Großer Umschwung bei Solenis: Einsatz von Workiva im gesamten Unternehmen

Fusionen, wie diejenige, die das private, weltweit tätige Unternehmen Solenis im Jahr 2019 vollzog, führen dazu, dass das Ziel, Einsparungen und Effizienz zu erzielen, immer höher gesteckt wird. Nachdem ein Beratungsunternehmen eingeschätzt hatte, dass Solenis durch den Einsatz von robotergestützter Prozessautomatisierung (RPA) große Einsparungen erzielen könnte, wurde die Suche nach mehr Effizienz aufgenommen.

Solenis, ein Hersteller von Spezialchemikalien für wasserintensive Industriezweige, nutzte Workiva bereits als privates Unternehmen für die Finanzberichterstattung, als es mit BASF, einem Chemieproduzenten, fusionierte. 

Vor der Fusion sträubte sich der Vizepräsident und Controller Jordan Brackett dagegen, Workiva auch für die internationalen Berichtspflichten zu nutzen. Doch als der Druck wuchs, RPA auszuprobieren und die Produktivität trotz der Kürzungen nach der Fusion aufrechtzuerhalten, sah er sich das Ganze noch einmal an. Bis dahin hatte Workiva die Datenfunktionen der Plattform erheblich erweitert — so dass es möglich war, wie nie zuvor eine direkte Verbindung zu Datenquellen herzustellen, um eine vollständigere Lösung für die internationalen Berichtspflichten zu schaffen.

Jordan dachte, dass er bei der Nutzung von Workiva zur Produktivitätssteigerung ein Plateau erreicht hatte.

„Jetzt weiß ich nicht einmal, wo der Horizont ist", sagte er.

Starke Kapitalrendite

Der erweiterte Einsatz von Workiva kam zustande, nachdem Solenis im Zuge der Fusion Dutzende von Lagern sowie Werke und mehr Mitarbeiter weltweit hinzugewonnen hatte, was die Arbeit der Finanzfunktion noch komplexer machte. Solenis hatte auch überdurchschnittlich hohe externe Prüfungsgebühren zu tragen. Gleichzeitig schrumpfte sein globales Team, musste aber dennoch seine Arbeit erledigen, selbst als die COVID-19-Pandemie die Welt auf den Kopf stellte. 

„Ich musste unsere Effizienz verbessern," sagte er. „Ich hatte keine Wahl. Ich war sozusagen in eine Ecke gedrängt, wo ich all diese Kosten senken musste, ohne meine Effizienz zu beeinträchtigen."

Außerdem wollte er sicherstellen, dass sich sein Team auf hochwertige Arbeit und nicht auf unbedeutende Aufgaben konzentrierte. 

„Um unter Kostengesichtspunkten der Klassenbeste zu sein, müssen wir bei den Prozessen mindestens in der Spitzengruppe liegen", sagte er. „Andernfalls bezahlen Sie Leute dafür, dass sie dort eine Menge Arbeit erledigen."

Mit der Unterstützung seines Finanzchefs untersuchte er zusammen mit dem Workiva-Team die Kapitalrendite der Nutzung der Plattform zur integrierten Berichterstellung für die internationalen Berichtspflichten. Sie versprachen sich Effizienzgewinne, unter anderem durch:

• Direkte Anbindung von Datenquellen an eine zentralisierte Berichtsumgebung innerhalb der Workiva-Plattform, um Daten automatisch abzurufen und zu aktualisieren, wodurch das Risiko von manuellen Fehlern reduziert wurde
• Verbesserung des Einblicks der Zentrale in die Daten durch Nutzung der in die Workiva-Lösungen eingebetteten Berechtigungseinstellungen und automatischen Prüfpfade
• Verbesserung der Transparenz der internationalen Berichtspflichten  
• Verknüpfung von Daten über Berichte hinweg für gleichzeitige Aktualisierungen

Für die 30 Berichtseinheiten in Europa, dem Nahen Osten, Afrika und Russland wurde ein sich selbst finanzierendes Geschäftsszenario mit einer Kapitalrendite von 43 % über einen Zeitraum von drei Jahren prognostiziert — mehr, wenn alle 50 Einheiten weltweit einbezogen werden. 

Die Berichterstattung auf die nächste Stufe heben

Von dort aus untersuchte Jordan, wie sein Team den monatlichen Betriebsbericht, ein mehr als 100-seitiges Ungetüm von konsolidierten Finanzdaten nach Regionen und Geschäftsbereichen, Personalinformationen, Margen, Preisgestaltung, Inflation, Marktdaten und Kennzahlen erstellt.

Diese Bemühungen — zusammen mit Projekten zur Überarbeitung der internen Kontrollen — überzeugten Jordan davon, dass Solenis eine Vereinbarung auf Unternehmensebene mit Workiva benötigte, um alle Arten von Berichten und internen Kontrollen mit einer einzigen Plattform zu verbinden.

As Solenis implements Workiva in phases around the world, some benefits are already apparent. Eliassen Group, their Workiva implementation partner, helped Jordan and team accelerate the execution of their worldwide implementation.

“Eliassen took our implementation over the finish line,” Jordan said. “And it’s been smooth sailing ever since.”

„Die Effizienz des konsolidierten Abschlusses, bei dem ich wahrscheinlich 60 % unserer Fußnoten bereits aus der Probebilanz übernommen habe, ist verrückt", sagte er.

Solenis lagert seine Innenrevisionsfunktion an einen Anbieter aus, der ebenfalls Workiva verwendet. Der externe Prüfer verwendet ebenfalls Workiva. Durch die Einbindung externer Prüfer in die Workiva-Plattform konnte Solenis die Kosten für externe Prüfungen senken, da weniger Hin- und Herprüfungen erforderlich waren. Mit der Workiva-Plattform war Solenis in der Lage, einen internen Audit-Bericht von einem etwa 120-seitigen Dokument auf eine vollständig verbundene 10-seitige Präsentation zu reduzieren. 

Obwohl mehrere Faktoren dazu geführt haben, dass Solenis Workiva unternehmensweit einsetzt, verwendet Jordan Workiva während seiner beruflichen Laufbahn in verschiedenen Unternehmen schon seit Jahren.

„Ich glaube an das Werkzeug und an die Funktionalität", so Jordan. „Nichts ist anstrengender als manuelle Arbeit, und ich habe kein großes Team. Ich habe keine Auswechselspieler. Also wollte ich das ganz egoistisch auch für mich selbst tun."

Wenn es um Workiva geht, ist das, was für einen gut ist, gut für viele.  Per 13. April 2021 — nicht einmal ein Jahr nach der Ausweitung der Nutzung der Plattform — wurde Solenis als „2021 US Best Managed Company" ausgezeichnet, eine von Deloitte Private und The Wall Street Journal gesponserte Auszeichnung, die herausragende US-Privatunternehmen und die Leistungen ihrer Managementteams würdigt.  

„Unsere Partnerschaft mit Workiva hat entscheidend dazu beigetragen, unseren Finanzprozess effizienter zu gestalten, was uns Anerkennung eingebracht hat", so Jordan. „Ich kann mir nicht vorstellen, wie das Leben ohne Workiva wäre."