Unter Druck: Zeit für staatliche Finanzteams, ihre Tools aufzurüsten

Stellen Sie sich Folgendes vor: Janet, Ihr langjähriges Teammitglied und Eigentümerin Ihres Agenturfinanzberichts oder jährlichen umfassenden Finanzberichts (ACFR) ist gerade in den Ruhestand gegangen. Jetzt ist der Bericht fällig, und Ihr Finanzteam arbeitet nachts und an den Wochenenden, um die umfangreichen Excel^® Makrodateien zu entschlüsseln, die Janet zur Erstellung des Berichts erstellt hat. Die Frustration wächst. Die Frist läuft ab. Und die Kosten für Überstunden summieren sich. 

Stichwort Queen/Bowie-Klassiker "Under Pressure." "Druck, der auf mich drückt... der auf Sie drückt..." 

Dieses Szenario fasst einige der personellen, verfahrenstechnischen und technologischen Probleme zusammen, mit denen sich viele Finanzteams auf Bundes-, Landes- und kommunaler Ebene seit Jahren auseinandersetzen. 

Then, along comes COVID-19. Workiva recently commissioned Governing to survey state and local government leaders about how the pandemic affects their work and forecasts. The responses are eye-opening: 

• 35% erwarten aufgrund begrenzter Ressourcen einen Abbau von Überstunden in den nächsten 6 bis 12 Monaten
• 27% erwarten Stellenstreichungen 
• 34% sagen, dass Kommunikation und Zusammenarbeit die größten Herausforderungen bei der Fernarbeit sind

Freddie Mercury hätte es nicht besser ausdrücken können: "Dies sind die Tage, an denen es nie regnet, aber es schüttet..."

Druck vor der Pandemie

Drei wichtige Faktoren haben zu dieser schwierigen Situation für die Finanzteams der Regierungen geführt.

1. Eine alternde Erwerbsbevölkerung. "Janet" verkörpert eines der größten Probleme für die Leiter der öffentlichen Finanzen: den "Silber-Tsunami". Das Government Accountability Office berichtete, dass im Jahr 2017 mehr als 31% der Bundesbediensteten innerhalb von fünf Jahren in den Ruhestand gehen würden. Der Zeitplan ist fast abgelaufen. 

Während Staatsbedienstete in Scharen in den Ruhestand gehen, haben es jüngere Leute nicht eilig, ihre Plätze zu besetzen. Eine Studie der Partnership for Public Service hat ergeben, dass zwar 23,9 % der gesamten US-Belegschaft unter 30 Jahre alt ist, aber nur 6,2 % der Bundesangestellten. Das ist zum Teil eine Frage der Wahrnehmung. Die Arbeit für die Regierung hat für einen neuen Hochschulabsolventen vielleicht nicht den gleichen Glanz - oder die gleiche Bezahlung - wie ein Job in einem Fortune 500-Unternehmen oder einem aufstrebenden Startup-Unternehmen. 

2. Siloartige Prozesse. Das Team, das damit zu kämpfen hatte, Janets benutzerdefinierte Makros zu entziffern, veranschaulicht ein weiteres häufiges Problem von Finanzteams in Behörden: isolierte Prozesse. Aufgrund von Personalmangel, fehlendem Cross-Training und veralteten Teamstrukturen liegt die Verantwortung für bestimmte Berichte und Aufgaben oft bei einem einzigen Teammitglied. Das ist kein Problem, wenn das Team an einem Ort zusammenarbeitet, aber eine Pensionierung, ein Krankheitsfall oder eine Pandemie können Löcher in den Prozess reißen und die Arbeit zum Stillstand bringen. 

3. Abhängigkeit von Desktop-Dateien. Die meisten Finanzteams der öffentlichen Hand sind immer noch auf Desktop-Dateien und veraltete Programme angewiesen, bei denen die Daten erst exportiert werden müssen, bevor sie verwendet, ausgetauscht oder analysiert werden können. Diese restriktiven Programme erfordern einen hohen manuellen Aufwand, erschweren die Zusammenarbeit, schränken die Transparenz ein und setzen die Finanzteams einem Risiko aus. Aus diesem Grund ermutigen Führungskräfte aus dem Finanzbereich im ganzen Land ihre Teams, ihren Griff zu Excel zu lockern und speziell entwickelte Cloud-Lösungen und -Plattformen für ihre Arbeit zu nutzen. 

Aufgrund von Budgetbeschränkungen und bürokratischen Hürden haben Regierungsbehörden nicht immer Zugang zu Spitzentechnologie (oder Technologie, die auch nur annähernd so weit ist). Als Ausweg greifen die Teams auf eigenständige technische Tools zurück. Während der Pandemie nutzen zum Beispiel Teams, die aus der Ferne arbeiten, Slack, um Dateien auszutauschen. Sicher, es ist eine neuere Technologie. Aber wenn Slack nicht mit den internen Systemen der Behörden verbunden ist, löst es nicht die langwierigen Probleme der Zusammenarbeit und Versionskontrolle, sondern verlagert sie nur in die Cloud.

Das Druckablassventil: bessere Arbeitsmethoden 

Die Implementierung nachhaltiger, wiederholbarer Prozesse, die unabhängig von personellen Unterbrechungen oder Problemen in der Außenwelt funktionieren, erleichtert den Druck auf die Finanzteams der Regierung. Ein Schlüssel zur Erschließung dieser besseren Prozesse? Bessere Technologie. Die "Fast Follower" im öffentlichen Sektor können sich an den Unternehmen des privaten Sektors orientieren, die den Wert von Cloud-basierten Finanzberichtsplattformen bereits unter Beweis gestellt haben. 

Eine dieser schnellen Follower im Bereich Staatsfinanzen ist Jenny Larson, Direktorin für Finanzen und Haushalt der Stadt Dubuque, Iowa. Die Stadt hatte eine Mischung aus unzusammenhängenden Anwendungen verwendet, die zeitintensive, manuelle Aufgaben zur Erstellung von Budgets und Prognosen erforderten. 

Eine Zahl hat das geändert. Vor ein paar Jahren wurde eine Einnahmezahl im städtischen Haushalt verdoppelt. Die Verantwortlichen wollten eine Wiederholung dieses Fehlers verhindern und suchten nach einer Lösung, die einen besseren Prozess für das Finanzteam unterstützt. Sie sind zu Workiva gewechselt. Die Plattform hat die gesamten Prozesse des Teams gestrafft, einschließlich des jährlichen umfassenden Finanzberichts, des städtischen Haushalts, der Prognosen, der Arbeitsabläufe, der Fahrzeugflotteninspektionen und mehr. 

"Jetzt, wo wir diese Zeit zurückgewonnen haben, können wir viel mehr Zeit damit verbringen, uns für den Haushalt einzusetzen, andere Bereiche des Haushalts zu verbessern und an einigen unserer anderen Prozesse zu arbeiten", sagt Jenny.

Führungskräfte im Finanzwesen der öffentlichen Hand, die die Vision und die Fähigkeit haben, ihre Technologie zu aktualisieren, können den Druck auf ihre Teams verringern und ihre Arbeitsweise wirklich verändern. 

Hier sehen Sie, was eine bessere Technologie bewirken kann:

1. Zentralisieren Sie die Arbeit. Cloud-basierte Lösungen konsolidieren Daten, Projekte und Prozesse an einem Ort. Vorbei sind die Zeiten, in denen wichtige Tabellenkalkulationen wie die von Janet auf dem Desktop eines Teammitglieds eingeschlossen waren. Die Zentralisierung der Arbeit ermöglicht es mehreren Teammitgliedern, gleichzeitig an Dokumenten zu arbeiten, fördert die Transparenz, schafft eine einzige Wahrheitsquelle für Daten und rationalisiert die Arbeitsabläufe. Das ist ideal für Teams, die während einer unerwarteten Störung oder einer Naturkatastrophe aus der Ferne arbeiten müssen. 

2. Verbessern Sie die Produktivität. Lösungen für die Finanzberichterstattung enthalten viele zeit- und nervenschonende Funktionen wie verknüpfte Daten, automatisierte Prozesse, Berichtsvorlagen und Dashboards, die den Fortschritt von Aufgaben anzeigen. Diese Funktionalität erhöht die Transparenz und verringert das Risiko. Gleichzeitig können die Teams die Daten analysieren und tatsächlich nutzen, anstatt sie nur zu verwalten. 

3. Verbessern Sie die Erfahrung. Die Unterstützung des Wohlbefindens der Mitarbeiter, insbesondere während der Pandemie, ist für jeden Arbeitgeber wichtig - auch für die Regierung. Nutzer von Cloud-basierten Plattformen berichten von weniger Überstunden und weniger Wochenenden und langen Nächten im Büro. Das bedeutet eine bessere Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben.

4. Sorgen Sie für Genauigkeit. Teams, die ständig Daten exportieren und importieren, um sie untereinander auszutauschen oder in mehrere Berichtssysteme zu laden, riskieren Probleme mit der Genauigkeit und Integrität der Daten. Die aktualisierte Berichtstechnologie bietet sichere und mit verbundene Daten , die allen Benutzern zur Verfügung stehen und mit allen Berichten synchronisiert werden.

5. Halten Sie die Mission aufrecht. Die neue Technologie unterstützt auch etwas Wichtigeres für die engagierten Finanzfachleute, die für staatliche Stellen arbeiten. Und das ist die Mission. Diese Beamten wollen ihr Fachwissen nutzen, um die größeren Ziele ihrer Organisationen zu unterstützen, und nicht Tausende von Datenzeilen ausschneiden und einfügen und der Version 23 des städtischen Haushalts nachjagen. Sinnvolle Arbeit, die sich auf das Gemeinwohl konzentriert, ist besonders für jüngere Mitarbeiter attraktiv, insbesondere für Millennials, die großen Wert auf den Sinn ihrer Arbeit legen. 

Cloud-Plattformen wie Workiva können den Druck auf die Finanzteams der Bundes-, Landes- und Kommunalverwaltungen verringern und ihnen helfen, sich auf die Bedeutung der Zahlen für die Behörden, Städte und Menschen, denen sie dienen, zu konzentrieren. 

Wie kann Workiva dazu beitragen, die Arbeit Ihres Finanzteams in der Regierung zu verbessern? Fordern Sie eine Demo an und finden Sie es heraus.

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