Wie Technologie die Prozesse für die Pflichtberichterstattung verbessern kann

13 September 2018

Die gesetzliche Berichterstattung stellt Unternehmen vor eine Reihe von Herausforderungen, nicht zuletzt die interne Verwaltung der zur Erfüllung der Berichtspflichten erforderlichen Daten.

Wie genau manifestieren sich diese Herausforderungen in den gesetzlichen Berichtspflichten? Was bedeuten sie für die Fachleute der Finanzberichterstattung? Wie kann die Technologie mit Verfahrensverbesserungen helfen?

Der vorliegende Artikel greift diese Fragen auf und hilft darüber hinaus, der Pflichtberichterstattung Sinn zu geben.

Wie die Pflichtberichterstattung kompliziert wird

Im Bereich der Pflichtberichterstattung wird auf die Erstellung der konsolidierten Berichte und die Einreichung von Berichten bei den Wertpapieraufsichtsbehörden geachtet, und das aus gutem Grund. Allerdings müssen die Unternehmen gewöhnlich auch Berichte bei staatlichen Stellen (häufig den Handelsregistern) einreichen, die für die Durchsetzung des Gesellschafts- und Unternehmensrechts, einschließlich des Bereichs der Finanzen und der Governance, zuständig sind.

Diese gesetzlichen Bestimmungen sind nicht notwendigerweise auf börsennotierte Gesellschaften beschränkt. Sie gelten allgemein für alle unternehmerisch tätigen juristischen Personen wobei allerdings die genaue Definition der „Kapitalgesellschaften“ entsprechend dem lokalen Recht variiert. Infolgedessen müssen Weltunternehmen mit Tochtergesellschaften in aller Welt für die große Mehrheit dieser Tochterunternehmen Berichte erstellen.

Es sollte auch beachtet werden, dass es dabei für viele Unternehmen nicht nur darum geht, einen Bericht pro Land anzufertigen. Die Tochtergesellschaften sind für eine Reihe verschiedener Zwecke gegründet worden, und es ist nicht ungewöhnlich, dass eine Muttergesellschaft Dutzende von Tochtergesellschaften in nur einem Land verwaltet, die alle verpflichtet sind, Berichte in diesem Land einzureichen.

Bearbeitung der Jahresabschlüsse

Die Zahl und die Art der Berichte unterscheidet sich je nach Land, aber der Jahresabschluss und die damit verbundenen Governance- und Prüfungsberichte sind die allgemein verbreitetsten. Diese Jahreszahlen werden oft als Bestandteil der lokalen Steuererklärung verwendet und können von statistischen Ämtern verlangt werden und als Bestandteil von Kreditanträgen erforderlich sein.

Ein Jahresbericht für jede kleine juristische Person scheint sich leicht bewältigen zu lassen. Man muss aber die folgenden Komplikationen berücksichtigen und das Verfahren wird zunehmend schwieriger:

  • Verwaltung der Einheitlichkeit zwischen den verschiedenen Berichten, sowohl bei den Zahlen als auch bei den Erläuterungen, innerhalb eines Landes
  • Unterschiedliche Anforderungen an die Unternehmnesführung in den einzelnen Regionen.
  • Zusätzliche Arbeit erforderlich für die größeren Körperschaften
  • Zahl der Teams, die einbezogen sein können

Denken Sie daran, dass alle diese Pflichtberichte mit rechtlichen Verantwortlichkeiten verbunden sind. Darüber hinaus gehen alle Daten und Zahlen des Rechnungswesens, die auf lokaler Ebene erstellt werden, in den Konsolidierungsprozess ein und wirken sich auf die Richtigkeit dieser Zahlen aus, wenn sie in den konsolidierten Bericht gelangen. Dementsprechend sollte die Gestaltung eines reibungslosen und rationellen Verfahrens für die Rechnungslegungsteams, die mit diesen Berichten befasst sind, Priorität genießen.

Wie genau können die Unternehmen sich auf Ihren Prozess fokussieren? Indem Sie die zur Erstellung der Berichte verwendete Technologie neu bewerten. Wenn Sie die Finanzdaten verknüpfen und eine einzige, einheitliche Quelle für alle Berichte – wie ESEF, Pflichtberichte, 20-F usw. – verwenden, sind die Prozesse agiler und anpassungsfähiger.

Technologie und Berichtspflichten

Trotz der entscheidenden Bedeutung, die die Zahlen der einzelnen juristischen Person für die Werte hat, die im konsolidierten Bericht angegeben werden, verfügen viele Unternehmen nicht über eine konzernweite, einheitliche Verfahrensweise oder Software.

Selbst bei Organisationen, in denen die Berichterstellung zentralisiert ist, befinden sich die benötigten Daten häufig in verschiedenen lokalen Systemen. Außerdem ist unter Unterständen ihre sichere Übertragung nicht einfach, die Versionskontrolle ist häufig nicht formalisiert und es können fehleranfällige manuelle Schritte einbezogen sein. Diese Prozesse verschaffen der Muttergesellschaft keinen guten Überblick über die lokalen Unternehmen. Änderungen und Aktualisierungen in letzter Minute sind schwierig zu bewältigen, führen zu langen Arbeitszeiten für die Berichtsteams und bereiten ihnen Kopfzerbrechen.

Trotz dieser Schwierigkeiten kann die Pflichtberichterstattung einfacher gestaltet werden, indem man sich auf eine Technologie konzentriert, die die Zusammenarbeit betont und die Prozesse strafft. Durch die Verwendung von Cloud-Software, die den Teams die Gestaltung individuell an ihre Bedürfnisse angepasster Prozesse für die Pflichtberichterstattung gestattet, können die Teams mehr Zeit darauf verwenden, den wichtigen Stakeholders Einsichten zu vermitteln anstatt nur die vorgeschriebenen Berichte zu erstellen.

Lesen Sie unseren Blog-Beitrag „Warum die Pflichtberichterstattung für den digitalen Wandel reif ist“, um weitere Informationen zu erhalten, warum Organisationen die Technologie in ihre Prozesse für die Pflichtberichterstattung einbringen.

andromeda wood

Über den Autor

Das Hauptinteresse von Frau Andromeda Wood (Andie) gilt der Rolle der Technologie und der Daten in der Zukunft der Konzernberichterstattung. Sie ist erfahren in der Datenmodellierung und der semantischen Modellierung und arbeitet seit mehr als 15 Jahren mit XBRL. Andromeda Wood (Andie) ist Mitleiterin der Einsatzgruppe für unternehmensspezifische Offenlegungen (Entity-Specific Disclosure Task Force), Mitglied verschiedener XBRL International-Einsatzgruppen und der Arbeitsgruppe Dimensionsmodellierung der FASB (FASB Dimension Modeling Working Group). Vor ihrer Position bei Workiva beschäftigte sie sich fünf Jahre bei der IASB mit der Arbeit an der IFRS-Taxonomie und der Technologie in der Konzernberichterstattung. Frau Andromeda Wood hat einen Abschluss in Biowissenschaften des St Catherine’s College, Oxford.