Eine „lebensverändernde“ Lösung: Warum Investec die Workiva-Plattform für die Finanzberichterstattung verwendet

Die britisch-südafrikanische internationale Banken- und Vermögensverwaltungsgruppe Investec ist stolz auf ihre einzigartige offene und hierarchiefreie Unternehmenskultur. Zusammenarbeit und Kommunikation sind für die eng verzahnte Berichtsabteilung ungemein wichtig. Investec arbeitet kontinentübergreifend zusammen, um Berichte zu erstellen, die sowohl die Anforderungen der Johannesburger Börse als auch der Londoner Börse erfüllen und den Erwartungen der Investoren und Kunden gerecht werden. 

Ihre Motivation, herausragende Leistungen zu erbringen, beruht auf ihrem ausgeprägten Geschäftssinn. Sheree Schroeder, Risk Reporting Analyst bei Investec, brachte dies auf den Punkt. „Wenn ein Teil eines Prozesses nicht funktioniert, können wir eine Lösung finden. Wenn etwas nicht funktioniert, können wir es aussprechen und sagen, dass wir eine passende Alternative finden müssen. Als Team können wir es schaffen, unsere tägliche Arbeit zu verbessern.“ 

Die Erkenntnis, dass ihre Prozesse zur Finanzberichterstattung nicht so effizient waren, wie sie hätten sein können – oder sein sollten – führte sie zu Workiva. Abi Wright, Investor Relations, beschrieb diesen Moment. „Auf die vorliegenden Zahlen konnten wir uns nicht verlassen – manchmal waren Änderungen nötig. Das war beunruhigend und verlängerte den gesamten Berichterstattungsprozess erheblich. Es gab viele Leerlaufzeiten, in denen wir einfach warteten, und außerdem gab es Probleme bei der Versionskontrolle. Wir hatten nicht das Gefühl, alles vollständig unter Kontrolle zu haben. Daher beschlossen wir, etwas zu verändern.“ 

Seit 2020 nutzt Investec die Workiva-Cloudplattform, um Zwischen- und Jahresberichte für seine börsennotierten Unternehmen und Tochtergesellschaften in Großbritannien und Südafrika zu erstellen. Jade Schmulian, Mitarbeiterin des Teams für Finanzberichterstattung, nannte die Entscheidung sogar „lebensverändernd“. 

Eine vielschichtige Herausforderung für die Berichterstattung  

Da das Unternehmen an zwei Börsen notiert ist, ist sich das Investec-Team der Komplexität der Finanzberichter- stattung durchaus bewusst. Jo Tilley, Investor Relations, erinnerte sich an die Herausforderungen: „Die Zusammenstellung dieser Berichte ist sehr aufwendig. Neben den gesetzlichen Vorschriften sind auch Rückmeldungen zu berücksichtigen, um sicherzustellen, dass alle Berichte den gleichen Tenor haben, während die Teams eigenständig und getrennt voneinander arbeiten. Ohne die entsprechenden Tools kann es passieren, dass überall Querverweise eingefügt werden, was eigentlich nicht nötig sein sollte.“ 

Zudem gab Schroeder zu bedenken, dass sich das regulatorische Rahmenwerk, mit dem sie arbeiten, immer schneller verändert. „Abgesehen davon, dass wir alle Beteiligten zufrieden stellen und die Berichte aussagekräftig und relevant sein müssen, benötigen wir in Großbritannien und Südafrika stets den Überblick über alle Vorgänge. Bei dem Tempo, mit dem sich die Vorschriften ändern, ist es enorm wichtig, dass wir mit einem System arbeiten, das flexibel ist und Änderungen zulässt. Es gibt schon genug zu tun – deshalb wollen wir nicht, dass sich unsere Mitarbeiter unnötig den Kopf zerbrechen.“ 

Doch genau das zerbrach Investec den Kopf. Früher arbeiteten sie vorwiegend manuell, bevor sie auf ein System umstiegen, das teilweise automatisiert war, aber keine Kontrolle in Echtzeit ermöglichte. Wurden Änderungen vorgenommen, konnte es ein bis zwei Stunden dauern, bevor eine neue Version verfügbar war, die diese Änderungen enthielt – und manchmal auch eben nicht. Und obwohl das Team versuchte, so gut es ging zusammenzuarbeiten, gestaltete es sich aufgrund der Arbeitsteilung schwierig, alle Aspekte miteinander zu verknüpfen und dabei flexibel und effizient zu arbeiten. Tilley beschrieb die Situation: „Jeder von uns war für einen bestimmten Teil des Berichts verantwortlich. Wir teilten die Bücher in einzelne Abschnitte auf und bearbeiteten diese. Und das ganze Buch mit allen fünf Abschnitten fertigzustellen dauerte einfach ewig.“ 

Laut Jo „waren wir jeweils für verschiedene Abschnitte des Berichts verantwortlich. Wir würden die Bücher in einzelne Abschnitte unterteilen und jeden daran arbeiten. Wenn Sie dann das ganze Buch mit allen fünf Abschnitten wollten … würde es ewig dauern.“ 

Darüber hinaus – und ihr Kampf mit inkonsistenten Daten – hatten sie nur eine begrenzte Fähigkeit, schwarze Linien zu setzen, was bedeutete, dass sie „sich ständig unsicher darüber waren, was wir betrachteten“, sagte Sheree. Sie wussten, dass sie eine neue Lösung brauchten, um ihre Arbeit zu vereinfachen, ihr Vertrauen in die Abschlussberichte zu stärken und ihnen die Kontrolle zu geben, die sie über den gesamten End-to-End-Prozess benötigen. 

Alles im Griff mit Workiva  

Schmulian lernte Workiva bereits einige Jahre vor der Einführung der Plattform bei Investec kennen. „Ich erinnere mich an ein Telefongespräch mit einem Teamkollegen, bei dem ich überrascht war, dass man über die Plattform von überall aus arbeiten und den Jahresbericht erstellen kann – sogar am Strand. Als wir schließlich anfingen, richtig unter den Problemen zu leiden und Fristen zu versäumen, die wir wirklich nicht überschreiten durften, war es höchste Zeit, sich Hilfe zu holen.“

Sie suchten nach einer Lösung, um ihre größten Herausforderungen bei der Berichterstellung anzugehen: Versionskontrolle, Zusammenarbeit, Datenintegrität und -konsistenz sowie volle Kontrolle über die Daten. Zwar erkannten sie, dass Workiva all dies bot, dennoch begegneten sie der Plattform mit einer gesunden Skepsis. „Wir konnten kaum glauben, dass es ein System gibt, das so viele unserer Anforderungen erfüllt“, so Schroeder. Doch nach einer gründlichen Erkundung der auf dem Markt angebotenen Tools stellten sie fest, dass Workiva die Lösung ihrer Probleme war. 

Wright ergänzte: „Wir haben andere Unternehmen, welche die Workiva-Plattform nutzen, nach ihren Erfahrungen gefragt, und die waren durchweg positiv. Letztlich konnten wir keine andere Lösung finden, die unsere Anforderungen so gut erfüllte wie die Workiva-Plattform.“ 

Mit Workiva kann das Team jetzt in einem zentralen Arbeitsbereich und mit vollständig integrierten Prozessen arbeiten. Die Vergleichsfunktion – von Jo als „absolut hilfreiche Funktion, die wir sehr schätzen“ bezeichnet – hat den Prozess vollständig nachvollziehbar und transparent gemacht. Konsistenz wird durch die Nachvollziehbarkeit und Verknüpfung von Daten gewährleistet. Investec kann die Daten nun problemlos synchronisieren und veröffentlichen. Sie verfügen über eine Plattform, auf die sie jederzeit und von überall aus zugreifen können. Dadurch hat sich die Effizienz deutlich gesteigert. Auch wenn sie schon immer zusammengearbeitet haben, konnten sie sich nun von Anfang an besser austauschen. Sie können jetzt sehen, woran die anderen Teammitglieder arbeiten, was sich als äußerst wertvoll erwiesen hat. 

Zudem werden sie vom Workiva-Supportteam unterstützt, das ihnen bei Bedarf jederzeit zur Seite steht. Schmulian betonte ausdrücklich, wie hilfreich die Arbeit des Teams war. „Unsere persönliche Customer Support Managerin war wirklich großartig. Sie war immer erreichbar, und wir hatten das Gefühl, dass wir stets gut betreut wurden.“ Tilley stimmte dem zu und ergänzte: „Ich habe den Eindruck, dass Workiva uns zum Erfolg führen will. Und dass ihre Plattform uns dabei helfen wird, dieses Ziel zu erreichen. Das ist einfach das Beste an der Zusammenarbeit mit Workiva: Als Team haben wir die Möglichkeit erhalten, uns ständig auszutauschen, eine enge Kommunikation zu pflegen und Schnittstellen zu schaffen. Gemeinsam mit Workiva arbeiten wir daran, dies in der Praxis umzusetzen.“ 

Schmulian erklärte, welchen Unterschied die Workiva-Plattform ausmacht. „Früher haben wir wie Schriftsetzer gearbeitet. Jetzt sind wir Autoren. Dank des Systems sind wir selbst für die Inhalte verantwortlich, die wir veröffentlichen.“ Diese Meinung vertritt auch Schroeder. „Es gibt ein Leben vor Workiva und ein Leben nach Workiva. Das System ist so intuitiv und erspart uns so viel Zeit. Und es ist unglaublich flexibel: Anpassungen können einfach vorgenommen werden, ohne befürchten zu müssen, dadurch etwas kaputt zu machen.“ 

Auch für Tilley macht die Plattform einen Riesenunterschied aus. „Mit Workiva sind wir die Macher. Uns steht genügend Zeit zur Verfügung, um den Prozess ordnungsgemäß zu verwalten. Wir haben die Kontrolle.