Wichtige Erkenntnisse aus dem Bericht über die internationalen Berichtspflichten und die Automatisierungstrends 2021: Im Gespräch mit Deloitte

Die Verwaltung der Berichtspflichten in einer Organisation mit vielen Gesellschaften ist eine Aufgabe, die viel Fingerspitzengefühl erfordert. Alles — Menschen, Prozesse und Technologie — muss harmonisch zusammenarbeiten, damit die Abschlussberichte problemlos erstellt werden können. Und das ist beileibe kein Kinderspiel: Allzu leicht wird nämlich versehentlich etwas falsch gemacht. 

Wir wollten wissen, ob die Technologie für Berichtspflichten hält, was sie verspricht. Also haben wir 682 CFOs, Controller, CAOs, Finanzvorstände und andere Führungskräfte aus Finanz- und Steuerabteilungen in den USA, in Großbritannien, Frankreich, den Niederlanden, in Skandinavien und bei Konzernen mit über 10 Gesellschaften befragt, um mehr über den aktuellen Stand der Dinge zu erfahren. 

Die vollständigen Ergebnisse können im ‚Bericht über die internationalen Berichtspflichten und die Automatisierungstrends 2021‘ nachgelesen werden.

Ich habe einige der wichtigen Punkte aus der Umfrage mit Valeriy Dokshukin, einem Partner bei Deloitte & Touche LLP, diskutiert. Wir haben uns unlängst auch in einem Webinar ausgetauscht—die Aufzeichnung finden Sie hier. An dieser Stelle einige unserer wichtigsten Erkenntnisse.  

Nur 17 % der Gesellschaften haben angegeben, über einen wiederholbaren Prozess mit minimalem Schulungsaufwand und ohne gesteigerte Fehlerwahrscheinlichkeit zu verfügen

Der Hauptgrund für die mangelnde Wiederholbarkeit ist eine übermäßige Abhängigkeit von unstrukturierten manuellen Prozessen. Wenn Ihr Berichtsprozess im Wesentlichen auf einer Vielzahl von Tabellen aufbaut, die per E-Mail und bei Bedarf ad hoc verschickt werden, stoßen Sie die Tür zum Chaos auf — und es ist nahezu unmöglich, ein solches Chaos perfekt zu wiederholen. Noch wichtiger ist, dass Sie dadurch Risiken und möglichen Versäumnissen Vorschub leisten, die zu einer unzusammenhängenden Anpassung von Zahlen, zu Fehlinterpretationen und zu Tippfehlern führen können... die wiederum Auslöser einer Rufschädigung sein können. 

Nur 16 % der Unternehmen verfügen über automatisierte Prozesse für die Berichtspflichten

In der Umfrage wurde „vollständig automatisiert“ definiert als ein Zustand, bei dem die Quelldateien mit den finalen Ergebnissen verlinkt sind und Aktualisierungen an den Quelldaten automatisch weitergereicht werden. 

Bei allen anderen Automatisierungsstufen ist zumindest ein gewisser Anteil manueller Arbeit erforderlich, wobei der höchste Prozentsatz der Teilnehmer (49 %) ausgesagt hat, zwar in der Lage zu sein, einige Quelldateien zu verlinken, aber dennoch einige Aktualisierungen von Hand vornehmen zu müssen. 

Im Rahmen unseres Gesprächs hat Valeriy Dokshukin erklärt, wie das Modell aus „Zentrale und Satelliten“ bei vielen Organisationen funktioniert; dabei ist jeder Satellit unabhängig für die Übermittlung der Informationen in die Zentrale verantwortlich, und es gibt weder Einheitlichkeit noch Wiederholbarkeit. Auch wenn jeder Satellit teilweise automatisiert sein kann, ist es trotzdem entscheidend, die Datenbeschaffung und -speicherung auf globaler Ebene zu beurteilen. Das ist die einzige Möglichkeit, den ganzen Prozess flüssiger zu gestalten. Und es ist der ideale Zustand, der von den Stellen angestrebt werden sollte, die an den Berichtspflichten beteiligt sind. 

Fast 60 % der Unternehmen haben keine oder gerade genug Ressourcen, um ihren Berichtspflichten auf effiziente und kontrollierte Weise nachzukommen

Das ist ohne Frage eine besorgniserregende Statistik. Die Umfrage hat gezeigt, dass Organisationen nicht vor Investitionen in ihre Fähigkeiten für die Berichtspflichten zurückschrecken: 52 % der in den USA ansässigen Unternehmen haben angeben, dass sie die gesetzlichen Anforderungen häufig oder immer wichtiger als andere Konzernfunktionen einschätzen, ein Wert, der in Europa sogar auf 69 % ansteigt, weil die regulatorischen Anforderungen in den verschiedenen Ländern auf dem Kontinent sehr unterschiedlich sind. Trotzdem fehlt es den meisten Organisationen immer noch an Zuversicht, wenn es um ihre Fähigkeit geht, eine zufriedenstellende Berichterstattung vorweisen zu können.

Dabei sind generell die letzten Phasen des Prozesses zur Berichterstattung mit den größten Unsicherheiten verbunden. Das führt uns zu der Frage, ob die gesamte Record-to-Report (R2R)-Kette, also der Weg von der Aufzeichnung bis zum Bericht, nicht genauer überwacht werden muss. Unternehmen stellen fest, dass die meisten Fehler auffallen, nachdem die Daten durch ihr ERP-System und das System zur Datenkonsolidierung gelaufen sind. Wenn sie jedoch über eine wirklich durchgängige Automatisierung verfügen und ein zentrales Datenzentrum einrichten können, indem alle Abhängigkeiten im Prozess miteinander verbunden sind, sind sie in der Lage, dieses Risiko am Ende des Prozesses zu minimieren.

Der Status quo ist einfach nicht mehr ausreichend  

Die seit vielen Jahren verwendeten Ansätze zur Steuerung der Prozesse im Bereich der Berichtspflichten funktionieren nämlich nicht mehr so, wie sie eigentlich sollen. Also stellt sich die Frage: Was tun? In Zusammenarbeit mit Deloitte stellen wir im vollständigen Bericht einige Ratschläge zur Verbesserung der Automatisierung zur Verfügung. Außerdem zeigen wir, wie die Skalierbarkeit priorisiert werden kann und wie Sie den richtigen Fokus beim Aufbau Ihres Tech-Ausrüstung setzen. 

Der vollständige Bericht kann hier heruntergeladen werden. 

Und schauen Sie sich auch die Infografik an.