellen und Dokumenten erforderte.

Vernetzte Lösung

NXP verknüpfte seine Mitarbeiter, Daten und Prozesse bei geschäftskritischen Aktivitäten, indem es Workiva sowohl für die SEC-Berichterstattung als auch für die SOX-Compliance einsetzte.

Gemeinsame Erfolge

  • Bessere Zusammenarbeit, ohne sich um Versionskontrollprobleme kümmern zu müssen
  • Kosteneinsparungen durch eine schnellere Zusammenarbeit mit externen Prüfern, wodurch die Stundenkosten gesenkt werden
  • Mehr Vertrauen und Kontext in der Risikoberichterstattung mit der Möglichkeit, SOX-Nachweise mit Berichten zu verbinden

Warum sich das Unternehmen für Workiva entschieden hat

  • Der Assistant Corporate Controller hatte zuvor gesehen, was mit Workiva möglich ist
  • Zentralisierte Plattform bietet eine einzige Quelle der Wahrheit
  • Kundenfeedback beeinflusst zukünftige Versionen
NXP Semiconductors-Logo

Workiva-Lösungen

  • SEC-Berichterstattung

NXP Semiconductors stellt Produkte her, die sichere Verbindungen und Infrastrukturen für eine intelligentere Welt ermöglichen. Wenn es allerdings um die eigenen Berichterstattungs- und Compliance-Programme ging, war Konnektivität wahrscheinlich nicht das erste Wort, das einem in den Sinn kam.

Trevor Harris erinnert sich an seine erste Vorführung, bei der ihm gezeigt wurde, wie die Workiva-Plattform für integrierte Berichterstellung und Compliance den globalen Sarbanes-Oxley (SOX)-Prozess vereinfachen kann.

"Ich glaube, mein Gruppencontroller sagte: „Du kannst jetzt aufhören zu sabbern", sagte Trevor, ein in den USA ansässiger SOX-Manager bei NXP Semiconductors. "Es gab viele Momente, in denen mir ein Licht aufging und ich sagte: „Ja, das wäre großartig. Das würde meine Arbeitsbelastung verringern"."

Mit der Workiva-Plattform, die eine Reihe von geschäftskritischen Prozessen unterstützt, ist das Unternehmen in der Lage, sein Backoffice mit der gesamten Finanzberichterstattung und Compliance-Umgebung sicher zu verbinden. 

NXP begann mit der Nutzung von Workiva für die externe Berichterstattung an die US-Börsenaufsichtsbehörde (Securities and Exchange Commission).

Früher überprüfte das SEC-Berichtsteam von NXP Word®-Dokumente mit eingebetteten Excel®-Tabellen manuell. Die Berücksichtigung verspäteter Änderungen in einer SEC-Einreichung kann, gelinde gesagt, stressig sein. 

Der in den Niederlanden ansässige Assistant Corporate Controller Bryan Moiles hatte die Ergebnisse des Einsatzes von Workiva bei einem früheren Unternehmen im Silicon Valley aus erster Hand gesehen und sich für die Cloud-Plattform bei NXP eingesetzt. Nachdem er geholfen hatte, Workiva dem SEC-Berichterstattungsteam bei NXP näher zu bringen:

  • Benutzer mit den richtigen Berechtigungen können Daten abrufen, Berichte erstellen und Zertifizierungen in Echtzeit verwalten, sodass jeder mit der aktuellsten Version arbeitet 
  • Teams können Quelldaten mit mehreren Berichten über Hunderte von Instanzen hinweg verbinden, um Konsistenz zu gewährleisten 
  • Ein Prüfpfad hält automatisch fest, wer wann Änderungen vorgenommen hat
  • Eine Kommentarfunktion bietet Transparenz über die Fragen der Revisoren und deren Beantwortung, und zwar innerhalb der Plattform.

„Diese eine Quelle der Wahrheit zu haben, war für uns der Schlüssel. Das ist eine sofortige Zeitersparnis", sagte Bryan.

Das ist besonders hilfreich, wenn man mit Kollegen aus aller Welt zusammenarbeitet.

„Das Konzept der vernetzten Lösung ist für uns von großer Bedeutung und ermöglicht es mir, rund um die Uhr zu arbeiten, ohne dass ich mir Gedanken über Versionsprobleme machen muss", so Brian.

NXP verwaltete die SOX-Compliance zuvor mit dem System eines Drittanbieters, das unflexibel und schwer zu warten war, so Trevor. 

„Es wurde so viel Zeit verschwendet", sagte er. „Am Ende des Quartals gab es viele Dinge, die nicht funktionierten. Ich musste bis Mitternacht an der Beantwortung von E-Mails in Asien arbeiten und dann um 6.00 Uhr morgens aufstehen, um die E-Mails aus Europa zu bearbeiten."

NXP begann mit der Nutzung der Workiva-Plattform zur Verwaltung der SOX-Compliance, einschließlich Zertifizierungen. In der Regel stellt Trevors Team 70–80 Zertifizierungsanträge pro Quartal. 

„Dies ist das erste Mal in den drei Jahren, in denen ich mit der Zertifizierung zu tun hatte, dass wir tatsächlich alles vor der Fälligkeit abgezeichnet haben", sagte er und fügte hinzu, dass ein Senior Vice President of Global Sales die Aufgabe innerhalb der Workiva-Plattform mit wenig bis gar keiner Schulung erledigt hat. 

Mit Workiva erstellte sein Team einen benutzerdefinierten Bericht über die von der Einrichtung bereitgestellten Informationen (IPE) , die zugehörigen Kontrollen, wer die letzte Bewertung durchgeführt hat und wann. 

Da NXP von der Einreichung als ausländischer privater Emittent (FPI) zu einer Einreichung in den USA wechselt, hilft Workiva NXP, die Fristen für die Erstellung neuer Dokumente einzuhalten und gleichzeitig die Berichtspflichten für die lokale Gerichtsbarkeit zu erfüllen.

NXP hat die Nutzung von Workiva über ein einzelnes Team hinaus ausgeweitet und hat für die Zukunft noch größere Ambitionen. 

„Ich habe alle möglichen Ideen",  sagte Bryan. „Es geht nur darum, sich zurückzuhalten, Schritt für Schritt vorzugehen und nicht zu versuchen, alles auf einmal zu erledigen."

Als Nächstes steht die Bekanntmachung der Vorteile von Workiva mit Kollegen aus den Bereichen Unternehmensplanung und -analyse an.

„Was wir tun, wird direkt in ihre Prozesse einfließen und viel Verwaltungszeit einsparen, sodass sie Dinge tun können, die einen Mehrwert schaffen — die Analyse — im Gegensatz zur Dateneingabe", so Bryan.

Bryan sagte, dass Workiva dazu beitragen wird, die karriereorientierten Mitarbeiter von NXP weiterhin zu binden.

„Wenn ich die Verwaltungsarbeit reduzieren kann, sodass sich unsere Mitarbeiter auf andere Bereiche konzentrieren können, die einen Mehrwert schaffen und dem Team die Möglichkeit geben, sich weiterzuentwickeln, dann ist das für mich das höchste Ziel. Ob es nun darum geht, andere Einreichungen zu lesen, bewährte Verfahren zu prüfen oder Prozesse neu zu erfinden, um insgesamt Zeit zu sparen, sie werden immer mehr zu einem Geschäftspartner", so Bryan. 

„Wenn Sie Ihr Finanz- und Rechnungswesen wirklich revolutionieren wollen — Ihr Berichtswesen, Ihre Risikoanalyse und auch in die Automatisierung einsteigen wollen — würde ich mir die Workiva-Produktreihe und ihre Partnerschaften ansehen", so Trevor. 

Word und Excel sind eingetragene Marken der Microsoft Inc. in den Vereinigten Staaten und/oder in anderen Ländern.

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