Direkt zum Hauptinhalt
National Grid + Workiva

National Grid verkürzt den Berichtszyklus für Tochterunternehmen und erleichtert Zusammenarbeit

Getrennte Herausforderungen

Die herkömmlichen Desktop-Anwendungen, die verwendet wurden, waren ineffizient und unzuverlässig. 

Gemeinsame Erfolge

  • Kürzerer Berichtszyklus
  • Effizienteres Berichtsverfahren
  • Höhere Zuverlässigkeit und Vertrauen in Daten des Berichts
  • Verbesserte Zusammenarbeit mit dem Steuerberaterteam und Wirtschaftsprüfern
  • Vereinfachter Prüfprozess

Warum sie Workiva gewählt haben

  • Funktionsumfang, mit dem die für die Berichterstattung gesetzten Ziele erreicht werden können
  • Möglichkeit der Automatisierung bestimmter Bereiche im Berichterstattungsprozess, um Zeit für aussagekräftige Prüfungen zu gewinnen 
  • Benutzerfreundliche Plattform für einen leichteren Übergang
Darstellung des National Grid-Logos

Workiva-Lösungen

  • Statutory Reporting

National Grid hat die Vision, die Grundlage für eine saubere, faire und bezahlbare Energieversorgung in der Zukunft zu schaffen. Die Verwirklichung dieser Vision beruht auf den Grundwerten des Unternehmens: der Suche nach einem effizienteren Weg und der tatsächlichen Umsetzung. 

Ihr Bestreben, sich für diese Werte einzusetzen, hat Katie Davies, Leiterin der Finanzberichterstattung, und David Evans, Buchhalter für Finanzberichterstattung, dazu veranlasst, den Prozess zur Erstellung der lokalen Jahresabschlüsse von National Grid umzugestalten. Dabei setzten Sie sich folgende Ziele:

  • Verkürzung des vorgeschriebenen Berichtszyklus zum Jahresende
  • Verbesserung der Zuverlässigkeit und Konsistenz ihrer Berichte
  • Größtmögliche Automatisierung des Prozesses
  • Einfachere Zusammenarbeit zwischen den Beteiligten bei der Erstellung des Jahresabschlusses

Um diese Ziele zu erreichen, wandte sich National Grid an Workiva.

 

Suche nach einem besseren Weg

Dank Workiva ist National Grid in der Lage, für seine 26 Tochtergesellschaften den gesamten Prozess der lokalen Einzelberichterstattung miteinander zu verknüpfen, zu kontrollieren und zu standardisieren. Und das alles funktioniert über eine Plattform, die eine vertraute Anwenderoberfläche bietet.

„Wir haben uns die Demo von Workiva angesehen, und die Dokumente und Tabellen erwecken den Eindruck, als würden sie aus bekannten Anwendungen stammen. In der Buchhaltung benötigen wir genau so ein Tool“, so Davies. „Aufgrund der Tatsache, dass die Oberfläche so vertraut erscheint, war die Umstellung für das Team erheblich einfacher.“

Umsetzung in die Tat

Während der gesamten Implementierungsphase arbeitete das Workiva-Team eng mit National Grid zusammen, vermittelte Best Practices und begleitete jeden Schritt des Prozesses.

„Workiva arbeitete äußerst professionell, hörte sich unsere Anforderungen an und setzte unsere Ideen in die Realität um”, bestätigte Davies. „Ein Mitarbeiter von Workiva wurde speziell uns zur Seite gestellt und begleitete uns bei jedem Schritt, von Design über Implementierung bis zum Testing".

„Die Plattform ist wirklich intuitiv, sodass eine 60- bis 90-minütige Einarbeitung ausreicht, um sich zurechtzufinden“, so Evans. „Es war wirklich kinderleicht, all die verfügbaren Funktionen zu verstehen und zu nutzen.“

Und das Beste ist, dass National Grid bereits vor dem Lockdown einsatzbereit war.

„Unsere Implementierung verlief wie am Schnürchen“, meinte Davies. „Glücklicherweise hatten wir alles schon lange vor dem Lockdown und dem Jahresende unter Dach und Fach.“

Zeitersparnis und größeres Vertrauen in Daten

Da alle Angestellten während der Corona-Pandemie remote arbeiteten, zeigte sich schnell, welche Vorteile die Verknüpfung von Menschen, Prozessen und Daten über eine zentrale Plattform bietet.

„Obwohl es das erste Jahr war und wir die mit dem Lockdown einhergehenden Herausforderungen zu bewältigen hatten, ist es uns gelungen, den Berichtszyklus zu verkürzen und das gesamte Berichtsverfahren effizienter zu gestalten“, so Davies.

Für diesen Erfolg und das notwendige Vertrauen in die Daten war insbesondere die Verknüpfungstechnologie der Plattform ausschlaggebend.

„Da sich einige der Angaben in unseren Abschlüssen wiederholen, ist es sehr mühsam, 26 verschiedene Dokumente zu aktualisieren. Durch die Verknüpfung wurde dieses Problem gelöst“, erklärte Evans.

National Grid erstellte ein Masterdokument mit verschiedenen Abschnitten, die mit den Dokumenten der Tochtergesellschaften verknüpft sind. Bei Änderungen muss nur einmalig das Masterdokument aktualisiert werden. Die Daten werden dann automatisiert in sämtlichen Dokumenten, in der richtigen Sprache sowie mit den korrekten Angaben angezeigt.

Statt in allen 26 individuellen Berichten muss nur noch ein Mal zentral eine Änderung vorgenommen und geprüft werden, sodass National Grid viel wertvolle Zeit spart. National Grid besitzt mehr als 50.000 verknüpfte Objekte in ihren gesetzlich vorgeschriebenen Berichten. Daher lässt sich durch diese Funktion viel Zeit gewinnen, die nun für andere Aufgaben genutzt werden kann.

Durch die Verknüpfung der Daten konnte sich National Grid außerdem darauf verlassen, dass die Zahlen in sämtlichen Dokumenten des Jahresabschlusses konsistent sind, einschließlich der Textpassagen im Geschäftsbericht.

Verbesserte Kommunikation zwischen Beteiligten

Da alle Beteiligten in Echtzeit über eine Plattform zusammenarbeiten, war es National Grid gelungen, die mangelhafte Kommunikation zwischen den verschiedenen Gruppen erheblich zu verbessern.

„Workiva ermöglicht eine viel einfachere und effizientere Zusammenarbeit. Unabhängig vom Standort können wir auf ein und dasselbe Dokument zugreifen und daran arbeiten“, so Davies. „Dadurch wurde die Zusammenarbeit während des gesamten Prozesses der Finanzberichterstattung sowie zwischen allen relevanten Beteiligten, wie dem Steuerberaterteam und unseren Wirtschaftsprüfern, deutlich verbessert.“

„Zu den größten Vorteilen der Plattform gehört die Einbindung des Steuerberaterteams, der Wirtschaftsprüfer und des Treasury-Teams“, stellte Evans fest. „Das hat in diesem Jahr wunderbar funktioniert und alles viel unkomplizierter gemacht.“ 

Einfachere Arbeitsprozesse

National Grid gewährte den externen Wirtschaftsprüfern Zugriff auf die Workiva-Cloud-Plattform und die damit verbundene Kommentarfunktion. So wurde der Prüfprozess wesentlich beschleunigt.

„Die Kommentarfunktion hat das Einfügen von Anmerkungen bei Prüfungen stark vereinfacht. Wir bekamen keine Liste mit 100 Kommentaren, sondern erhielten die Anmerkungen in Echtzeit. So konnten wir sie sofort bei Eingang bearbeiten“, erklärte Evans.

„Dabei wurde außerdem alles zentral verwaltet“, ergänzte Davies. „Das verringerte den Zeitaufwand bei der Prüfung, da zwischen den Beteiligten keine E-Mails hin- und hergeschickt werden mussten. Zusätzlich konnten unsere Prüfer online über die Cloud auf die Daten zugreifen. Die Tatsache, dass wir im Lockdown waren, beeinträchtigte also weder unsere Prozesse noch unsere Effizienz.

National Grid stellte die dazugehörigen Arbeitsdokumente auf der Plattform zur Verfügung, sodass die Prüfer bequem darauf zugreifen konnten — dies vereinfachte das Vorgehen für beide Parteien.

„Die Funktion zur Bereitstellung korrespondierender Dokumente war für uns fast unerlässlich. Die Möglichkeit, Belege in eine Zelle des Spreadsheets hochzuladen, war absolut genial“, so Evans. „Unsere Prüfer haben das sofort angenommen. Wir konnten ihnen einfach die Nachweise zeigen und sie konnten diese direkt hinter der betroffenen Zahl sehen. Das hat das Leben so viel einfacher gemacht.“

„Dass wir die vor einem Jahr gesetzten Ziele erreichen konnten, verdanken wir vor allem der Teamarbeit und dem einfachen Zugang unserer Teams und unserer Prüfer zur Workiva-Plattform“, so das Fazit von Davies.

Eine Online-Registrierung ist derzeit nicht möglich.

Bitte senden Sie eine E-Mail an events@workiva, um sich zu dieser Veranstaltung anzumelden.

Unsere Formulare sind derzeit nicht verfügbar.

Bitte kontaktieren Sie uns unter info@workiva.com.

Unsere Formulare sind derzeit nicht verfügbar.

Bitte kontaktieren Sie uns unter info@workiva.com.

Vielen Dank

Ein Mitglied des Workiva-Teams wird sich in Kürze mit Ihnen in Verbindung setzen.

Vielen Dank für Ihre Anmeldung.

Sie erhalten in Kürze eine Bestätigung per E-Mail.

Vielen Dank

Sie erhalten fortan unsere aktuellen Blog-Beiträge.

Vielen Dank

Ihre Einstellungen wurden aktualisiert.