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Jacobs Douwe Egberts Is Brewing Up Something Special with Workiva

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Disconnected Challenges

Die Erstellung des Geschäftsberichts verschlang zu viel Zeit, und die Zusammenarbeit mit Beteiligten in verschiedenen Zeitzonen gestaltete sich schwierig.

Connected Solution

Jacob Douwe Egberts gelang es, seine Mitarbeiter, Daten und Prozesse zu verbinden, indem das Unternehmen die Workiva-Lösung für seine Geschäftsberichte wählte.
 

Integrierte Ergebnisse

  • Ein beschleunigter Geschäftsberichtsprozess und weniger Zeitaufwand für administrative Aufgaben wie das Formatieren von Tabellen und Dokumenten
  • Ein deutlich transparenterer und einfacherer Prüfprozess
  • Auch für künftige Anforderungen ist das Team gut gewappnet – derzeit erwägt das Unternehmen einen Börsengang

Why They Chose Workiva

  • A stakeholder had experience with Workiva and recommended the platform
  • Numbers and narrative can be linked from source files, enabling reports to be updated with a click of a button
  • Cloud-based solution allows multiple users around the world to work on the same document at the same time
  • The platform is user-friendly which makes it easy to onboard new users

Lösungen

Geschäftsberichte

Jacob Douwe Egberts (JDE) ist seit mehr als 265 Jahren von der Überzeugung inspiriert, dass es fantastisch ist, was man bei einer Tasse Kaffee erleben kann. Dass JDE stolz auf sein reiches Erbe ist, heißt noch lange nicht, dass das Unternehmen von gestern wäre - im Gegenteil. 

JDE blickt in die Zukunft. Dies zeigt sich an seiner fortschrittlichen Nachhaltigkeitsphilosophie, seinem Engagement für die Verbesserung der sozialen und ökologischen Bedingungen in den Anbauländern seines Kaffees und eben auch an der Arbeitsweise seines Finanzteams.

Wachstum bringt Komplexität mit sich

JDE ist ein in Privatbesitz befindliches Unternehmen der Acorn Holdings BV, der auch die Neugründungen JDE Peet's und Keurig Dr Pepper angehören. Damit zählt Acorn Holdings zu den größten Kaffee- und Getränkeplattformen der Welt.

Das JDE-Team in Amsterdam ist für die Vorbereitung der Erstellung der Jahresabschlüsse für JDE, JDE Peet's und JDE Holdings sowie des konsolidierten IFRS-Jahresabschlusses für Acorn Holdings verantwortlich. 

Mit der steigenden Anzahl und Größe der Unternehmen von Acorn Holdings in den letzten Jahren wurde der Prozess der Jahresabschlusserstellung komplexer und erforderte eine viel engere Zusammenarbeit mit den Teams von Peet und Keurig Dr Pepper.

Die Herausforderung

Bislang sendete das JDE-Team Excel®-Dateien mit mehreren Tabellenblättern an die Beteiligten, die diese Dateien mit den benötigten Informationen füllten. Anschließend fügte das JDE-Team die Zahlen manuell per Kopieren und Einfügen in eine konsolidierte Version der Finanzdaten der Acorn Holding in Word® ein, die nun zeitaufwändig formatiert werden musste.

Da sich die Teams auf mehrere Zeitzonen verteilten, war der Prozess mit viel Wartezeit auf die Fertigstellung neuer Dokumentenversionen durch die Kollegen verbunden – nur eine Person konnte gleichzeitig auf die Datei zugreifen. 

Die Versionskontrolle bereitete ebenfalls Probleme. Es kam vor, dass zwei Kollegen die Datei auf ihren lokalen Laufwerke speicherten, gleichzeitig in verschiedenen Versionen bearbeiteten und dann wieder auf den Server luden.

All dies verstärkte das Grundproblem: Der Prozess dauerte einfach zu lange.

Da Acorn Holdings große Pläne für JDE Peet's Zukunft hatte, einschließlich eines Gangs an die Amsterdamer Börse, lag auf der Hand, dass sich die Dinge ändern mussten.

Es musste einen schnelleren Weg geben

Orestis Tzortzis, ein Spezialist für die globale Rechnungslegung und Berichterstattung bei JDE, suchte nach Lösungen für einen schleunigeren Berichtsprozess. Er stellte schnell fest, dass Keurig Dr Pepper in Boston bereits mit Workiva arbeitete – und begeistert von der Plattform berichtete. Schnell war der Deal besiegelt.

„Während der Einführungsphase haben wir eng mit dem Workiva-Team zusammengearbeitet und uns die Zeit genommen, alles optimal einzurichten. Dies hat alle weiteren Schritte stark vereinfacht“, so Tzortzis.

The Workiva Customer Success team is very supportive. I never heard 'this is not possible'.

Orestis Tzortzis

Global Accounting and Reporting Specialist

Jacob Douwe Egberts

Schneller, transparenter, teamfreundlicher

Auf der Workiva-Plattform hat das Team jetzt separate Quelldateien für die Finanzdaten von JDE, Peet's und Keurig Dr Pepper erstellt. Diese Dateien sind mit einer Übersicht für Acorn Holdings verknüpft, die einen transparenten Einblick in die Performance der einzelnen Unternehmen bietet. 

Mit Workiva konnte das Team die JDE-Finanzdaten eine Woche schneller als im bisherigen Prozess zusammenstellen, da Zeit beim Formatieren und Aktualisieren des Jahresabschlusses gespart werden konnte.

„Änderungen sind überhaupt kein Problem. Da die Zahlen über sämtliche Dokumente und Kalkulationstabellen hinweg miteinander verknüpft sind, müssen Änderungen nur einmal am Ursprungsort erfolgen, damit alle Berichte automatisch aktualisiert werden“, erklärt Tzortzis. „Zudem kann ich mich blind darauf verlassen, dass alle Zahlen stimmen.“

Das Unternehmen konnte die eingesparte Zeit dazu nutzen, sich auf die Erstellung des Berichts für Acorn Holdings zu konzentrieren, der eine enge Verzahnung der Teams in Europa und den USA verlangt. Die Zusammenarbeit mit den Teams von Peet's und Keurig Dr Pepper wurde erheblich verbessert, da mehrere Benutzer an verschiedenen Standorten zugleich an dem Dokument arbeiten können.

Klarer und einfacher Prüfprozess

JDE hatte bereits erste Grundsteine für eine Beschleunigung des Prüfungsprozesses gelegt. Mit Workiva konnte das Unternehmen den Prozess zeitlich weiter verkürzen, obwohl die geänderte Gesellschaftsstruktur zahlreiche Änderungen an den Dokumenten erforderte. 

Die Wirtschaftsprüfer haben Zugriff auf die Plattform, wodurch der gesamte Prozess deutlich transparenter, klarer und einfacher wird.

„In der Datei lässt sich leicht erkennen, welche Änderungen wo vorgenommen wurden, und dies ist eine große Hilfe für unseren Prüfungsprozess“, so Tzortzis. „Heute erfolgt die gesamte Kommunikation mit unseren Prüfern über Kommentare auf der Plattform. Getrennte Gespräche sind möglich, doch alles ist an einem Ort zentralisiert.“ 

„Dieses Jahr fand der Produktivstart mit Workiva statt, und der Unterschied fiel sofort ins Auge. Wir haben den gesamten Prozess beschleunigt und konnten ihn in nur wenigen Tagen abschließen.“

Wirkung erzielen

Workiva hat nicht nur den Berichtsprozess revolutioniert, sondern Tzortzis auch die Freiheit geschenkt, weniger Zeit und Mühe etwa auf das Formatieren von Dokumenten und Tabellen zu verwenden und sich auf das zu konzentrieren, was ihn wirklich interessiert – und mit dem er eine Wirkung erzielt.

„Was mich an meiner Arbeit fasziniert, ist die Analyse und Anwendung der Informationen auf unsere Strategie- und Entscheidungsfindung. Jetzt habe ich mehr Zeit, mich auf diesen Teil meiner Arbeit zu konzentrieren, und muss mich weniger den administrativen Aspekten widmen“, so sein Fazit.

Und die Veränderungen sind nicht unbemerkt geblieben. Die Leistungen des Finanzteams wurden vom Spitzenmanagement anerkannt, das voll des Lobs über die jüngsten Berichte ist.

JDE hat große Pläne für die Zukunft. Mit Workiva verfügt der Kaffeespezialist nun über einen Berichtsprozess, der sich gemeinsam mit dem Unternehmen skalieren lässt.

For anyone considering Workiva, I’d definitely say 'Go for it'.

Orestis Tzortzis

Global Accounting and Reporting Specialist

Jacob Douwe Egberts

Excel und Word sind eingetragene Marken der Microsoft Corporation in den Vereinigten Staaten und/oder in anderen Ländern.  

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