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Komplexe Finanzberichterstattung von ASM Masters mit Wdesk

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Die Unruhe ist groß für die meisten Finanzberichterstattungsmanager, besonders während der Einreichungsphasen. Stimmen alle Zahlen? Sind die XBRL-Tags korrekt? Werden sie die Frist für die Einreichung einhalten?

Diese Sorgen waren dem Direktor für externes Berichtswesen und Treasury von ASM International vertraut. Das Unternehmen mit Hauptsitz in den Niederlanden ist ein führender Anbieter von Halbleiterausrüstungen zur Wasseraufbereitung.  

Weil die Aktie des Unternehmens an der NASDAQ und an der Euronext Amsterdam Stock Exchange gehandelt wird, muss der Direktor mehrmals im Jahr zwei verschieden Sätze von Finanzberichten erstellen und sie innerhalb von zwei verschiedenen Fristen prüfen lassen, genehmigen und einreichen. Der Prozess zur Erstellung von Finanzberichten und Jahresberichten in zwei Sätzen ist eine schwierige Aufgabe und kann ernsthafte Unruhe auslösen.

2009 erstellte das Finanzberichterstattungsteam Berichte für die SEC und für europäische Aufsichtsbehörden unter Verwendung derselben Textverarbeitungs- und Tabellenkalkulationssoftware für die Aktualisierung der vorherigen Berichte.

„Die Datei würde einfach immer wieder geändert. Das war keine schöne Art zu arbeiten“, erklärt der Direktor.

Das Verfahren war mühsam und er hatte das Gefühl, dass die kritischen Dokumente schwer zu sichern waren. Nach der Fertigstellung musste der Geschäftsführer die Berichte für die SEC an einen Drucker in den USA zur EDGARisierung schicken, was noch mehr Zeit in Anspruch nahm.

 

Wdesk macht es einfach

Als ASM begann, ihren SEC-Berichten XBRL-Tags hinzuzufügen, wandte sich das Unternehmen an einen Drittanbieter zur Unterstützung. Es kam jedoch zu Problemen während der Schonfrist.

„Es war nicht zu 100 Prozent korrekt, und wir hatten nicht die Zeit zur Berichtigung“, erklärt der Direktor. „Das war der Moment, als ich dachte, dass wir nach etwas Neuem und Besseren suchen sollten.“

„Etwas Neues und Besseres“ war Wdesk für die SEC-Berichterstattung. ASM war das erste Unternehmen in Europa, das die Plattform einführte. Die Fachleute von Workiva konfigurierten das System für die SEC-Einreichung von ASM anhand der früheren Berichte. Als die Arbeiten abgeschlossen waren, war ASM schon kurz vor der Fertigstellung.

„Es hat super funktioniert — wirklich toll!“ Dank Wdesk habe die Nervosität deutlich nachgelassen.

Das Live-Linking-Merkmal der Plattform ist einer der Hauptgründe, warum dieser Prozess so reibungslos verlief. ASM verwendet ein einziges Workbook, das alle Finanzinformationen und Daten des Unternehmens umfasst. Wenn das Team Berichte für die SEC und die Aufsichtsbehörden in den Niederlanden erstellt, gleichgültig, ob es um die Quartalseinreichungen oder einen Jahresbericht geht, entnimmt es dem Workbook die Daten zur Einpflegung in die Berichte – in der Gewissheit, dass die Daten aktuell und die Zahlen verknüpft sind. Mit dieser Technologie ist das Team beruhigt.

„Alle unsere Einreichungen lassen sich in Wdesk sehr leicht verknüpfen“, erklärt er. „Ich muss eine Zahl nur einmal hinzufügen, um anschließend an verschiedensten Stellen mit ihr arbeiten zu können. Zugleich kann ich viel stärker darauf vertrauen, dass die Zahlen im gesamten Dokument stimmen.“

ASM prefers to have the Workiva Professional Services team handle XBRL tagging responsibilities. Formerly, the team depended on auditors and a third-party printer for XBRL tagging support. However, this process was hard to manage, and it caused a lot of pain and effort for the auditors. Not only is the process working better, but it is also saving ASM money. The director estimates that he has cut his additional XBRL tagging expenses in half.

Totale Flexibilität

ASM ist nicht mehr von Drittanbietern oder von deren Fristen abhängig. „Am besten ist dabei, dass wir unsere Berichte zu dem Zeitpunkt einreichen können, zu dem wir das wollen. Wir sind nicht mehr von anderen abhängig“, erklärt der Direktor.

Ein weiterer Vorteil bei der Nutzung von Wdesk ist die Sicherheit. Die Cloud-Plattform verschlüsselt alle Daten und Berichte, und individuell anpassbare Zugriffs- und Berechtigungseinstellungen sorgen für Sicherheit. Dennoch sind sie jederzeit und überall leicht verfügbar.

Wdesk gibt ASM die Flexibilität, die das Team braucht, um einen komplizierten Einreichungsprozess zwischen zwei Ländern und einer Fülle von Fristen zu steuern. Nach den gesetzlichen Bestimmungen der Niederlande muss ein Unternehmen den vorgeschriebenen Jahresbericht sechs Wochen vor der Hauptversammlung online veröffentlichen. Dieser Sechswochentermin fiel genau mit dem Tag zusammen, an dem ASM seine neue Website startete. Das hätte zu größeren Schwierigkeiten führen können, zu denen es aber mit Wdesk, trotz des Drucks, nicht kam. An dem Tag, an dem das Team die Dokumente veröffentlichen musste, konnte es all dies ohne Probleme gleichzeitig tun.

Wdesk demonstrierte erneut seine Flexibilität, als der Direktor den Grafikdesigner des Unternehmens beauftragte, den Hochglanz-Jahresbericht von ASM unter Verwendung der Ergebnisse von Wdesk einzupflegen und das Dokument anschließend auf die Website hochzuladen. „Das war ein Riesenvorteil“, bemerkt er.

Lebendes Dokument

Anfangs nutzte ASM Wdesk nur während der Einreichungszeiträume, aber jetzt nutzt das externe Berichtsteam Wdesk viel häufiger, um ein sogenanntes „lebendes Dokument“ zu erstellen.

Wenn der Direktor im Laufe des Jahres eine Idee oder eine Information für seine Berichte hat, macht er eine schnelle Notiz in Wdesk.

„Ich will, dass dies ein lebendes Dokument ist. Das hilft dir bei der Planung über das Jahr, weil du einen viel besseren Bericht bekommst, und es spiegelt dein Jahr viel genauer wider“, erklärt er. „Dadurch werden alle unsere nichtfinanziellen Informationen vor dem vierten Quartal fertiggestellt, sodass wir uns im Januar und Februar auf die Finanzinformationen konzentrieren können.“

Wenn er heute zu seiner Unruhe befragt wird, zögert der Direktor nicht. „Wdesk hat enorm geholfen. Die Unruhe ist fast weg.“

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