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6 Golden Rules for Running a Remote Internal Audit

data flowing from businesses to home through the cloud
17 March 2020

Zur Person: Ruth Nouanesengsy, Leiterin Interne Prüfungen bei Workiva.

Nachdem sie zuvor für die Innenrevision bei Lancaster Colony verantwortlich zeichnete, leitet Ruth heute die Risiko- und Kontrollprozesse für Workiva, und dies gänzlich per Telearbeit aus ihrem Büro in Hunderten von Kilometern Entfernung von unserem Hauptsitz in Ames, Iowa.

Anders ausgedrückt: Ruth kennt sich bestens aus mit der Arbeit aus dem Homeoffice, das viele Risiko- und Rechnungsprüfungsfachleute (darunter vielleicht auch Sie!) derzeit als ein mit vielen Fallen gesätes Neuland entdecken.

Machen Sie sich die Erfahrungen dieser Expertin zunutze – hier stellt Ruth ihre sechs goldenen Regeln für die virtuelle Arbeitswelt vor.

1. Stecken Sie Grenzen ab.

Dieser Tipp mag selbstverständlich klingen, ist aber von grundlegender Bedeutung.

Aufgrund der Schließung von Schulen und vieler Unternehmen finden Sie sich womöglich mit Kindern, Ihrem Partner oder Ihren Eltern unter einem Dach wieder. Da staut sich schnell zu viel Energie auf, während Ablenkung Mangelware ist. Zur selben Zeit bearbeiten Sie nur wenige Meter entfernt Finanzdokumente, die über den Erfolg oder Misserfolg von Unternehmen entscheiden.

„Es ist wichtig, zuhause Grenzen zu setzen, damit Sie die Möglichkeit haben, tatsächlich zu arbeiten, aber auch Zeit in Ihrem Daheim zu genießen“, so Ruth. „Wenn sich Ihr Umfeld ändert, legen Sie einen Zeitplan fest und halten Sie sich daran.“

Machen Sie Ihrer Familie auch deutlich, dass die Arbeit während des Arbeitstags erledigt werden muss. Ein Regel könnte zum Beispiel lauten: „Bei geschlossener Tür nicht klopfen.“ (Falls Mitglieder Ihrer Familie zu jung sind, um diese Regeln zu verstehen, lassen Sie Ihre Kollegen einfach wissen, dass während der Telefonkonferenz mit kleinen Gästen gerechnet werden muss.)

2. Nutzen Sie Werkzeuge und setzen Sie auf Überkommunikation. 

Obwohl es von Unternehmen zu Unternehmen Unterschiede gibt, sind die mit der Finanzberichterstattung, dem Risikomanagement und der Compliance betrauten Teams meist nicht mit den Grundregeln der Kommunikation bei der Telearbeit vertraut.

Dabei lassen Sich Ruth zufolge diese Grundregeln leicht zusammenfassen: „Pflegen Sie stets die Überkommunikation. Machen Sie genau deutlich, was Sie brauchen und woran Sie gerade arbeiten, und kommunizieren Sie offen mit Ihren Teams.“

Ob über Videokonferenzen, Telefonanrufe, Kommentare an bestimmte Empfänger, E-Mails oder eins der unzähligen weiteren Kommunikationsmittel – lassen Sie Ihre Teamkollegen wissen, was Sie gerade beschäftigt. Wird immer nur unterstellt, dass alle dasselbe meinen, geht die Botschaft mitunter verloren, und Aufgaben müssen möglicherweise neu erledigt werden.

3. Setzen Sie neu fest, was zu erledigen ist.

Angesichts der nicht immer scharf umrissenen Definition von „Telearbeit“ (siehe Punkt 1) und des unbeständigen wirtschaftlichen Kontexts besteht die Gefahr, dass ein Teil der für dieses Quartal geplanten Arbeit nicht erledigt wird – und das ist nicht unbedingt weiter schlimm. Ruth empfiehlt, das Pensum an die Situation anzupassen.

„Überdenken Sie die bisherige Planung und die Zeitfenster für die erwartete Arbeit. Möglicherweise ist es sinnvoll, den Zeitplan anzupassen oder auch Prüfungen auf ein anderes Jahr zu verschieben. Gibt es Prüfungen, die eine geringere Priorität haben, sich aber leichter aus dem Homeoffice durchführen lassen? Vielleicht lassen sich diese Aufgaben vorverlegen.“

4. Machen Sie das Beste aus Leerlaufzeiten.

„Da einzelne Prüfungen derzeit möglicherweise ausfallen, da Sie nicht vor Ort sein können, ist jetzt ein guter Zeitpunkt, um Ihre internen Prozesse zu aktualisieren oder bestimmte Datenanalysen durchzuführen, wenn Sie anstehende Audits planen“, erklärt Ruth. „Halten Sie auch Ausschau nach Online-Konferenzen oder Webinaren, die sich zur Fortbildung eignen. Bereiten Sie sich auf Ihre kommenden Aufgaben vor, damit Ihre wichtigsten Offenlegungen und Finanzberichte nicht beeinträchtigt werden.“

Falls Ihre Organisation oder Funktion nicht über die Cloud-Technologie verfügt, haben Sie möglicherweise keinen Zugriff auf entscheidende Dokumente und somit etwas freie Zeit zur Verfügung. Nutzen Sie diese, um im Hinblick auf Ihre Arbeit die Weichen für die Zukunft Ihrer Abteilung zu stellen.

5. Vorsicht beim Thema Datenzugriff

Wenn Sie Ihre Arbeit nicht auf einer Cloud-Plattform verwalten und weiterhin Zugriff auf lokal in Ihrem Büro gespeicherte Dateien haben, ist es jetzt an der Zeit, zu identifizieren, was sich nicht in einer sicheren, zugänglichen Umgebung befindet, und Ihren Zugriff auf diese Dateien zu verbessern, so Ruths Tipp. Falls Sie sich auf störanfällige VPN-Verbindungen verlassen, um Ihre Arbeit auf einem gemeinsam genutzten Laufwerk zu speichern, kann dies zu Datenverlust und mehr Stress führen, als Sie im Moment benötigen.

„Downloaden Sie für den Fall, dass Ihre VPN-Verbindung abbricht, alle Dateien, die Sie benötigen könnten, auf Ihren Desktop“, rät Ruth. „Und vergessen Sie nicht, Ihre Arbeit regelmäßig neu hochzuladen, um sicherzustellen, dass Sie sie nicht verlieren.“

6. Maximieren und erweitern Sie den Einsatz von Cloud-Technologien.

Falls Sie die Cloud-Technologie bereits für das Management Ihrer internen Prüfungen einsetzen, unterscheidet sich die Arbeit im Homeoffice womöglich nicht allzu sehr der von jener im Büro. Holen Sie so viel wie möglich aus Ihren aktuell genutzten Cloud-Technologien heraus und überlegen Sie, wie Sie diese Technologien zur Optimierung der Speicherung und Erstellung von Aufgaben und der Teamarbeit einsetzen könnten.

Ruth findet: „Gerade im Homeoffice sind die Funktionen für das Aufgabenmanagement und die Kommentare an einzelne Empfänger auf der Workiva-Plattform in meinem Arbeitsalltag extrem nützlich.“ 

Sie sind an weiteren Tipps zum Thema Telearbeit interessiert? Lesen Sie unsere 6 Homeoffice-Tipps für Finanzberichterstattungs- und Prüfteams
 

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