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Situation

  • An internal controls team manages documentation and certification for hundreds of controls and processes with Microsoft® Excel, Word, PowerPoint, and Visio, email, and shared drives.
  • Das interne Kontrollteam und das Managementteam stellten Unstimmigkeiten bei den präsentierten Angaben über die Risikokontrollmatrix, die Prozessbeschreibungen und die Berichte für die Geschäftsführung und die Dashboards fest.
  • Unverbundene Softwarelösungen, die für die Erfassung von Prüfbelegen und für Tests verwendet wurden, erforderten, dass die Nutzer durch ein überladenes Netzlaufwerk navigieren mussten, was die Kommentierung von Stichproben schwierig gestaltete. Die Prüfer verschwendeten beträchtliche Zeit mit einem mühsamen Prüfungsprozess und hatten damit zu kämpfen, Anmerkungen in der gesamten Dokumentation zu finden.
  • Ein komplexer Zertifizierungsprozess für interne Kontrollen erforderte eine ständige Betreuung, die Verwaltung zahlreicher Kalkulationstabellen und den Rückgriff auf E-Mails.

Ergebnisse

Gesparte Zeit und größere Genauigkeit

  • Verknüpfung der Informationen zwischen der Risikokontrollmatrix, den Prozessbeschreibungen und den Dashboards, um sicherzustellen, dass die Angaben stets auf dem aktuellsten Stand sind. Es wird keine Zeit für die Nachverfolgung des Teststatus verschwendet.
  • Statusberichte werden in Echtzeit aktualisiert. Das interne Kontrollteam, die Innenrevision, das Managementteam und die Steuerungs- und Prüfungsausschüsse haben einen einfachen Zugang zu den aktuellen Informationen.

Verstärkte Zusammenarbeit und höhere Effizienz

  • Wdesk ermöglicht die Erstellung und Bearbeitung von Dokumenten durch mehrere Teams gleichzeitig, die alle innerhalb einer einzigen Umgebung arbeiten. Die Teammitglieder haben stets Zugriff auf die aktuellsten Informationen.
  • Die Kontrolle des Dokumentenzugriffs mit detaillierten Berechtigungen kann für ein gesamtes Dokument, einen Abschnitt eines Dokuments oder eine Gruppe von Dokumenten in einem Projekt festgelegt werden.

Gestrafftes Test- und Nachweismanagement

  • Speicherung aller Belege mit Testen der Dokumente in einer einzigen, sicheren Umgebung, ohne durch ein Netzlaufwerk navigieren zu müssen. Betrachtung von Stichproben neben Testbögen und Auszeichnung mit einem lückenlosen Prüfpfad von Kommentierungen.
  • Zuordnung von Aufforderungen zur Einreichung von Belegen direkt zu den Kontrollverantwortlichen und Verfolgung der Antworten mit Echtzeitanzeige aller Beleganforderungen.

Transparenz und Kontrolle

  • The reporting process with Wdesk is more efficient, visible, and accurate. The internal controls team spends less time on non-value added activities and more time focusing on reducing risk for the company.
  • Der Status aller Zertifizierungsprozesse kann über ein dynamisches Dashboard betrachtet werden.

Excel® and Word® are registered trademarks of Microsoft Corporation in the United States and/or other countries.

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