Wie die Workiva-Plattform es Aker Horizons ermöglichte, ESG in seinen branchenführenden Jahresbericht einzubinden

Wie die Workiva-Plattform es Aker Horizons ermöglichte, ESG in seinen branchenführenden Jahresbericht einzubinden

Aker Horizons ist ein Entwickler von grüner Energie und grüner Industrie. Und sie sind auf einer Mission. Das im Jahr 2020 von der norwegischen Industrieinvestmentfirma Aker ASA gegründete Unternehmen konzentriert sich ausschließlich darauf, Unternehmen zu unterstützen, die den Wettlauf auf Netto-Null beschleunigen können. Von erneuerbaren Energien bis hin zu Spitzentechnologien besteht sein Portfolio aus "planet-positiven" Unternehmen, die aktiv daran arbeiten, die globalen Emissionen zu reduzieren und eine wirklich nachhaltige Lebensweise aufzubauen. 

Als es um den ersten Jahresbericht ging, wusste das Team von Aker Horizons, dass es mit gutem Beispiel vorangehen musste. Für Jeanett Bergan, die 2021 als Nachhaltigkeitsdirektorin in das Unternehmen eintrat, war klar, dass dieser Bericht sowohl finanzielle als auch nichtfinanzielle Informationen integrieren sollte. „Aker Horizons hat sehr hohe Ambitionen in Bezug auf ESG. Als planet-positives, zweckorientiertes Unternehmen fühlte es sich für uns richtig an, einen integrierten Bericht zu erstellen“, sagte sie.

Eine einzigartige Herausforderung: Vorreiter bei der ESG-Berichterstattung zu sein

Die Erstellung eines Berichts, der die Werte von Aker Horizon vom Anfang bis zum Endprodukt verkörpert, war nicht verhandelbar. „Als neu gegründetes Unternehmen haben wir im Grunde bei Null angefangen“, erklärte Jeanett. Dies stellte für sie zwar eine Herausforderung dar, bot aber auch die Möglichkeit, ihren Prozess bewusst von Grund auf neu zu gestalten. Auf diese Weise wussten sie, dass sie in der Lage sein würden, den Geschäftswert klar zu kommunizieren und sich gleichzeitig darauf vorzubereiten, die bevorstehenden Berichterstattungsvorschriften zu Umwelt, Soziales und Unternehmensführung (ESG) einzuhalten. 

Wenn es eine Sache gibt, für die Jeanett bei der ESG-Berichterstattung leidenschaftlich ist, dann ist es die Macht der Standardisierung, die uns hilft, Daten zu vergleichen, fundierte Entscheidungen zu treffen und positive Veränderungen voranzutreiben. Damit dies möglich ist, müssen Daten auf konsistente und einheitliche Weise gesammelt, gemessen und verglichen werden. „Unser Ziel war es, mit dem Bericht alles zu standardisieren. Wir wollten es so relevant wie möglich für die neuesten Gesetze und Richtlinien machen und alles abdecken, worüber wir unserer Meinung nach berichten sollten.“  

Aker Horizons musste auch seine Portfoliounternehmen berücksichtigen. „Wenn wir ihnen nur gesagt hätten, dass sie ihre eigenen Nachhaltigkeitsberichte erstellen müssen, hätten sie höchstwahrscheinlich andere Kennzahlen angegeben, die nicht mit unseren vergleichbar sind“, stellte Jeanett klar. Das Team erkannte, dass sie mit gutem Beispiel vorangehen mussten, um ihre Portfoliounternehmen auf ihrem Weg zur Standardisierung mitzunehmen. 

Unser Ziel war es, mit dem Bericht alles zu standardisieren. Wir wollten es so relevant wie möglich für die neuesten Gesetze und Richtlinien machen und alles abdecken, worüber wir unserer Meinung nach berichten sollten.“ Jeanett Bergan, Nachhaltigkeitsdirektorin bei Aker Horizons

Für echte Integration und Transparenz entschieden sie sich außerdem, Vertreter ihrer Portfoliounternehmen einzuladen, während des Berichtsprozesses mit ihnen zusammenzuarbeiten. „Wir mussten sehr vorsichtig sein – wir waren uns bewusst, dass wir unseren Portfoliounternehmen viel Arbeit geben“, sagte sie. Das Finden des richtigen Tools, um alle zusammenzubringen und konsistente Prozesse zu ermöglichen, wurde dann schnell zu einer Priorität“, teilte Jeanett mit.

Aker Horizons war zunächst von Workiva angezogen, weil es eine sichere, zentralisierte Plattform mit strengen Genehmigungsfunktionen für Finanz- und ESG-Berichte bot. Dies bedeutete, dass alle Arbeiten in derselben Umgebung stattfinden konnten und dass das zentrale Berichterstellungsteam sich auf die Konsistenz der Daten und seine Fähigkeit verlassen konnte, die Kontrolle über den Prozess zu behalten. Jeanett erklärt: „Wir suchten nach einer Lösung, die sehr flexibel ist, ohne dass unzählige Tabellenkalkulationen und mehrere Versionen desselben Dokuments im Umlauf sind. Wir sind auf Workiva gestoßen und haben festgestellt, dass es unsere Anforderungen sowohl auf der finanziellen Seite als auch in Bezug auf Aufgaben wie ESG-Tagging erfüllen kann.“

Für das Team von Aker Horizons verliefen die frühen Phasen der Implementierung reibungslos: Obwohl sie einige komplexe Anforderungen erfüllte, fand das Team die Workiva-Plattform leicht zu erlernen. „Da es benutzerfreundlich ist, müssen Sie kein fortgeschrittener Benutzer sein, um mit der Navigation zu beginnen. Wir haben 15 30-minütige Onboarding-Sitzungen für neue Benutzer angeboten, aber einige brauchten sie überhaupt nicht: Sie haben sich einfach angeschlossen und losgelegt“, erinnert sich Jeanett. 

Wo Zusammenarbeit und Sicherheit aufeinander treffen

Die Etablierung eines neuen Prozesses bei gleichzeitiger Verwaltung der Zusammenstellung, Überprüfung und Integration sowohl finanzieller als auch nicht finanzieller Daten ist an und für sich schon eine große Herausforderung. All dies mit einer verteilten Belegschaft zu tun, erhöhte die Komplexität. Insgesamt haben über 50 Personen an dem Bericht mitgearbeitet: rund ein Dutzend innerhalb von Aker Horizons, wobei alle anderen Mitwirkenden in den Portfoliounternehmen sitzen. 

Sie alle konnten problemlos in Echtzeit auf der Workiva-Plattform zusammenarbeiten. Das bedeutete, dass sie ihre Daten an einem einzigen Ort eingeben, analysieren und veröffentlichen konnten, mit Überblick über alle Aktivitäten, klarer Datenherkunft und der Möglichkeit, den Zugriff bis auf die Zellebene zu kontrollieren. Die meisten Portfoliounternehmen haben sich auch für die Nutzung der Plattform entschieden, um ihre individuellen Berichte zu erstellen, was einen ununterbrochenen Fluss transparenter und nachprüfbarer Informationen ermöglicht. 

Da es benutzerfreundlich ist, müssen Sie kein fortgeschrittener Benutzer sein, um mit der Navigation zu beginnen. Uns wurden 15 30-minütige Onboarding-Sitzungen für neue Benutzer angeboten, aber einige brauchten sie überhaupt nicht: Sie haben sich einfach angeschlossen und losgelegt.“ Jeanett Bergan, Nachhaltigkeitsdirektorin bei Aker Horizons

„Das bei weitem wichtigste Merkmal für uns war die vernetzte Berichterstattung“, sagte Jeanett. „Als wir uns zum ersten Mal für Workiva entschieden haben, wussten wir nicht genau, wie nahtlos die Zusammenarbeit sein würde. In der Praxis hält die Plattform, was sie verspricht. Dies gilt sowohl auf globaler als auch auf granularer Ebene. Da alle Daten miteinander verbunden sind, aktualisieren alle Änderungen, die unsere Portfoliounternehmen in ihren Berichten vornehmen, automatisch unsere eigenen. Und weil wir die Zusammenarbeit auf bestimmte Prozesse wie Aufgaben und Etiketten konzentrieren können, können wir viel effizienter arbeiten.“

Da so viele Parteien an denselben Dokumenten arbeiten, war es entscheidend, vertrauliche Informationen zu schützen. „Wir mussten sehr restriktiv sein, wer Zugang zu was hatte“, erklärte sie. „Wir haben bestimmte Personen dafür verantwortlich gemacht, neuen Benutzern Zugang zu gewähren und ihnen die entsprechenden Berechtigungsstufen für ihre jeweiligen Bereiche zuzuweisen, in denen sie die Dateien betreten und entweder lesen oder bearbeiten durften. Es war sehr einfach, Auditoren, Berater und alle, die uns bei dem Bericht helfen, an Bord zu holen.“ 

Eine einfache Lösung für ambitionierte ESG-Ziele 

Während das Team anfangs wegen der Integration der neuesten ESG- und Finanzberichterstattungs-Frameworks von Workiva angezogen wurde, war es letztendlich seine Einfachheit – eine benutzerfreundliche und sichere Plattform, die es den Benutzern ermöglicht, auf transparente und dynamische Weise zusammenzuarbeiten machte für sie den größten Unterschied. „Ohne Workiva hätte der gesamte Prozess wahrscheinlich ganz anders ausgesehen“, sagte Jeanett. „Ich denke, es wäre viel stressiger gewesen, insbesondere in Bezug auf das Sammeln von Daten, das Überprüfen, ob Dokumente aktualisiert wurden, und das Jagen von Leuten nach den neuesten Versionen. Jetzt arbeiten wir alle im selben System und können jederzeit auf die neuesten Informationen zugreifen.“ 

Das Ergebnis? Ein Bericht, der finanzielle und nichtfinanzielle Kennzahlen auf messbare und aussagekräftige Weise zusammenführt und als Beispiel für neue Best Practices gelten kann. In Jeanetts Worten: „Wir haben uns dafür entschieden, uns an der Spitze bestimmter Berichtsrahmenwerke zu positionieren, indem wir die neuesten regulatorischen Berichtsanforderungen verwenden.“

„Als wir uns zum ersten Mal für Workiva entschieden haben, wussten wir nicht genau, wie nahtlos die Zusammenarbeit sein würde. In der Praxis hält die Plattform, was sie verspricht.“ Jeanett Bergan, Nachhaltigkeitsdirektorin, Aker Horizons
 

Da sich Standards und Gesetze im Laufe der Zeit weiterentwickeln, kann das Team von Aker Horizons mit einem End-to-End-Tool, das die Datenerfassung unterstützt und sich gleichzeitig an die neuesten Anforderungen anpasst, weiterhin eine Vorreiterrolle übernehmen. 

„Wir werden in Zukunft immer mehr Standardisierung sehen, was in diesem ESG-Dschungel eine großartige Sache sein wird“, schloss Jeanett.