Wie ein europäisches Technologieunternehmen die Überstunden in der Finanzberichterstattung um die Hälfte kürzte

Ein europäisches Technologieunternehmen wuchs schnell, aber seine Finanzberichtsprozesse konnten nicht Schritt halten.

Ein Team von rund 50 Finanzberichtsfachleuten und viele andere Content-Inhaber setzten Microsoft® Office und ein externes Berichtsprogramm und mehrere externe Auftragnehmer ein, um die externe Berichterstattung, die Compliance, die interne Berichterstattung und andere Prozesse für das Unternehmen zu bewältigen.

Der Leiter des Abstimmungsteams, der viele der Berichtsfunktionen überwacht, erklärt, dass die komplizierten Berichtsprozesse des Unternehmens es schwierig machten, die Konsistenz zu wahren.

„Sicherzustellen, dass der gesamte Text angepasst war, kostete riesige Anstrengungen. Wir haben eine Menge manuelle Arbeit geleistet“, erläutert er. „Wir mussten die Zahlen von einer Excel®-Datei in eine andere kopieren oder sie sogar neu eintippen. Das war sehr ineffizient und mit einer großen Gefahr von Unstimmigkeiten verbunden.“

Das Team stützte sich bei der Erstellung des Jahresberichts auch stark auf ein Tool eines Drittanbieters, aber die Funktionalität dieses Tools war begrenzt. „Mit diesem Tool gab es keinen Spielraum zur Verbesserung der Effizienz unserer Berichte“, erklärt der Geschäftsführer.

Es war an der Zeit, eine bessere Lösung für die Finanzberichterstattung zu finden.

Einige Teammitglieder stellten eine Wunschliste der Aufgaben auf, die sie mit ihren alten Tools nicht erfüllen konnten, und prüften dann andere Lösungen, die ihren Bedürfnissen entsprechen konnten. Wdesk war die klare Wahl.

Die Konsistenz zwischen den Daten und Berichten zu wahren, war ein kritischer Punkt. „Bei den Finanzen sind die Konsistenz und die Integrität der Berichte und Dokumente zwingend, damit man seine Arbeit ordentlich erledigt. Das ist eines der Dinge, in denen Wdesk sehr gut ist“, erklärt der Teamleiter.

In nur etwas mehr als einem Jahr weitete das Unternehmen den Einsatz von Wdesk schnell von einer Handvoll Nutzern auf mehr als 130 Personen im gesamten Unternehmen aus. „Es war recht einfach, Wdesk auf das ganze Unternehmen zu erweitern“, bemerkt der Teamleiter. „Wdesk ist sehr nutzerfreundlich und einfach zugänglich. Außerdem hat es ein Erscheinungsbild, wie es die meisten von Microsoft Office kennen.“

Das Unternehmen hat durch die Nutzung von Wdesk auch bereits deutliche Zeiteinsparungen erreicht. „Ich weiß sicher, dass wir die Überstunden um rund die Hälfte vermindert haben“, erklärt der Teamleiter. Er schätzt, dass das Unternehmen fast 500 Überstunden mit einem Gesamtwert von rund 15.000 USD eingespart hat.

Eine der Hauptverwendungen des Unternehmens für Wdesk ist die Erstellung von Jahresberichten. Da die Aktien des europäischen Unternehmens an einer US-Börse gehandelt werden, ist es notwendig, bei der SEC sowohl einen Jahresbericht nach US-GAAP im Format 20-F als auch einen Jahresbericht auf der Basis der International Financial Reporting Standards (IFRS) einzureichen. Fünfzig Content-Inhaber entwerfen die Berichte ab dem Ende des Sommers und schließen sie zu Beginn des folgenden Jahres ab.

Die Vortragsfunktion (Roll Forward) in Wdesk verschafft dem Team einen wichtigen Vorsprung bei der Erstellung des Jahresberichts, weil es den Bericht des Vorjahres als Startpunkt nutzt. Rund 80 Prozent des Textes sind beim Formular 20-F und den IFRS-Berichten gleich. Daher spart die automatisierte Textaktualisierung und die Textverknüpfung in Wdesk Zeit und stellt die Konsistenz sicher.

„Mit unserem vorherigen Tool mussten wir all diese Aktualisierungen manuell vornehmen. Mit Wdesk genügt ein einfacher Knopfdruck, um die Zahlen hochzuladen, und fast das gesamte Dokument ist aktualisiert.“

Wenn die Geschäftsführung oder die Wirtschaftsprüfer die Änderungen in den Berichten vergleichen wollen, wird auch das von Wdesk mit einer schnellen Funktion zur Änderungsmarkierung bewerkstelligt, die die Änderungen zwischen den verschiedenen Versionen anzeigt. In der Vergangenheit hat das Unternehmen die Änderungsmarkierungsaufgaben an einen externen Dienstleister vergeben, einen von vier externen Auftragnehmern, die das Unternehmen mit der Erledigung unterstützender Aufgaben für die Finanzberichterstattung beauftragen musste.

Das Unternehmen setzte auch für das XBRL-Tagging in seinem Formular 20-F einen externen Auftragnehmer ein. Der Prozess dauerte sechs Monate und erforderte mehrere zeitraubende Überprüfungen durch das Berichtsteam des Unternehmens. Jetzt wird das XBRL-Tagging unternehmensintern erledigt und benötigt nur ein paar Tage bis es fertig ist. „Wdesk unterstützt uns viel besser beim XBRL-Prozess und spart uns eine Menge Zeit und Mühe“, bemerkt der Teamleiter.

„Das Feedback der Content-Inhaber auf Wdesk zeigt, dass sie sehr froh sind, in einem einzigen lebenden Dokument arbeiten zu können“, erklärt der Teamleiter. „Sie können in verschiedenen Abschnitten des Dokuments zusammenarbeiten, und es besteht keine Gefahr, dass mehrere Dokumentenversionen in Umlauf sind. Das war wirklich hilfreich für unseren Prozess.“

Den Mitgliedern des Verwaltungsrats des Unternehmens sagt Wdesk ebenfalls zu. „Sobald sie die verknüpften Zahlen in Wdesk sehen, haben sie mehr Vertrauen in den Bericht“, erklärt der Teamleiter. „Unser CEO ist besonders begeistert von Wdesk.“

Das Finanzberichtsteam erforscht und erweitert die Möglichkeiten mit Wdesk und dehnt seine Nützlichkeit und seinen Wert auf weitere Abteilungen und Funktionen im gesamten Unternehmen aus.

Beispielsweise haben sie Wdesk zur Verbesserung des Prüfpfads der Finanzberichterstattung und zur reibungslosen Sammlung und Zusammenfassung von Erläuterungen zu den Berichten und Dokumenten von den Content-Inhabern und dem Management verwendet. „Wir waren es gewohnt, handschriftliche Notizen zu unseren Jahresberichten zu erhalten, die nahezu unleserlich waren“, bemerkt der Teamleiter. „Mit Wdesk hat sich das bedeutend verbessert. Unser Prüfpfad ist viel besser als vorher.“

Die Datenerfassung von Wdesk verbesserte die Effizienz und die Detailliertheit der internen Quartals- und Jahresberichte. Das Unternehmen verwendete für diesen Prozess ein gesondertes Konsolidierungs-Tool, das aber die Informationen nur auf einer zusammengefassten Ebene lieferte, während das Team eine ausführlichere, detaillierte Berichterstattung benötigte.

Das Live-Linking der Daten in Wdesk ist für diesen Prozess entscheidend, weil viele Zahlen aus den internen Berichten auch für die externen Berichte und für Anlegerpräsentationen verwendet werden. „Jetzt, wo wir Wdesk nutzen, haben wir eine einzige Quelle der Wahrheit für unsere Informationen. Das hat uns sehr geholfen“, sagt der Teamleiter.

„Jetzt, wo wir Wdesk nutzen, haben wir eine einzige Quelle der Wahrheit für unsere Informationen. Das hat uns sehr geholfen.“

—Leiter des Abstimmungsteams

Als das Team dann einen besseren Weg benötigte, um die Zertifizierung ihrer internen Vollständigkeitserklärung zu unterstützen, wechselte es sofort zu Wdesk. Jetzt übernimmt ein Dashboard in Wdesk die Nachverfolgung der Empfänger, die Antworten und die notwendigen Nachbereitungen. „Durch den Einsatz von Wdesk für die Zertifizierung haben wir aufgrund des Dashboards und aller Funktionen Zeit und Effizienz gewonnen“, erklärt der Teamleiter.

Der reaktionsstarke Kundendienst über das in Europa ansässige Kundenserviceteam ermöglichte dem Unternehmen die schnelle Übernahme und Ausweitung von Wdesk.

„Wenn wir eine Frage oder Anmerkung haben, erhalten wir eine schnelle Antwort“, bemerkt der Teamleiter. „Wenn wir ein Problem melden, wissen wir, dass es, obwohl wir in Europa sind, während der Nacht bearbeitet wird und das Workiva-Team das Problem bis zum nächsten Morgen gelöst hat.“

Wdesk hat mehr getan, als Zeit einzusparen, die Konsistenz zu verbessern und die Effizienz für das Unternehmen zu erhöhen – Wdesk hilft dem Unternehmen auch besser zu arbeiten.

„Wdesk hebt unsere Arbeit auf ein höheres Niveau“, sagt der Teamleiter. „Bevor wir Wdesk hatten, verbrachten wir einen größeren Teil unserer Zeit mit manuellen Überprüfungen. Jetzt können wir auf einer höheren, stärker analytischen Ebene arbeiten.“ Er fügt hinzu, dass Wdesk auch ihr Leben verbessert hat. „Mit Wdesk macht unsere Arbeit mehr Spaß. Außerdem können wir jetzt pünktlich nach Hause gehen.“

„Mit Wdesk macht unsere Arbeit mehr Spaß. Außerdem können wir jetzt pünktlich nach Hause gehen.“

—Leiter des Abstimmungsteams


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Microsoft Office und Excel sind eingetragene Marken der Microsoft Corporation in den Vereinigten Staaten und/oder in anderen Ländern.
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Der Leiter des Abstimmungsteams, der viele der Berichtsfunktionen überwacht, erklärt, dass die komplizierten Berichtsprozesse des Unternehmens es schwierig machten, die Konsistenz zu wahren.

„Sicherzustellen, dass der gesamte Text angepasst war, kostete riesige Anstrengungen. Wir haben eine Menge manuelle Arbeit geleistet“, erläutert er. „Wir mussten die Zahlen von einer Excel®-Datei in eine andere kopieren oder sie sogar neu eintippen. Das war sehr ineffizient und mit einer großen Gefahr von Unstimmigkeiten verbunden.“

Das Team stützte sich bei der Erstellung des Jahresberichts auch stark auf ein Tool eines Drittanbieters, aber die Funktionalität dieses Tools war begrenzt. „Mit diesem Tool gab es keinen Spielraum zur Verbesserung der Effizienz unserer Berichte“, erklärt der Geschäftsführer.

Es war an der Zeit, eine bessere Lösung für die Finanzberichterstattung zu finden.

Einige Teammitglieder stellten eine Wunschliste der Aufgaben auf, die sie mit ihren alten Tools nicht erfüllen konnten, und prüften dann andere Lösungen, die ihren Bedürfnissen entsprechen konnten. Wdesk war die klare Wahl.

Die Konsistenz zwischen den Daten und Berichten zu wahren, war ein kritischer Punkt. „Bei den Finanzen sind die Konsistenz und die Integrität der Berichte und Dokumente zwingend, damit man seine Arbeit ordentlich erledigt. Das ist eines der Dinge, in denen Wdesk sehr gut ist“, erklärt der Teamleiter.

In nur etwas mehr als einem Jahr weitete das Unternehmen den Einsatz von Wdesk schnell von einer Handvoll Nutzern auf mehr als 130 Personen im gesamten Unternehmen aus. „Es war recht einfach, Wdesk auf das ganze Unternehmen zu erweitern“, bemerkt der Teamleiter. „Wdesk ist sehr nutzerfreundlich und einfach zugänglich. Außerdem hat es ein Erscheinungsbild, wie es die meisten von Microsoft Office kennen.“

Das Unternehmen hat durch die Nutzung von Wdesk auch bereits deutliche Zeiteinsparungen erreicht. „Ich weiß sicher, dass wir die Überstunden um rund die Hälfte vermindert haben“, erklärt der Teamleiter. Er schätzt, dass das Unternehmen fast 500 Überstunden mit einem Gesamtwert von rund 15.000 USD eingespart hat.

Eine der Hauptverwendungen des Unternehmens für Wdesk ist die Erstellung von Jahresberichten. Da die Aktien des europäischen Unternehmens an einer US-Börse gehandelt werden, ist es notwendig, bei der SEC sowohl einen Jahresbericht nach US-GAAP im Format 20-F als auch einen Jahresbericht auf der Basis der International Financial Reporting Standards (IFRS) einzureichen. Fünfzig Content-Inhaber entwerfen die Berichte ab dem Ende des Sommers und schließen sie zu Beginn des folgenden Jahres ab.

Die Vortragsfunktion (Roll Forward) in Wdesk verschafft dem Team einen wichtigen Vorsprung bei der Erstellung des Jahresberichts, weil es den Bericht des Vorjahres als Startpunkt nutzt. Rund 80 Prozent des Textes sind beim Formular 20-F und den IFRS-Berichten gleich. Daher spart die automatisierte Textaktualisierung und die Textverknüpfung in Wdesk Zeit und stellt die Konsistenz sicher.

„Mit unserem vorherigen Tool mussten wir all diese Aktualisierungen manuell vornehmen. Mit Wdesk genügt ein einfacher Knopfdruck, um die Zahlen hochzuladen, und fast das gesamte Dokument ist aktualisiert.“

Wenn die Geschäftsführung oder die Wirtschaftsprüfer die Änderungen in den Berichten vergleichen wollen, wird auch das von Wdesk mit einer schnellen Funktion zur Änderungsmarkierung bewerkstelligt, die die Änderungen zwischen den verschiedenen Versionen anzeigt. In der Vergangenheit hat das Unternehmen die Änderungsmarkierungsaufgaben an einen externen Dienstleister vergeben, einen von vier externen Auftragnehmern, die das Unternehmen mit der Erledigung unterstützender Aufgaben für die Finanzberichterstattung beauftragen musste.

Das Unternehmen setzte auch für das XBRL-Tagging in seinem Formular 20-F einen externen Auftragnehmer ein. Der Prozess dauerte sechs Monate und erforderte mehrere zeitraubende Überprüfungen durch das Berichtsteam des Unternehmens. Jetzt wird das XBRL-Tagging unternehmensintern erledigt und benötigt nur ein paar Tage bis es fertig ist. „Wdesk unterstützt uns viel besser beim XBRL-Prozess und spart uns eine Menge Zeit und Mühe“, bemerkt der Teamleiter.

„Das Feedback der Content-Inhaber auf Wdesk zeigt, dass sie sehr froh sind, in einem einzigen lebenden Dokument arbeiten zu können“, erklärt der Teamleiter. „Sie können in verschiedenen Abschnitten des Dokuments zusammenarbeiten, und es besteht keine Gefahr, dass mehrere Dokumentenversionen in Umlauf sind. Das war wirklich hilfreich für unseren Prozess.“

Den Mitgliedern des Verwaltungsrats des Unternehmens sagt Wdesk ebenfalls zu. „Sobald sie die verknüpften Zahlen in Wdesk sehen, haben sie mehr Vertrauen in den Bericht“, erklärt der Teamleiter. „Unser CEO ist besonders begeistert von Wdesk.“

Das Finanzberichtsteam erforscht und erweitert die Möglichkeiten mit Wdesk und dehnt seine Nützlichkeit und seinen Wert auf weitere Abteilungen und Funktionen im gesamten Unternehmen aus.

Beispielsweise haben sie Wdesk zur Verbesserung des Prüfpfads der Finanzberichterstattung und zur reibungslosen Sammlung und Zusammenfassung von Erläuterungen zu den Berichten und Dokumenten von den Content-Inhabern und dem Management verwendet. „Wir waren es gewohnt, handschriftliche Notizen zu unseren Jahresberichten zu erhalten, die nahezu unleserlich waren“, bemerkt der Teamleiter. „Mit Wdesk hat sich das bedeutend verbessert. Unser Prüfpfad ist viel besser als vorher.“

Die Datenerfassung von Wdesk verbesserte die Effizienz und die Detailliertheit der internen Quartals- und Jahresberichte. Das Unternehmen verwendete für diesen Prozess ein gesondertes Konsolidierungs-Tool, das aber die Informationen nur auf einer zusammengefassten Ebene lieferte, während das Team eine ausführlichere, detaillierte Berichterstattung benötigte.

Das Live-Linking der Daten in Wdesk ist für diesen Prozess entscheidend, weil viele Zahlen aus den internen Berichten auch für die externen Berichte und für Anlegerpräsentationen verwendet werden. „Jetzt, wo wir Wdesk nutzen, haben wir eine einzige Quelle der Wahrheit für unsere Informationen. Das hat uns sehr geholfen“, sagt der Teamleiter.

„Jetzt, wo wir Wdesk nutzen, haben wir eine einzige Quelle der Wahrheit für unsere Informationen. Das hat uns sehr geholfen.“

—Leiter des Abstimmungsteams

Als das Team dann einen besseren Weg benötigte, um die Zertifizierung ihrer internen Vollständigkeitserklärung zu unterstützen, wechselte es sofort zu Wdesk. Jetzt übernimmt ein Dashboard in Wdesk die Nachverfolgung der Empfänger, die Antworten und die notwendigen Nachbereitungen. „Durch den Einsatz von Wdesk für die Zertifizierung haben wir aufgrund des Dashboards und aller Funktionen Zeit und Effizienz gewonnen“, erklärt der Teamleiter.

Der reaktionsstarke Kundendienst über das in Europa ansässige Kundenserviceteam ermöglichte dem Unternehmen die schnelle Übernahme und Ausweitung von Wdesk.

„Wenn wir eine Frage oder Anmerkung haben, erhalten wir eine schnelle Antwort“, bemerkt der Teamleiter. „Wenn wir ein Problem melden, wissen wir, dass es, obwohl wir in Europa sind, während der Nacht bearbeitet wird und das Workiva-Team das Problem bis zum nächsten Morgen gelöst hat.“

Wdesk hat mehr getan, als Zeit einzusparen, die Konsistenz zu verbessern und die Effizienz für das Unternehmen zu erhöhen – Wdesk hilft dem Unternehmen auch besser zu arbeiten.

„Wdesk hebt unsere Arbeit auf ein höheres Niveau“, sagt der Teamleiter. „Bevor wir Wdesk hatten, verbrachten wir einen größeren Teil unserer Zeit mit manuellen Überprüfungen. Jetzt können wir auf einer höheren, stärker analytischen Ebene arbeiten.“ Er fügt hinzu, dass Wdesk auch ihr Leben verbessert hat. „Mit Wdesk macht unsere Arbeit mehr Spaß. Außerdem können wir jetzt pünktlich nach Hause gehen.“

„Mit Wdesk macht unsere Arbeit mehr Spaß. Außerdem können wir jetzt pünktlich nach Hause gehen.“

—Leiter des Abstimmungsteams


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